Are you organizing your first retreat?
Ou avez-vous déjà de l’expérience et vous sentez-vous en confiance pour recommencer parce que tout s’est bien passé du premier coup ?
Nous organisons des séminaires d'entreprise depuis près de 10 ans, et pendant cette période, nous avons rencontré pas mal d'organisateurs de séminaires en interne.
Certains ont eu de la chance et ont connu un grand succès tandis que d’autres ont subi d’énormes pertes financières en raison de circonstances imprévues.
Pour augmenter vos chances de réussite, nous répertorions les problèmes les plus courants liés à la planification d'un séminaire en interne.
1. La salle annule à la dernière minute
Alors que vous pensez avoir tout prévu, la salle annule à la dernière minute.
Et vous n'avez aucun logement de secours.
Cela ressemble à un cauchemar, mais cela arrive plus souvent que ce que l'on croit.
Les hôtels peuvent annuler votre réservation car ils ont reçu une demande de groupe plus intéressante, et avec Airbnb, cela arrive encore plus souvent.
Vous devez donc recommencer à chercher un hôtel. 3 semaines avant le séminaire. Et vos alternatives en termes de sites sont limitées car vous avez déjà réservé des vols et tous les autres services.
En conséquence, vous allez payer plus que prévu et vivre une expérience pas terrible.
La réservation d"un hébergement via un organisateur tiers évite cet échec potentiel. Les hôtels n'annulent pas les réservations auprès de partenaires de long terme comme Surf Office car ils savent que nous ne leur ferons plus venir aucun autre groupe.
2. Coûts cachés
Il est courant que les hôtels ajoutent des frais et des taxes supplémentaires lors du processus de planification d'un séminaire. Et toute modification d’une réservation coûte affreusement cher.
Il est presque impossible de signer un contrat avec un hôtel qui vous convienne si c'est votre première fois (et probablement la dernière) que vous réservez le lieu.
Surf Office a des accords de long terme avec des hôtels. Nous vous montrons toujours le prix total au début, pas de surprise. Ceux qui organisent eux-mêmes leur séminaire paieront généralement plus que ceux qui organisent leur séminaire avec Surf Office.
3. Des prestataires peu fiables pour les activités
Comprendre la qualité du service destiné aux groupes d'entreprises est extrêmement difficile à évaluer à partir des avis en ligne, car ceux-ci sont généralement rédigés par des clients individuels.
Imaginez avoir un groupe de 50 personnes attendant une visite. Le guide ne se présente pas et personne ne répond au téléphone. Cela ressemble à un cauchemar, non ?
Ça arrive tout le temps.
Surf Office a construit des relations à long terme avec des fournisseurs d'activités éprouvés et approuvés, ce qui minimise les problèmes de ce genre. De plus, nous avons toujours un plan B.
4. Choisir les mauvaises activités et restaurants
La réservation d'un séminaire implique des nuances très différentes de la réservation de vacances.
Il existe très peu de restaurants qui acceptent à la fois les réservations de groupe ET assurent en termes de qualité. Certaines activités semblent sympas mais n'ont pas de sens pour un groupe, etc...
Ces mauvaises expériences s'aggravent lorsque vous planifiez des choses pour un grand groupe.
On entend souvent des choses comme : « Mais un de nos collègues connaît très bien le coin. »
A quoi nous répondons : « Combien de fois votre collègue a-t-il réservé une activité de team building pour 50 personnes ?
Grâce à notre expertise locale, nous rendons votre séminaire mémorable en vous recommandantactivités de développement de team building qui ont déjà été testés par des centaines de clients.
5. Des centaines d'heures perdues à communiquer avec les fournisseurs
Des fils de discussion sans fin, ou pire encore, des fournisseurs qui ne répondent pas du tout.
Messages Whatsapp à minuit. Fausses factures. Aucune réponse après le paiement. Appels téléphoniques sans réponse...
Tous les vendeurs souhaitent un prépaiement. Mais comment pouvez-vous remettre l’argent quand vous ne leur faites pas confiance ?
Avec Surf Office, il n’y a pas d’échanges d’e-mails ni d’appels avec les fournisseurs. La facturation est simplifiée et votre organisateur de séminaire dédié est l'unique point de contact. Votre réservation est garantie à 100% (quoi qu'il arrive, nous avons toujours un back up) et vous pouvez consacrer votre temps à planifier un programme interne.
6. Conditions météorologiques défavorables
Vous avez passé des mois à planifier votre séminaire idéal : une semaine à la plage où les gens peuvent profiter d'activités telles que le surf, le beach volley et des cocktails en plein air.
On a l’impression que tout va bien… jusqu’à ce que vous constatiez qu’une tempête tropicale est annoncée pour toute la durée de votre séjour.
Nos organisateurs de séminaires expérimentés surveillent tout problème imprévu possible, comme les conditions météorologiques. Si nous constatons que la météo se dégrade et que la plupart de vos activités se déroulent à l'extérieur, nous organiserons rapidement des options alternatives en intérieur que nous vous proposerons au choix et nous coordonnerons avec les organisateurs pour obtenir des remboursements sur les activités qui n'auront pas lieu.
7. Transferts ratés
Transfers are one of the most challenging parts of retreat planning. Even for us, after organizing hundreds of retreats. Finding a reliable transfer company is one thing, but if you’re a équipe distante et que vos collègues arrivent à des heures différentes, planifier tout cela est tout autre « chose ».
In each Surf Office location we have 3+ reliable transfer partners we work with longterm and they rely on the volume we send them every year. Retreats for remote companies are our bread and butter. Eliminating delays for scheduled transfers is our top priority.
8. Votre gestionnaire d'événements interne n'est plus disponible
Disons que vous disposez d'une personne en interne capable d'organiser un séminaire. C'est peut-être vous.
Tout d’abord, c’est exercer une pression immense sur cette personne. Parce que les PDG n’attendent rien de moins qu’un séminaire PARFAIT.
But what if that person gets sick or leaves the company?
Dans ces situations, vous devez disposer d’un plan B.
Nous avons vu des dizaines d'exemples où le point de contact d'un client est devenu incapable de poursuivre la planification d'un séminaire. Même si nous gérons toute la logistique, il a toujours été très difficile pour l'entreprise de trouver un remplaçant et de gérer le reste.
Surf Office dispose d'une équipe d'organisateurs de séminaires qui peuvent facilement se remplacer dans tous les cas.
Surf Office vous aide à trouver le bon lieu et s'occupe de toute la logistique. Mais notre plus grande valeur est de nous assurer que tout se passe bien pendant votre séminaire. On pourrait dire que vous achetez une « assurance ».
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