Si vous êtes un professionnel expérimenté, il y a de fortes chances que vous ayez déjà participé à une réunion générale ou à une séance de discussion ouverte à un moment donné de votre carrière. Cependant, vous avez probablement été du côté du public et cela n'a jamais été votre travail d'en planifier une, n'est-ce pas ?
Dans ce blog, nous étudierons les différences clés entre ces deux formats de réunion, vous permettant de prendre une décision éclairée pour définir celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
Allons-y !
Qu’est-ce qu’une séance de discussion ouverte en entreprise ?
Une séance de discussion ouverte est comme le battement du cœur d'une entreprise : un rassemblement animé où dirigeants et salariés se réunissent pour un échange d'informations franc et ouvert.
Ce n'est pas une chose classique en salle de réunion ; pensez davantage à un rassemblement communautaire où les opinions de chacun comptent. Les dirigeants et le PDG partageront les succès et les défis de l'entreprise, en plus du fait que cela constitue une plate-forme pour tout ce qui concerne les affaires,
Les questions et les idées des salariés sont fortement encouragées. La dernière chose que vous souhaitez, c'est d'avoir une réunion publique silencieuse. C'est l'occasion pour les salariés de se sentir entendus, ce qui favorise ainsi le sentiment d'appartenance à l'entreprise.
Qu’est-ce qu’une réunion de tout le personnel ?
Une assemblée générale ou réunion de tout le personnel est l'occasion pour chaque membre de l'équipe, des stagiaires aux cadres, de se réunir et de se mettre à niveau. Comme tout le monde est présent, c'est l'occasion idéale d'aligner les énergies et les visions.
La direction donnera des actulaités et infos sur les grandes victoires, les défis et la mission globale de l'entreprise. C'est une plate-forme pour briser toutes les barrières qui ont pu se former entre le haut, le bas et tout le reste.
Les questions et les idées de chacun sont encouragées, mais il s'agit d'un événement légèrement plus formel où les salariés passent plus de temps à écouter. Bien sûr, vous pouvez toujours consacrer du temps à des séances de questions-réponses, mais l'accent principal est mis sur les statistiques et les éloges des membres du personnel. Consultez notre agenda général pour un planning plus détaillé.
Quelles sont les différences entre une séance de discussion ouverte et les assemblées générales ?
Lorsqu’on les compare, ces deux types de réunions peuvent ressembler à n’importe quelle autre réunion. Mais lorsque vous décomposez les éléments et le raisonnement derrière les deux réunions, vous serez en mesure de voir les différences évidentes. Dans cette section, c’est exactement ce que nous faisons, en décomposant les différentes parties des deux réunions pour voir en quoi elles diffèrent :
1. Public et objectif
Séance de discussion ouverte
Public : Ainsi, lors d'une séance de discussion ouverte, vous avez un véritable mélange de personnes – cadres, managers, salariés des différents départements – c'est comme une grande réunion de famille d'entreprise. Parfois, même des VIP externes, comme des clients ou des partenaires, peuvent passer pour voir comment cela se passe.
Objectif : Maintenant, l’essentiel ici est de diffuser la grande nouvelle. Nous parlons de sujets de haut niveau : la santé financière de l'entreprise, ses orientations pour les cinq prochaines années et les grands projets en cours. La participation est fortement encouragée car c'est le lieu idéal pour aborder les questions brûlantes que tout le monde se pose.
Exemple de scénario : le PDG monte sur scène et présente la stratégie pour les cinq prochaines années. Les dirigeants informent tout le monde des performances financières de l'entreprise, puis suit une séance de questions-réponses qui ressemble à une séance de questions / réponses à l'échelle de l'entreprise. Essayez de visualiser certains clients importants dans le public, en vous plaçant au premier rang de la vision globale de l'entreprise.
Réunion de l'ensemble du personnel
Public : Maintenant, lors de la réunion de l'ensemble de la société, c'est une réunion d'entreprise à part entière. Tout le monde est invité – du PDG au nouveau stagiaire. Nous parlons d'une réunion d'équipe où toutes les équipes, de tous les départements et niveaux, se rassemblent.
Objectif : L'objectif principal ici est d'inclure tout le monde, des salariés de bureau de 9h à 18h jusqu'à l'équipe distante d'un continent différent. Même si ce n'est pas le moment de faire une fête d'entreprise, vous célébrez quand même vos victoires, partagez vos réussites et faites face aux défis qui concernent tout le monde.
Exemple de scénario : Des équipes de différents départements montent sur scène pour montrer leurs réussites. Le PDG salue les performances exceptionnelles et discute des grands projets à venir à l'échelle de l'entreprise. C'est comme un grand dîner de famille où tout le monde est sur la même longueur d'onde et est motivé par ce qui arrive.
2. Fréquence
Séance de discussion ouverte
Fréquence : ce ne sont pas vos discussions quotidiennes autour du café. Non, cela ressemble davantage aux grandes cérémonies de l'entreprise, qui se déroulent peut-être une fois par trimestre, par semestre ou même juste une fois par an. C'est le moment où les gros bonnets libèrent leurs agendas pour informer tout le monde au courant des grandes actualités.
Exemple de scénario : pensez-y comme à la première sur le tapis rouge d'un film à succès. Les séances de discussion ouvertes sont ces événements cinématographiques qui n’ont pas lieu tous les week-ends. Lorsqu'ils ont lieu, c'est parce qu'il y a quelque chose de colossal à l'horizon : des changements stratégiques majeurs, des changements financiers et le type d'informations qui façonnent la trajectoire de l'entreprise.
Réunion de l'ensemble du personnel
Fréquence : il s'agit de vos arrêts aux stands habituels sur l'autoroute de l'entreprise. Ils se produisent plus fréquemment, ils peuvent être mensuels, bimensuels ou trimestriels. C'est le battement de cœur constant en arrière-plan, qui permet à tout le monde de rester à l'écoute de ce qui se passe dans l'entreprise.
Exemple de scénario : Imaginez-le comme votre dîner de famille hebdomadaire. Il s'agit d'un rassemblement programmé et fiable où tous les membres de la famille s'assoient ensemble. Bien sûr, tous les dîners ne sont pas ceux de Noël mais chacun a son importance. Les réunions pour tous sont comme ça : régulières, fiables et comme un bon début pour toute l’équipe.
3. Contenu
Séance de discussion ouverte
Contenu : Il ne s'agit pas d' une conversation ordinaire autour de la fontaine à eau : c'est ici que les gros calibres entrent en jeu. Nous parlons de contenus de haut vol, ceux qui façonnent la trajectoire de l'entreprise. Lors des séances de discussion ouvertes, vous obtiendrez probablement des informations sur les performances financières de l'entreprise, sur les plans stratégiques à long terme et le dévoilement d'initiatives majeures qui pourraient redéfinir l'entreprise.
Exemple de scénario : vous participez à une séance de questions ouvertes, le PDG occupe le devant de la scène et les projecteurs sont braqués sur la grande stratégie de l'entreprise pour les cinq prochaines années. Les dirigeants interviennent avec des informations détaillées sur les indicateurs financiers, et une session de questions-réponses garantit que toutes les questions reçoivent une réponse. C'est le genre de réunion où les grandes décisions sont prises, où se déroulent les discussions visionnaires et où l'on suit la feuille de route stratégique de l'entreprise.
Réunion de l'ensemble du personnel
Contenu : C'est là que le récit se rapproche du terrain : nous parlons du quotidien, des victoires et des défis auxquels chacun peut s'identifier. Les réunions de l'ensemble de l'entreprise visent davantage à célébrer les victoires, à partager des histoires de réussite et à relever des défis qui ont un impact universel dans toute l'entreprise.
Exemple de scénario : Imaginez que vous participiez à une réunion de l'ensemble des collaborateurs où des équipes de différents départements se mettent sous les projecteurs, présentant leurs récentes victoires. Il y a une présentation sur les initiatives à venir à l'échelle de l'entreprise qui nécessitent une collaboration de tous les côtés. Il s'agit moins de la grande stratégie que de l'essentiel : les victoires, les défis et les efforts collectifs qui font tourner le moteur organisationnel.
4. Formater
Séance de discussion ouverte
Format : C'est là que les choses deviennent un peu plus décontractées, un peu plus inclusives. Le format est souvent plus interactif, avec des activités pour briser la glace en équipe, des cérémonies de reconnaissance et une atmosphère plus décontractée pour promouvoir l'engagement. Cela peut impliquer diverses équipes ou départements qui présentent à tour de rôle leurs travaux ou réalisations récents.
Exemple de scénario : Imaginez une réunion rassemblant toute l'entreprise où des équipes de différents départements montent au créneau, présentant leurs projets récents et leurs victoires. Le PDG peut lancer des cérémonies de reconnaissance, faisant applaudir les contributions exceptionnelles des individus et des équipes. Il pourrait y avoir des activités de team building, peut-être un peu d'activité compétitive, créant une atmosphère qui s'apparente davantage à une réunion d'équipe qu'à une présentation formelle.
Réunion de l'ensemble du personnel
Format : Vous pourriez avoir des présentations formelles de la part de dirigeants de haut niveau, créant ainsi un sentiment d'importance et de gravité dans les débats. Le format peut inclure des sessions interactives, peut-être une analyse approfondie des plans stratégiques ou des rapports financiers, et, surtout, une plate-forme ouverte pour la participation du public, comme des sessions de questions-réponses.
Exemple de scénario : imaginez une séance de discusion ouverteau cours de laquelle le PDG monte sur scène avec une présentation soignée de la vision stratégique à cinq ans de l'entreprise. Les dirigeants prennent la suite en se plongeant dans les mesures financières et les indicateurs de performance clés.
TL:DR ?
Pas de problème, nous comprenons que nous sommes à l’ère des vidéos courtes de 10 secondes…
Voici notre version abrégée pour plus de facilité !
Avant de conclure
Naviguer dans les océans des assemblées de discussions ouvertes et des rassemblements pour tous peut changer la donne pour tout professionnel. La différence majeure ? Imaginez une session de discussions ouvertes comme un échange communautaire animé où tout le monde a une voix, les questions sont les stars et l'atmosphère s'apparente à une réunion de famille. D’un autre côté, une réunion à tous s’apparente davantage à un spectacle théâtral, dans lequel le public regarde, écoute et apprend.
Que vous organisiez un blockbuster trimestriel ou que vous organisiez un dîner de famille hebdomadaire classique, comprendre ces nuances vous permet de choisir le format de réunion qui correspond le mieux au rythme de votre entreprise.
Alors, la prochaine fois que vous organiserez des réunions pour vos événements d’entreprise, n’oubliez pas : les séances de discussions ouvertes pour la grande discussion, des réunions avec l'ensemble du personnel pour le grand spectacle !
Les séances de discussion ouvertes et les assemblées générales doivent-elles avoir lieu au bureau ?
Absolument pas ! On recommande que ces réunions aient lieu hors site et dans un environnement parfait pour le confort et le développement !
Où se trouvent ces sites, vous demandez-vous peut-être.
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FAQ
Quel est l’autre nom d’une réunion pour l'ensemble du personnel ?
Une réunion de tous les niveaux de l'entreprise est souvent appelée de manière interchangeable « réunion à l'échelle de l'entreprise » ou « rassemblement de toute l'équipe ». Que vous l'entendiez comme une réunion pour tous ou comme un rassemblement à l'échelle de l'entreprise, c'est essentiellement la même chose : une chance pour tout le monde d'être au courant et sur la même longueur d'onde.
