Los principios empresariales del siglo XXI se centran más que nunca en el futuro. Esto hace que las empresas sigan mirando hacia delante y hacia arriba, pero a pesar de todo el tiempo que dedicamos a pensar en el futuro, a veces pasamos por alto las lecciones que se pueden aprender del pasado.

Hoy, analizaremos en profundidad cómo las reflexiones pueden ser un factor decisivo para mejorar el rendimiento de tu equipo. Las reflexiones de equipo se centran en cómo se siente cada uno y son más relajadas. Ofrecen espacio para hablar de cualquier tema, desde el proyecto en general hasta cómo se comunica el equipo entre sí, lo que las convierte en un buen momento para abordar todo tipo de cuestiones que ayuden a que el equipo se integre y trabaje mejor en conjunto.

Por otro lado, las retrospectivas ágiles, de las que quizás hayas oído hablar, tienen como objetivo observar cómo trabaja el equipo y mejorarlo, y están estrechamente relacionadas con lo que está sucediendo en el sprint actual. Es una forma estructurada de averiguar cómo mejorar.

¿Con qué frecuencia deben realizarse reflexiones en equipo?

Bueno, eso puede depender del alcance, el tamaño y la velocidad de tu empresa. Las empresas más ágiles suelen realizarlas semanalmente o quincenalmente. Las empresas más rígidas apuntan a hacerlo cada dos o seis meses.

Piensa en las reflexiones de equipo como una oportunidad para que el personal comparta sus pensamientos o inquietudes sinceras y genuinas sobre un proyecto o una tarea. Conseguir que tu personal hable abiertamente y con comodidad suele ser más fácil de decir que de hacer. Por eso estamos aquí hoy, para ayudarte a organizar una reflexión de equipo perfecta, que garantice que tus equipos alcancen su máximo potencial.

10 ejemplos de preguntas que un gerente puede hacer a su personal para realizar reflexiones de equipo efectivas:

1. ¿Cuáles fueron las partes más difíciles de este proyecto y cómo las manejamos?
2. ¿Nos comunicamos eficazmente durante todo el proyecto o hubo algún contratiempo?
3. ¿Logramos nuestros objetivos? Si no fue así, ¿qué nos lo impidió?
4. ¿Qué momentos de trabajo en equipo se destacaron como exitosos y dónde podríamos mejorar?
5. ¿Cómo afrontamos los desafíos o los cambios? ¿Qué funcionó y qué no?
6. ¿Todos se sintieron escuchados y valorados durante el proyecto? ¿Cómo podemos mejorar la inclusión?
7. ¿Hay alguna decisión que hayamos tomado que deberíamos reconsiderar?
8. ¿Qué aprendimos y cómo podemos aplicarlo la próxima vez?
9. ¿Esta sesión de reflexión nos ha aportado información útil? ¿Cómo podemos mejorar las sesiones futuras?
10. ¿Cómo podemos garantizar que pongamos en práctica nuestros aprendizajes en el futuro?

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Entonces, ahora que ya sabes qué preguntas cubrir en las reuniones, veamos cómo llevar a cabo una.

Una guía paso a paso para facilitar reuniones de reflexión en equipo

Antes de la reunión de reflexión del equipo

Asegúrate de prepararte correctamente para las reflexiones del equipo. A continuación, repasamos algunos de los aspectos clave de la preparación para la reunión:

1. Definir claramente los objetivos

El primer paso para preparar una reflexión de equipo perfecta es definir los objetivos y las metas de estas sesiones. Utilizando un cuaderno o un documento digital, haz una lista de los resultados deseados. Tal vez se trate de alcanzar ese objetivo trimestral o de mejorar la satisfacción del personal en las encuestas anuales. Sé específico.

Una vez que hayas definido tus objetivos, no los guardes bajo llave. Compártelos con tu equipo en la etapa inicial de desarrollo y no sientas que estás imponiendo reglas. Entiende que estás alentando a tu fuerza laboral a trabajar para lograr logros mensurables y brindando metas a las que tus equipos puedan aspirar. ¡Es una excelente manera de comenzar!

El mejor consejo: ¡mantenlo simple y mantenlo INTELIGENTE!

Asegúrate de que tus objetivos sean SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados. Esto te asegurará que te mantengas concentrado en las áreas de negocio más cruciales. Otro consejo al momento de redactar tus objetivos es usar las herramientas más simples, como un archivo .txt de bloc de notas. Esto te evitará perderte en el formato, los adornos o la decoración.

2. Frecuencia de programación

Una vez que hayas establecido los objetivos viables y tus equipos los hayan comprendido, ahora debes pensar con qué frecuencia se realizarán estas sesiones de reflexión en equipo. La clave aquí es adaptar la frecuencia a tu cultura laboral.

Si tu empresa es ágil (es decir, se adapta con frecuencia a los cambios del mercado y a los avances tecnológicos), esta flexibilidad combina bien con sesiones de reflexión más frecuentes. Si se apunta a sesiones quincenales o mensuales, se garantiza que las reflexiones incluyan cambios significativos, por lo que, naturalmente, habrá más lecciones sobre las que reflexionar.

Los estilos ágiles se desarrollaron como respuesta a estilos más rígidos de operaciones comerciales (también llamados cascada). La cascada es una forma más lineal de gestión de proyectos, mediante la cual los equipos completan cada fase del proyecto antes de pasar a la siguiente. En este caso, se necesitan sesiones de reflexión menos frecuentes, que van desde dos veces al año hasta una vez al año.

En definitiva, la clave es lograr un equilibrio entre la coherencia y la flexibilidad. Fija fechas regulares para las sesiones de reflexión, pero mantente abierto a modificarlas en función de los comentarios de tus equipos o de las necesidades cambiantes del proyecto. Se requiere equilibrio, pero los resultados dan sus frutos.

3. Elige el formato de reunión adecuado

Ahora es el momento de pensar en el formato de reunión perfecto. El formato de reunión tradicional aún tiene las ventajas de la interacción en tiempo real y las señales no verbales, pero ¿está optimizado para los trabajadores remotos o los equipos híbridos? Si no es así, una reunión virtual podría ser la mejor opción.

El aumento del trabajo remoto y los horarios de trabajo flexibles implican que los equipos pueden optimizarse con sistemas de trabajo asincrónicos. No todas las sesiones de reflexión tienen que realizarse en tiempo real. Los formatos asincrónicos, como documentos compartidos o foros de discusión, permiten que los miembros contribuyan a su propio ritmo.

Algunos miembros del equipo pueden sentirse más cómodos compartiendo sus pensamientos en privado. Aquí se pueden mantener debates más profundos y sus comentarios pueden ser más personalizados. Nuevamente, tienes la opción aquí de optar por un formato presencial o virtual.

Consejo principal: utiliza el almacenamiento en la nube

Aprovecha al máximo la gestión de activos digitales (DAM) de tu empresa para guardar y almacenar los resultados de las reflexiones del equipo. Esto crea una valiosa bóveda de documentos, imágenes y recursos bien organizados en un elegante sistema basado en la nube.

Durante la reunión de reflexión del equipo

A continuación se presentan algunas ideas para tener en cuenta mientras se lleva a cabo la reunión de reflexiones del equipo:

4. Crea un entorno seguro

La siguiente etapa se apoya en técnicas más suaves que los gerentes pueden utilizar, y significa asegurarse de que cada miembro se sienta como si estuviera en un lugar donde puede hablar abiertamente y libre de juicios.

En primer lugar, predica con el ejemplo. Tus equipos se orientarán por tu comportamiento, por lo que debes mostrarte abierto y expresar tus inquietudes. Comparte tus experiencias y sé receptivo a los comentarios y a los diferentes puntos de vista. Esto ayuda a establecer el tono para un diálogo abierto.

Un término más técnico para esto es seguridad psicológica en el lugar de trabajo, que se define como la “ausencia de miedo interpersonal”. El personal que tiene miedo de compartir sus ideas simplemente no las compartirá y, en lugar de reflexiones valiosas, se instala el “pensamiento grupal”. Aprovecha al máximo las reuniones individuales o de equipo para combatir el pensamiento grupal y aumentar la productividad de cada miembro del equipo.

By creating a safe environment for team reflections people feel like they have the green light to share how they think a project went. This leads to collecting the information you need to create teams that work with, and for, each other, and leads to positive team growth. 

5. Fomentar la participación

Después de crear un espacio seguro y abierto para la libre expresión, ahora debes hacer todo lo posible para lograr esa participación crucial de los demás. Como gerente, es probable que recibas perspectivas diversas, así que celébralas.

Estate dispuesto a tomar un segundo plano y pedir a los líderes del equipo que hagan una presentación. Hacer que cada miembro participe permite que todos estén al tanto de lo que está sucediendo en todo momento. Cada vez que se trate un nuevo tema de la agenda, prepara algunas preguntas para intentar evaluar sus opiniones y pensamientos. En un entorno virtual, fomenta el uso compartido de pantallas con los miembros y ten una colección digital de preguntas y actividades para incorporar a las reflexiones del equipo.

Consejo: No temas a los pequeños silencios

A la hora de fomentar la participación de los miembros, las reuniones pueden a veces quedar algo en silencio. Puede que para los empleados de diferentes orígenes sea una novedad tener más control y apertura a la hora de compartir sus ideas. Se trata de un consejo sencillo, pero que suele pasar desapercibido para los directivos, demasiado ansiosos por obtener los resultados de las reuniones. No te apresures a llenar un vacío silencioso con conclusiones apresuradas.

Después de la reunión de reflexión del equipo

El hecho de que la reunión haya terminado no significa que tus esfuerzos por mejorar hayan terminado. A continuación, se indican algunas áreas que debes tener en cuenta una vez finalizada la reunión de reflexión del equipo:

6. Centrarse en las soluciones

A medida que surgen los pensamientos e ideas de las reflexiones del equipo, este paso tiene como objetivo aplicar esas ideas a soluciones prácticas.

Vamos a crear un escenario de un punto planteado en una sesión de reflexión. Un miembro del equipo dijo que siente que tiene dificultades para equilibrar la carga de trabajo y la vida personal. Este es el momento de asegurarse de escuchar realmente los pensamientos que surgen en una sesión de reflexión.

Quieres averiguar rápidamente si algún otro miembro tiene la misma sensación. Si es así, resulta fundamental mostrarle a tu personal que estás enfocado en encontrar una solución. En este escenario, considera implementar una política de horario de trabajo más flexible. Una respuesta automática de aumentar el tamaño del equipo puede ser tu solución preferida, pero es fundamental recordar que, a menudo, no se ha demostrado que agregar más miembros a los equipos aumente el rendimiento del proyecto.

Al demostrarle al personal que estás centrado en soluciones efectivas que tienen en cuenta el bienestar y el rendimiento laboral, estás ayudando a crear sesiones de reflexión más abiertas y honestas. Este enfoque conduce a equipos más productivos, el mayor resultado que puede tener una auténtica sesión de reflexión en equipo.

7. Documentar las lecciones aprendidas

Reserva algo de tiempo para documentar toda esta valiosa información en informes. Después de estar tan concentrado en aplicar soluciones a los puntos planteados en las reflexiones de tu equipo, es un buen momento para documentar y almacenar lo aprendido.

Crea un documento compartido en el que se anime a todos a expresar sus opiniones sobre cómo las sesiones de reflexión los ayudaron. Un concentrador lo mantiene accesible para todos, incluidos los trabajadores remotos, siempre que quieran refrescar la memoria.

Podrías empezar creando un documento al estilo de la hora del cuento, con las pequeñas victorias y dificultades. Está demostrado que las historias se quedan más grabadas en los lectores e incluyen elementos visuales para ilustrar cómo se aprendió cada lección. ¡Un enfoque más realista mantiene vivo y activo el aprendizaje para todos!

8. Evaluar e incorporar

Hemos organizado una reflexión en equipo cuidadosamente planificada, hemos recopilado información clave y hemos trazado un plan para mejorar. Ahora es el momento de asegurarnos de que el verdadero valor no resida solo en la reflexión en sí, sino en lo que viene después. Necesitamos incorporar todo en la estructura de la cultura laboral y las operaciones comerciales.

Utiliza los datos. ¿Encuentras algún patrón emergente? Si es así, utiliza pasos viables para tareas futuras. Tu cronograma de reflexiones de equipo está en marcha, así que llévalo a las reflexiones de la próxima semana, mes o trimestre. Este proceso continuo de crecimiento y desarrollo del equipo celebra las lecciones aprendidas en el camino, no en el destino.

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Las reuniones de reflexión de tu equipo funcionarán mejor cuando todos se sientan relajados y comprometidos, así que aprovecha al máximo un retiro fuera de la oficina para que las reflexiones de tu equipo sean tan claras como el cristal.