La nouvelle année marque un nouveau départ pour de nombreuses entreprises. Les résolutions du Nouvel An ne s’appliquent pas uniquement aux individus. C’est maintenant que de nombreuses entreprises se fixent des objectifs et partagent leur vision de la croissance. Les salariés sont particulièrement productifs après les vacances d'hiver.

La nouvelle énergie qui marque le début de l’année peut s’estomper au bout d’un moment. Pour poursuivre sur votre lancée, commencez à planifier votre prochain séminaire d’entreprise. Un séminaire d’entreprise peut :

• Booster le moral
• Aider les équipes à travailler vers un objectif commun
• Créer des équipes plus fortes qui communiquent mieux
• Permettre aux télétravailleurs de se connaître

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Il est maintenant temps de préparer et d’approuver le budget de votre prochain séminaire d’entreprise. Au fur et à mesure que vous construisez votre budget de fonctionnement global, mettez de côté des fonds à utiliser pour un séminaire. Le budget dont vous avez besoin dépend de divers facteurs. Cela inclut :

• Le but du séminaire (travail ou team-building)
• La localisation (Europe ou Etats-Unis)
1. Le site
2. Le nombre de personnes
3. Les coûts de transport
4. Les activités d'équipe
5. La durée du séminaire

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Chez Surf Office, nous avons organisé des dizaines de séminaires d'entreprise. Nous avons des tonnes d’expérience dans la planification et la tarification de séminaires. Nous avons appris que l'hébergement représente généralement la dépense la plus importante. En conséquence, nous commençons par considérer le lieu, la taille de l’équipe, la durée du séminaire et le prix par personne et par nuit.

Vous n'avez pas besoin d'être un expert en planification de séminaire pour estimer le budget. Il existe une formule simple qui peut vous donner une bonne estimation à partir de laquelle travailler.

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Utilisez la formule de base :
prix par personne et par nuit x nombre de nuits x nombre de personnes = première estimation du budget.

Ajoutez ensuite une estimation de transport avec une marge de 20 % pour obtenir une estimation finale. Ou utilisez simplement le calculateur de budget de séminaire gratuit de Surf Office pour commencer.

Comment planifier votre budget

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Il y a un certain nombre de facteurs à prendre en compte lorsque vous budgétez votre séminaire d’entreprise. Notre experte en séminaire, Jolanda, recommande de commencer par le site.

« Choisir le bon site est probablement la décision la plus importante que vous puissiez prendre. Il existe de nombreux endroits en Europe qui offrent des tarifs accessibles et une expérience de séminaire incroyable », explique Jolanda.

Le bon site pour votre séminaire d'équipe dépend en grande partie de l'endroit où se trouve votre entreprise. Par exemple, considérons ce que ces entreprises réelles ont dépensé en séminaire avec Surf Office (le prix ne comprend pas les vols/frais de déplacement) :

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Scénario 1 :
Equipe basée dans l'UE voyageant au sein de l'UE

• Taille de l'équipe : 14
• Durée du séminaire : 3 jours
• Type de lieu : Appartements en ville
• Lieu du séminaire : Prague
• Prix par personne et par nuit : 140 €
• Total : 140 € x 14 x 3 = 5 880 €

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Scénario 2:
Equipe basée aux États-Unis voyageant aux États-Unis

• Taille de l'équipe : 45
• Durée du séminaire : 5 jours
• Type de lieu : Maison d'hôtes
• Lieu du séminaire : Santa Cruz
• Prix par personne et par nuit : 290 €
• Total : 290 € x 45 x 5 = 65 250 €

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Scénario 3:
Equipe basée aux États-Unis se rendant dans l'UE

• Taille de l'équipe : 51
• Durée du séminaire : 4 jours
• Type de lieu : Appartements
• Lieu du séminaire : Lisbonne
• Prix par personne et par nuit : 190 €
• Total : 190 € x 51 x 4 = 38 760 €

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Scénario 4:
Equipe entièrement répartie en voyage vers l'UE

• Taille de l'équipe : 22
• Durée du séminaire : 6 jours
• Type de lieu : Appartements
• Lieu du séminaire : Madrid
• Prix par personne et par nuit : 140 €
• Total : 140 € x 22 x 6 = 18 480 €

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Comme vous pouvez le constater, les sites européens sont souvent plus judicieux en termes de budget, même pour des équipes entièrement (ou partiellement) distribuées. Même les entreprises américaines qui sont dispatchées sur plusieurs sites peuvent économiser sur leurs coûts, après avoir ajouté les frais de transport en faisant un séminaire en Europe. Pour vous aider à choisir une destination, essayez l'outil Location Finder de Surf Office, qui peut recommander l'endroit où les personnes d'une équipe distribuée doivent se rencontrer.            

Autres facteurs à considérer lors de la planification de votre séminaire

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De toute évidence, l’emplacement est le facteur le plus important qui aura un impact sur votre budget de séminaire. La destination déterminera vos dépenses dans ces autres catégories importantes :

Transport

Le transport est une autre dépense importante, avec l'hébergement. Les entreprises européennes peuvent éviter les voyages aériens en Europe si elles s'inquiètent de leur empreinte carbone. Les entreprises américaines de la Silicon Valley peuvent diminuer leurs coûts de séminaire en s'installant dans un endroit proche comme Santa Cruz.

De même, il est possible pour les entreprises américaines de voyager en Europe avec le même budget que si elles voyageaient aux États-Unis – et de tirer davantage parti de l'expérience (voir le scénario 2 par rapport au scénario 3, par exemple). La Californie est généralement un endroit plus cher que le Portugal, par exemple. Par conséquent, les logements, la nourriture, les espaces de travail et les activités plus chers en Californie compenseront le billet d'avion plus cher pour le Portugal.

N'oubliez pas de prendre en compte les transferts aéroport dans votre budget. Les membres de votre équipe apprécieront de l’aide pour se rendre de l’aéroport au lieu du séminaire. Pour juste un peu plus d’argent, vous pouvez vous assurer que tout le monde arrive à l’heure et que votre ordre du jour soit respecté.

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Hébergement

Le type d’hébergement que vous choisissez pour votre séminaire est important. Commencez par estimer le nombre de personnes qui participeront au séminaire. Ensuite, vous pouvez voir quelles options sont disponibles. Avez-vous besoin d'un hôtel 5 étoiles ? Pourriez-vous utiliser cet argent au lieu de faire un dîner d’équipe ou une activité pour créer des liens ? Consultez les lieux de séminaire de Surf Office pour découvrir des appartements, des villas, des hôtels et bien plus encore. Si votre budget est très limité, le fait de faire partager les chambres est le moyen le plus simple de réduire les coûts.

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Espace de travail

Si vous envisagez de travailler pendant ce séminaire, vous devrez peut-être réserver un espace de travail privé ou une salle de conférence. Surf Office dispose d'espaces de travail pouvant accueillir jusqu'à 40 personnes. Chaque espace est équipé d'une connexion Internet rapide, de salles de réunion et d'espaces pour téléphoner. Décidez quel est l’objectif de votre séminaire d’entreprise. Si vous souhaitez organiser un hackathon ou vous concentrer sur l'innovation, tenez compte de l'espace de travail dans votre budget.

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Nourriture et plaisir

Les séminaires de team building peuvent ressembler à des vacances, mais peuvent amener à de meilleurs résultats commerciaux. Même lors d'un séminaire axé sur le travail, planifiez du temps pour vous amuser. Prévoyez des repas d’équipe pour réunir vos salariés et créer des liens. Lorsque vous travaillez sur votre budget, déterminez si vous avez besoin d’un service de restauration complet ou seulement de quelques repas de groupe. Planifiez les repas de votre équipe à l'avance et décidez si vous souhaitez réserver des restaurants proposant des fruits de mer, des tapas espagnoles traditionnelles, des options végétaliennes ou toute autre cuisine que votre équipe adorerait !

La nourriture n'est pas la seule chose qui rassemble. Les séminaires sont bien plus amusants lorsque les collègues passent du temps à se créer des souvenirs. Explorez les saveurs de la bière de Prague avec une visite d'une micro-brasserie, prenez des cours de surf au sein du meilleur site de surf d'Europe à Grande Canarie, ou partez en randonnée dans les montagnes Catskills. Les activités d’équipe sont le moyen le plus rapide d’améliorer l’esprit d’équipe lors de votre expérience d'événement hors site.

Conclusion et prochaines étapes

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Les entreprises qui planifient un séminaire doivent le savoir : votre budget sera plus important en Europe qu'aux États-Unis. Il existe des moyens de planifier un séminaire d'entreprise avec un budget serré dans le sud de l'Europe tout en offrant une expérience de qualité.

Comparons, par exemple, les coût de Lisbonne et de Santa Cruz. Surf Office à Lisbonne peut accueillir des entreprises pour 80 à 250 € par personne et par jour, selon la période de l'année et l'ordre du jour. Surf Office Santa Cruz, quant à lui, estime les coûts entre 190 et 350 €, ce qui est nettement plus élevé.

En résumé : vous pouvez choisir un produit plus haut de gamme dans le sud de l’Europe pour la fraction du prix qu’il coûterait aux Etats-Unis. Si vous êtes soucieux de votre budget aux Etats-Unis d'excellentes options existent à proximité des pôles technologiques et peuvent être activées par nos soins. Contactez Surf Office pour démarrer.