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Les séminaires d'équipe représentent une excellente occasion pour les services ou les cadres supérieurs de votre entreprise de se réunir pour fixer des objectifs, favoriser l'innovation et booster le moral de l'équipe. Pour certaines entreprises – en particulier celles qui travaillent à distance – il est nécessaire de réunir non seulement une partie, mais l'ensemble de l'entreprise en séminaire. Les séminaires à l'échelle de l'entreprise réunissant plus de 50 personnes deviennent de plus en plus prisés, car de plus en plus de collaborateurs évoluent désormais entièrement à distance.
Planifier un séminaire avec plus de 50 personnes crée des challenges spécifiques. Les séminaires des grandes entreprises impliquent que toute l’entreprise se réunisse au même endroit et au même moment. Tous les services se réunissent pour se concentrer sur la culture ou les résultats de l'entreprise. Ces rassemblements peuvent être des réunions annuelles ou trimestrielles permettant de présenter à tous les résultats de l’entreprise et de tenir tout le monde informé.
Surf Office a organisé des dizaines de séminaires pour de grands groupes. Nous avons organisé des séminaires pour plusieurs grands groupes pouvant accueillir jusqu'à 400 personnes – et nous pouvons certainement gérer des groupes encore plus grands. Nos experts ont tiré de nombreuses leçons du processus de planification et de logistique. Les petites entreprises peuvent également profiter de ces enseignements tirés des grands groupes. Voici ce que notre expérience directe nous a appris sur la planification de séminaires d'entreprise.
Il existe plusieurs bonnes raisons de se réunir en séminaire votre entreprise. Un séminaire d’équipe peut permettre :
- d'aligner l'équipe sur les objectifs et la mission
- de booster le moral dans toute l'entreprise
- d'établir des relations entre les départements et les équipes
- de générer de nouvelles idées et de développer l'innovation
- de partager les résultats de l'entreprise
Les séminaires Surf Office pour les grands groupes ou les entreprises entières sont généralement plus courtes. Beaucoup de nos séminaires durent de trois à cinq jours. Pour les séminaires d’équipe complète, de nombreuses entreprises choisissent de limiter leur présence hors site à deux ou trois jours. Cela dépend vraiment de l'objectif de votre séminaire et de ce que vous souhaitez accomplir.
Le programme du séminaire dépend bien entendu de vos objectifs spécifiques. Pour les grands groupes, nous vous recommandons de limiter votre temps à deux à trois jours d'aventure pleine d'action. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un programme de séminaire pour un groupe plus important :
Jour 1 : Arrivée avec un moment laissé à vos collaborateurs pour s’installer.
Jour 2 : Présentation de bienvenue, conférencier motivant et moment de lancement.
Jour 3 : Sessions productives (hackathon, team-building ou présentations).
Jour 4 : Soit des séances plus productives ou des moments pour créer du lien avec les équipes et dîner d'adieu.
Jour 5 : Départ de tout le monde.
Pour avoir plus d'inspiration, lisez notre programme détaillé de séminaires pour les grandes entreprises. Beaucoup de choses peuvent arriver avec un grand groupe : des vols retardés, des correspondances manquées ou des problèmes météorologiques peuvent rapidement faire dérailler un programme. Prévoyez une certaine flexibilité dans votre agenda pour gérer le pire des scénarios.
Vous cherchez de l'inspiration pour occuper les membres de votre entreprise pendant un séminaire ?
Voici quelques unes des activités que Surf Office a déjà organisées :
Workday, une société d'analyse des ressources humaines, a organisé sa retraite d'entreprise à Barcelone. L'équipe a passé du temps à la plage avec des activités comme le stand up paddle, la natation et un cours de surf. Une sortie à la plage convient aux grands groupes car chacun peut faire ce qu’il veut. Certains savent nager, certains peuvent jouer au beach-volley et certains peuvent lézarder au soleil.
Eloignez-vous du bruit et de l'agitation de la ville et emmenez votre équipe pour une randonnée nature. Nos destinations dans les montagnes Catskill, le parc national de Zion et Grande Canarie sont parfaites pour emmener votre équipe prendre l'air en randonnée.
Répartissez votre grand groupe en petites équipes et promenez-vous par exemple dans les rues historiques de Lisbonne. Découvrez des monuments célèbres, des trésors cachés et immergez-vous dans la culture de la ville lors d'une chasse au trésor. Apprenez à connaître la ville et les autres de manière ludique.
Surf Office peut prévoir autant de bateaux que nécessaire pour emmener votre entreprise faire une croisière au coucher du soleil. Nous avons organisé de courts voyages en voilier pour nos séminaires à Lisbonne, Ericeira, Santa Cruz, Majorque, Valence et Barcelone. Ce sont des soirées mémorables – généralement avec un magnifique coucher de soleil !
Le soleil n'est pas au rendez-vous ? Si vous êtes coincé à l’intérieur, organisez une soirée jeux. Divisez-vous en petits groupes pour vous challenger au Monopoly, aux quiz ou aux Charades. Faites-en un tournoi pour réunir tout le groupe en fin de soirée pour féiiciter les finalistes.
Une soirée karaoké représente une autre activité amusante qui permet de créer des liens au sein de l’équipe, qui est idéale pour les grands groupes. Ceux qui n’ont pas peur des projecteurs peuvent se lancer et interpréter une chanson. Le reste du groupe peut alors danser, rire et les encourager.
Invite a local expert to speak about something out-of-the-box. Or, have your employees volunteer to give informal Ted Talk-style presentations about something they’re passionate about. This approach leverages internal resources, uplifts individual interests, and shows your support for skills beyond work roles.
EVBox est une entreprise axée sur la fourniture de solutions de recharge pour les véhicules électriques. Leur groupe de 200 personnes a collaboré avec Surf Office pour un séminaire d'entreprise. Durant ce moment, nous avons organisé une expérience culinaire spéciale à Lisbonne avec des plats et des boissons traditionnels. L'organisation des repas peut être un défi pour les grands groupes : découvrez ce que nous avons appris sur la réservation de restaurants.
Si vous souhaitez centrer votre équipe sur votre activité, organisez un hackathon. Divisez le grand groupe en petites équipes et travaillez sur un projet. Un hackathon traditionnel se concentre sur la résolution créative de problèmes – en mettant l’accent sur la « créativité ». N'ayez pas peur de rendre le hackathon le plus ouvert possible afin de favoriser l'innovation.
S'il n'est pas trop difficile d'organiser des activités pour des groupes de 15 personnes, les activités pour 50 et plus peuvent représenter un défi. En général, il existe deux approches pour organiser des activités pour des grands groupes. Tout d’abord, vous pouvez diviser le grand groupe en plus petites équipes. Ou vous pouvez organiser librement une activité – comme un après-midi à la plage – et laisser les gens décider comment ils souhaitent passer leur temps. Découvrez en plus sur chaque approche dans notre guide de planification des activités de grands groupes.
Enfin, nous avons appris en faisant qu'il est difficile de gérer des réservations de restaurant pour de grands groupes. L’approche est différente de la réservation pour un couple ou un groupe familial. Commencez votre recherche en cochant l'option « adapté aux grands groupes » sur Yelp, TripAdvisor ou Google. Découvrez-en plus dans notre article « 5 erreurs courantes à éviter lors de la réservation de restaurants pour un grand groupe ».
Le séminaire Avocode comme mini-accélérateur de startup
Avocode est un outil qui aide les concepteurs et les développeurs à collaborer sur une seule plateforme transparente. Pour leur séminaire de travail, l'équipe a passé 10 jours avec Surf Office Lisbonne comme mini-accélérateur de startup.
Le premier jour, le groupe de 20 personnes s'est divisé en petites équipes, pour travailler sur des projets spécifiques. Le dernier jour du séminaire a été dédié à la présentation des résultats de chaque équipe au reste du groupe. Et de fait, le séminaire de travail d'Avocode a été un moteur d'innovation. Leur résultat représente une excellente manière de maximiser le temps imparti pour mener à bien une réflexion créative.
Le séminaire Mynd a abouti à 12 nouvelles fonctionnalités produits
Mynd est une société de gestion immobilière basée en Californie. Pour leur séminaire de travail, l'équipe de Mynd, composée de 32 personnes, a déménagé pendant 10 jours au Surf Office de Barcelone. Comme Avocode, ils ont passé les trois premiers jours à organiser un hackathon. L'équipe a développé 12 nouvelles fonctionnalités produit dans un sprint rapide d'innovation.
L'approche de Mynd lors de leur séminaire de travail consistait à préparer les choses à l'avance. Ainsi, les éléments de conception clés étaient déjà en place à leur arrivée en Espagne. En conséquence, l’équipe a pu agir rapidement et travailler sans designers. Réfléchissez à ce que vous devez faire pour préparer les choses avant d’arriver sur place pour votre séminaire de travail.
Le séminaire de design innovant de Mattermost
Mattermost est une société de logiciels de communication qui offre une plateforme de messagerie alternative à Slack. Leur séminaire d'équipe à Lisbonne a combiné innovation et team building sur cinq jours.
Mattermost a passé son séminaire de travail à élaborer une feuille de route produit, à discuter de ses valeurs fondamentales, à constituer une équipe et à organiser un hackathon. Découvrez-en plus dans cette vidéo de leur CTO, Corey Hulen.
L'équipe d'Invision se retrouve pour des réunions sur la plage
Enfin, InVision est un outil de conception de produits et une entreprise 100% à distance. L'équipe s'est retrouvée à Ericeira pour un séminaire de travail avec Surf Office.
Ils ont réparti leur temps entre le fait de créer du lien dans l'équipe – stand-up paddle, surf et dégustation de fruits de mer incroyables – et un hackathon. Au cours de son hackathon d'une journée, InVision a créé de nouvelles fonctionnalités produit et des outils de communication interne.
Voulez-vous planifier une réunion stratégique, un design sprint, un hackathon, une réunion de lancement d'un nouveau projet ou « simplement » un temps de travail régulier ?
Peu importe de quoi il s'agit, nous vous accompagnons.
Attendez-vous à un environnement de travail professionnel avec :
Et bien sûr, une connexion Internet très rapide.
Chaque équipe peut avoir des attentes différentes concernant l'expérience proposée en séminaire. C'est pourquoi vous avez la possibilité de choisir différents types d'hébergement, allant des chambres haut de gamme avec salle de bains privative aux logements partagés.
Toutes nos possibilités d'hébergement sont situées dans des zones centrales, à distance de marche des restaurants et des commerces. Vous n'avez pas besoin de louer une voiture ou d'utiliser les transports en commun pour vous déplacer. Nous voulons rendre votre séjour aussi simple que possible.
Vous êtes surs à 100 % que votre réservation ne sera pas annulée (toute personne ayant eu une expérience d'annulation de réservation de groupe de dernière minute voit de quoi on parle).
Nous comprenons que votre équipe pourrait s'agrandir et que vous devrez peut-être ajouter des salles supplémentaires au fil du temps, vous bénéficierez également de cette possibilité.
Nous avons construit un système qui rend la planification des séminaires facile et rapide.
Nous planifierons chaque détail de votre séminaire du début à la fin, afin que vous n'ayez pas à le faire. Ceci comprend :
Vous obtiendrez un calendrier personnalisé et un tableau de bord en ligne avec toutes les informations sur votre séminaire avant le début de celui-ci. Notre assistance sur place vous montrera tout ce que vous devez savoir à votre arrivée et veillera à ce que tout se passe bien pour vous et votre équipe.
"Je voulais juste vous dire mille fois mercis pour tout votre travail acharné et votre aide dans l'organisation de notre séminaire d'équipe. Cela a été un énorme succès et nous n'aurions pas pu le faire sans vous !"
Emma Louise Bowen, People & Operations Manager in Workday
1. Parlez-nous de vos projets
Nous aimerions en savoir plus sur vos projets et sur la manière dont nous pouvons faire de votre prochain séminaire d’entreprise un succès.
Avez-vous un bureau au même endroit ou votre équipe est-elle dispatchée ? Les collaborateurs peuvent-ils venir avec leur conjoint ? Le séminaire sera-t-il davantage axé sur le travail ou le plaisir ?
2. Planification avec votre chef de projet dédié
Même trouver et réserver un seul restaurant pour le dîner peut être quelque chose de pénible. Est-ce que la nourriture sera bonne ? Le prix est-il correct ? Combien de membres de notre équipe ont des restrictions alimentaires ?
Chaque séminaire représente une combinaison de plusieurs petits projets et avec un grand groupe, cela peut devenir très compliqué.
Mais ne vous inquiétez pas, nous maîtrisons ce processus et l'avons même rendu amusant et facile.
Notre chef de projet expérimenté qui vous est dédié vous aidera dans toute l'organisation, de la recherche de vols à la création d'activités surprises adaptées à votre équipe.
Nous serons votre guichet unique pour toute la logistique de votre retraite. Le planificateur de séminaire affecté à votre groupe travaillera avec vous pour tout réserver et coordonner de A à Z. Cela vous garantit une tranquillité d'esprit et une assurance de qualité et de fiabilité de la part de nos partenaires locaux aux meilleurs prix possibles.
According to our repeat clients and our first-time clients who have previous experience in organizing retreats in-house, this is the greatest value that we bring to them.
3. Planning détaillé et calendrier de votre séminaire d'entreprise
A la fin du processus de planification, vous obtiendrez un calendrier à toute épreuve. Il n’y a pas de place à l’improvisation avec un grand groupe.
Tout doit fonctionner parfaitement, toutes les activités et tous les transferts doivent être à l'heure.
Cela ressemble à un rêve, non ? Mais c'est ainsi que nous travaillons.
Vous êtes prêt pour votre séminaire d'entreprise qui va rester dans les mémoires.
Choisissez parmi plus de 160 destinations en Europe, en Amérique, en Asie-Pacifique et en Afrique du Nord.
