La plupart des erreurs que les gens commettent lors de l’organisation de leur premier séminaire d’entreprise sont facilement évitables.

Dans cet article, nous synthétiserons ces erreurs et vous apprendrons comment les éviter.

Chez Surf Office, nous avons organisé des centaines de séminaires d'entreprise pour nos clients et même quelques activités hors site pour notre propre équipe. Nous sommes une entreprise à distance, il nous est donc essentiel de nous rencontrer par moment en présentiel.

Ainsi, au fil des années, nous avons remarqué des erreurs de planification courantes.

Voici un peu de contexte supplémentaire sur Surf Office avant de commencer :

• Les clients qui travaillent avec Surf Office reçoivent de l'aide pour choisir la destination et le lieu. Ensuite, nous vous assistons dans tout le processus de planification du séminaire.
  ‍
• Même si nous essayons de faire tout ce qui est possible pour aider, certaines décisions appartiennent en fin de compte au client.
  ‍
• Nous ne sommes pas impliqués dans la « partie travail » du séminaire. Chaque client décide de ce qu'il souhaite faire pendant son activité hors site et nous gérons toute la logistique en conséquence.

‍

#1 Ne pas faire de recherches avant le vote pour choisir le lieu et la date

Il est facile de s'enthousiasmer pour votre prochain événement hors site et d'essayer de recueillir rapidement les commentaires de vos collègues sur leurs préférences en matière de date et de lieu.

Cela peut générer une longue discussion qui produit des tonnes d’idées. Vos collègues feront campagne pour leurs destinations préférées et commenceront à partager tout ce qui concerne la planification de leur mariage, des anniversaires dans la famille et des vacances.

Vous allez être accablé et surtout, cela ne crée pas de discussion productive. 
‍

Vous avez peut-être déjà deviné la bonne approche : mener des recherches par vous-même ou avec une petite équipe de personnes.

Vous pourrez ensuite proposer une sélection limitée lors d'un vote à l’ensemble de l’entreprise. Nous vous recommandons de commencer par le lieu, puis de poursuivre avec les dates.

Liens utiles:

• 7 façons de choisir votre prochain lieu de séminaire d'entreprise
• Quand devriez-vous commencer à planifier votre prochain séminaire ?

‍

#2 Combiner deux lieux pour votre séminaire

Il est difficile de ne pas être enthousiasmé par tous les endroits que vous pourriez visiter lors de votre prochain événement hors site de rêve.

Parfois, ces endroits sont « plutôt » proches les uns des autres, ce qui peut vous amener à vous questionner : Et si l'on passait trois jours dans un endroit puis allions dans un autre lieu pour le reste du seminaire ?

Nous recevons souvent ce type de demande de la part de clients qui souhaitent combiner Lisbonne and Ericeira, car ces villes ne sont qu'à 30 minutes en voiture l'une de l'autre. 
‍

Un séminaire d'entreprise not un road trip. 

Imaginez toute la logistique, les arrivées/départs, les transferts, etc... Tant de temps perdu que vous pourriez mieux investir dans la cohésion d'équipe ou dans des ateliers productifs. 

Sans oublier que certains de vos collègues ne sont peut-être pas de grands fans de voyage en général.

L’intention derrière le fait de combiner deux lieux est d’améliorer l’expérience vécue pendant le séminaire, mais cela a généralement l'effet contraire.

‍

#3 Distance d'un grand aéroport international

Lorsque vous voyagez seul(e), vous êtes prêt à faire des efforts pour atteindre la destination de vos rêves.

Mais lorsque vous organisez un voyage pour vos collègues, votre objectif est de minimiser les efforts nécessaires pour amener tout le monde à destination. Cela veut dire éviter les heures supplémentaires de transfert entre l'aéroport et le lieu final.

Ceci est particulièrement important pour les collègues qui ne peuvent pas prendre un voler direct et qui ont déjà passé des heures en avion.

Une fois que l’avion a atterri, ils souhaitent rejoindre leur destination finale et profiter d’un peu de repos. Ne prévoyez pas que tout le monde monte à bord d'un bus ou loue une voiture et conduise encore plus de 2 heures. C'est épuisant. 
‍

La grande majorité de nos lieux de séminaire se trouvent à moins d’une heure de route de l’aéroport. Nous avons trouvé qu'une durée d'environ 30 minutes était idéale. L’inconvénient, bien sûr, c'est que cela limite considérablement le nombre de destinations possibles.

‍

#4 Trop d'objectifs

Chez Surf Office, nous vous recommandons toujours d'avoir un objectif principal pour votre séminaire.

Les objectifs les plus courants sont :

1. Team building - Pour établir la confiance et les liens interpersonnels entre vos collègues. Ceci est extrêmement important pour les équipes distantes.
2. Vision - Pour que les équipes dirigeantes parlent de l'entreprise, de son avenir et aient une vue d'ensemble de leur situation actuelle et du paysage de l'entreprise.
• Séminaires stratégiques ou tactiques - Ils sont conçus pour que les équipes au sein de l'entreprise se réunissent et résolvent un problème spécifique (parfait pour les sprints de conception, les hackathons, les ateliers).

‍

Il est facile de s'enthousiasmer et de se fixer plusieurs objectifs. Et le résultat est exactement ce à quoi vous pouvez vous attendre : aucun d’entre eux n’est atteint.

Cela ne veut pas dire que si votre séminaire est axé autour d'un hackathon, vous ne pouvez pas organiser d'activités de team building. En fait, nous vous recommandons généralement d’intégrer une ou deux activités de team building dans tout type d'événement hors site.

Il s'agit vraiment de votre concentration et de la communication d'un objectif à l'ensemble de l'entreprise.

‍

#5 Choisir un endroit difficile d'accès

Choisir le lieu de votre séminaire semble être une tâche amusante. Vous demandez l’avis de tous vos collègues, puis vous choisissez un ou deux des choix ayant obtenu le plus de votes.

Cependant, ces lieux sont souvent extrêmement difficiles d’accès pour beaucoup de vos collègues. Nous avons déjà discuté de la distance de l'aéroport international. Mais il faut d’abord y arriver.

Chacun est déjà épuisé à son arrivée et vous, vous attendez à ce qu'ils soient productifs et aillent vers les autres durant les prochains jours de votre séminaire ? Cela ne sera pas le cas.

Cela vaut parfois la peine de faire des séminaires plus longs, surtout s'il s'agit d'un endroit dont tout le monde rêve. Mais dans la plupart des cas, c’est vraiment inefficace.

Une bonne solution pour éviter des endroits aussi difficiles d'accès consiste à utiliser l'outil Location Finder.

Vous indiquez les localisations actuelles de vos collègues et l'outil calculera le lieu optimal pour se rencontrer en fonction des horaires de vol et des transferts.

‍

#6 Evénement hors site trop court

Organiser un événement hors site est une dépense importante pour l'entreprise, et cela ne fait qu'augmenter avec la durée de votre séjour. L'équipe financière ou l'équipe de direction peuvent être poussées à réduire les coûts, et il est facile de tomber dans le piège d'un budget trop serré.

Tout d’abord, vous devez avoir une vision claire de ce que vous souhaitez réaliser pendant votre séminaire, puis définir un bref ordre du jour pour comprendre combien de jours il vous faut.

Nous recommandons un minimum absolu de trois jours et deux nuits si vous devez gérer les transports de tout le monde vers la même destination.

Pour aller plus loin : Comment structurer votre sémnaire d’entreprise

‍

#7 Ne pas respecter le planning

Concevoir l'ordre du jour de votre événement hors site à la dernière minute est une erreur très courante. Quoi qu’il en soit, vous proposerez probablement un planning correct, mais vous serez toujours hanté par l’idée qu’il aurait pu être meilleur.

Il se peut qu'il y ait des fissures dans votre planning que vous ne remarquerez qu'une fois sur place pendant le séminaire. Et c'est à ce moment-là qu'on commence à improviser. C'est peut-être ce que vous avez toujours fait lors de vos premiers séminaires de startup lorsque l'équipe était petite.

Improviser ne fonctionne tout simplement pas avec un groupe de personnes plus important.

Conseil :

• Évitez toute confusion : n'essayez pas de modifier l'ordre du jour à la dernière minute.
• Assurez-vous que les gens respectent l’heure de début de chaque session et activité. S'il y a 50 personnes qui attendent 10 minutes, cela représente plus de 8 heures de temps perdu au total.

‍

#8 Trop de concentration sur la fête

La constitution de votre équipe à distance est souvent une question de relationnel et de création de liens au sein de l'équipe. 

Et aller boire un verre et faire la fête semble être la façon la plus simple de le faire.

Nous n'avons rien contre le fait de faire la fête, mais faites attention à la manière dont vous l'intégrez à votre ordre du jour :

• Il y a beaucoup d’enthousiasme le premier jour où tout le monde se retrouve.
• Le premier jour est le pire moment pour faire la fête, sauf si vous voulez gâcher votre programme du lendemain. De toute façon, certaines personnes resteront plus longtemps pour prendre un verre, vous n"avez donc pas besoin de le planifier pour toute l'entreprise.
• Le dernier jour est celui qui convient le mieux pour une fête.

#9 Programme incroyablement chargé

C’est peut-être l’erreur la plus courante commise par les organisateurs.

C'est logique de vouloir faire beaucoup de choses en très peu de temps.

Votre startup vient de boucler un énorme tour de table de financement, l'équipe s'agrandit, l'équipe commerciale déchire tout et vous êtes tous excités !

Un séminaire doit être une expérience énergique et inspirante pour vos salariés, mais vous ne voulez pas les épuiser complètement. 

S'ils doivent prendre quelques jours de congé après le séminaire, c'est que l'ordre du jour était probablement trop chargé.

Comment épuiser vos collègues lors d'un événement hors site :

• Pas de véritables pauses dans votre ordre du jour
• Pas de « temps pour moi » : les gens veulent juste avoir du temps libre pour une petite promenade, un Face Time avec leur famille ou simplement une petite sieste.
• Trop d’activités de team building : votre intention de nouer des amitiés se retourne contre vous si vous les enchaînez

‍

#10 Limiter vos options

Nous l’avons vu trop souvent : les clients viennent chez nous avec des dates et des budgets peu flexibles.

Cela supprime généralement 95 % des options possibles.

Peut-être que le PDG a mentionné que le séminaire devait avoir lieu la première semaine d'août et que vous êtes dans la seringue, ce qui fait que vous ignorez d'autres dates possibles en septembre ou octobre. Plus de flexibilité signifie plus de lieux disponibles et probablement une bien meilleure « offre ».

Nos experts en organisation de séminaires se feront un plaisir de vous guider dans les différents critères lors d'un premier échange téléphonique. Ensuite, nous vous envoyons des propositions que vous pouvez considérer ou ignorer. Il n'est pas nécessaire de prendre des décisions figées au début de votre phase d'exploration.

‍

‍

Surtout, ne soyez pas découragé(e).

Vous pouvez commettre toutes ces erreurs et passer un bon moment, alors ne vous inquiétez pas de planifier vous-même votre prochain séminaire.

Mais si vous parvenez à les éviter, vous pouvez rendre votre séminaire vraiment génial.

Surf Office a aidé des centaines d'entreprises à simplifier l'ensemble du processus de recherche de lieux et de planification de séminaires.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'un coup de main pour votre prochain séminaire mémorable.