Si dirige una empresa remota o distribuida , probablemente haya pensado en realizar un retiro. Con aproximadamente 10 personas en su equipo, eso probablemente parezca muy factible.
Pero ¿qué tal si organizamos un retiro con hasta 100, 200 o incluso 500 personas? Puede parecer aterrador, pero no es imposible.
En Surf Office , hemos organizado retiros para desde una docena hasta unos pocos cientos de personas. Esto es lo que hemos aprendido de nuestra experiencia organizando retiros para grandes empresas y cómo puede hacerlo sin convertir la logística en un desastre, mientras crea un cronograma que su equipo disfrutará.
La duración ideal del retiro
Si tu equipo está distribuido por todo el mundo, necesitarás un retiro más largo, ya que uno o dos días no serán suficientes. Hemos visto equipos más grandes organizar sesiones externas que duran entre 3 y 5 días, que es la duración ideal si deseas una buena combinación de trabajo y descanso.
Lunes: Llegada e inicio del retiro
La mayoría de los retiros comienzan un lunes, lo que significa que todos deberían llegar e instalarse en su alojamiento para entonces. Para las personas que tienen que viajar largas distancias, asegúrate de comprar los boletos para el domingo, así estarán frescos y descansados el lunes por la mañana. Para aquellos con tiempos de viaje más cortos, los vuelos de los lunes están bien.
En ese sentido, no cuentes con hacer nada productivo el lunes. Las personas llegan a diferentes horas, están cansadas y emocionadas de conocerse, por lo que deberías tener el lunes como día para instalarte.
Pueden utilizar este día para explorar la ciudad, trabajar desde el hotel, jugar juegos para romper el hielo para conocer nuevos compañeros , organizar reuniones más pequeñas o lo que quieran. Sólo asegúrese de que no sea obligatorio trabajar el lunes. Además, no te vayas al otro extremo y organices una fiesta el día que lleguen todos. Después de todo, lo que quieres es que todos estén frescos para la gran reunión del día siguiente.
Martes: El inicio oficial
Con un grupo grande en un retiro, suele ser una práctica que el CEO de la empresa abra el retiro con un discurso el segundo día de la llegada.
Cuando EVBox realizó su retiro de 200 personas en Madrid a finales del año pasado, lo iniciaron oficialmente el segundo día con una presentación sobre la visión de la empresa para 2019.
También puedes ampliar el discurso a una presentación más larga sobre cómo le está yendo a la empresa. Tal vez incluyas algunos números y estadísticas para mantener actualizados a todos en la empresa.
Puedes pensar que es demasiado, pero alguien que vuele desde el otro extremo del mundo agradecerá estar informado sobre el progreso de la empresa.
Luego termina el día con una cena de empresa con vino en algún lugar agradable.
Miércoles y jueves: trabajar, jugar, repetir
El miércoles conviene dedicar el día al trabajo productivo. Considera organizar un hackathon o un día de innovación para generar ideas sobre nuevos productos o trabajar juntos en soluciones. (¡Sigue desplazándote para leer nuestros consejos sobre hackatones!)
El jueves por la mañana, divídanse en equipos más pequeños y pídeles que trabajen en sus proyectos predeterminados. Luego utiliza la tarde para una actividad de team bonding. ¡No subestimes el poder de la unión en equipo! Al permitir algo de tiempo para que los compañeros de equipo establezcan vínculos, les brindas la oportunidad de bajar la guardia y conectarse verdaderamente entre sí, lo cual es una forma segura de aumentar la felicidad de los empleados y, en consecuencia, su retención.
Algunas de las actividades favoritas de nuestros clientes son navegar por el río en Lisboa, buscar tesoros en Barcelona o aprender a surfear en el pequeño pueblo de Ericeira.
Sin embargo, antes de emprender las actividades del equipo , es una buena idea realizar otro discurso o un anuncio para que todos sepan lo que se logró durante el retiro.
El jueves también es un gran día para una fiesta nocturna si sales el viernes.
Viernes: ¡Hasta luego!
El viernes, dale a tu equipo la opción de trabajar en cabos sueltos o tomarse un descanso del trabajo y otras actividades, ya que este es el día de salida. Lo agradecerán, especialmente aquellos que tienen un largo vuelo por delante. Después de todo, quieres que tu equipo esté descansado, lleno de energía e inspirado una vez que regresen a sus hogares.
Hackathons y jornadas de innovación: Trabajando por un único objetivo
Las grandes empresas que participan en retiros suelen organizar hackatones para generar nuevas ideas, crear nuevas características de productos y hacer que todos en la empresa trabajen juntos con un único objetivo. Para estas reuniones recomendamos disponer de un salón amplio para todos los participantes.
Dependiendo del tamaño del grupo, también deberías tener al menos dos salas de reuniones más pequeñas para los grupos de trabajo, de modo que los equipos puedan descansar y tener algo de tiempo para ellos mismos.
Recientemente, el equipo de Mattermost realizó un hackathon de diseño cuando asistieron a un retiro de la empresa en Lisboa. El objetivo era brindarles a todos la oportunidad de concentrarse en productos y proyectos que les apasionaran.
"¡Fue divertido reunirnos y ver a la gente entusiasmada por trabajar en algo que les importa mucho! Fue una experiencia increíble".
- Corey Hulen, CTO y cofundador de Mattermost
Otro consejo útil para los hackathons y jornadas de innovación es organizar un catering en lugar de salir a comer fuera. Ahorrarás un tiempo considerable y simplificará enormemente tu logística.
Algo más que puede parecer obvio pero que vale la pena mencionar: consulta con el hotel para asegurarte de que el internet realmente funciona. Probablemente lo des por sentado, pero muchos gerentes de hoteles no lo hacen. Al mismo tiempo, asegúrate de que haya suficientes proyectores en las salas de reuniones y de que todos funcionen. Puedes visitar el hotel con antelación para comprobar si todo funciona según lo previsto.
Cíñete al horario pero sé flexible
A la hora de organizar un retiro, es importante tener un horario y respetarlo. Según nuestra propia experiencia, tener un horario flexible con demasiada flexibilidad puede convertirse en un auténtico desastre, en el que todos andan como quieren y no podrán trabajar ni pasar tiempo juntos.
Sin embargo, no te vuelvas demasiado loco: deja algo de tiempo libre para que los participantes hagan lo que quieran. Puedes aprovechar las tardes para organizar cenas u otras actividades, pero es completamente opcional. Tu equipo encontrará una manera de organizarse y, de todos modos, no todos quieren socializar por las noches; algunas personas solo quieren tomar una siesta o llamar a su familia.
Deja que Surf Office se encargue de la logística
Si bien organizar un retiro puede ser una experiencia extremadamente gratificante para equipos grandes, también puede resultar bastante exigente, consumir mucho tiempo y ser costoso cuando no estás conectado con los proveedores adecuados. Si cree que se beneficiaría subcontratando la logística de un retiro mientras disfruta pasar tiempo con su equipo en un lugar magnífico, comuníquese con el equipo de Surf Office ; nos aseguraremos de que esté en buenas manos.
