Imaginez-vous entrer dans une réunion sans aucun échauffement, directement dans un ordre du jour froid et difficile. C'est comme plonger dans une piscine sans y tremper les orteils au préalable – c'est un peu un choc, non ? Eh bien, c'est pourquoi les réflexions d'ouverture sont comme les exercices d'échauffement avant votre marathon de réunion. Ils peuvent paraître petits, mais ils jouent un rôle stratégique dans la planification et le déroulement de vos réunions.

Dans le blog aujourd'hui, nous allons expliquer exactement pourquoi ces réflexions d'ouverture sont importantes, ainsi que vous proposer des conseils sur la manière dont vous pouvez les mener à bien avant le début de votre prochaine réunion. Cela vaut également pour tout type de réunion! Qu'il s'agisse d'un rattrapage hebdomadaire ou d'une réunion importante pour tous,désormais il n’y a plus d’excuses pour des réunions mal planifiées !
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1. Bienvenue et gratitude

Imaginez que vous entrez dans une pièce et que la première chose que vous entendez est un chaleureux « Bienvenue ! Nous sommes si heureux que vous soyez là ». Instantanément, vous sentez que vous comptez. C'est ce que procure le fait d'exprimer sa gratitude et d'accueillir les participants. Cela permet de démarrer la réunion du bon pied, donnant à chacun le sentiment de faire partie de quelque chose de significatif. Et quand les gens se sentent valorisés et appréciés, devinez quoi ? Ils sont plus susceptibles de s'impliquer et d'être prêts à contribuer, ce qui rend la discussion plus productive.

Let’s not forget that meetings can sometimes be a bit of a buzzkill, right? You're in the middle of work, and suddenly, it's meeting time. But when someone starts the meeting by saying, "Thanks for being here; your presence matters," it's like a morale booster. It reminds everyone that this meeting isn't just a time-suck; it's meaningful. It's like turning a potential frown into a little smile.

Essayons ceci : "Bonjour [Bonsoir] à tous. Je veux commencer par exprimer ma gratitude pour votre temps et votre présence ici aujourd'hui. Merci d'avoir participé à cette réunion."

Le meilleur conseil de Surf Office: The "Welcome Handshake" is a great choice for promoting a sense of welcome and gratitude in meetings, whether they are physical or virtual. It helps create a warm and inclusive atmosphere, making participants feel valued and appreciated right from the start.

Remember these steps!

• Tendez une main ouverte avec un sourire.
• Attendez que les participants répondent (physiquement ou virtuellement).
• Exprimez verbalement votre gratitude : « Merci d'être ici. »
• Maintenez un contact visuel lors des réunions virtuelles.
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2. But et objectifs

Avez-vous déjà participé à une réunion où vous n'aviez aucune idée de la raison pour laquelle vous êtes là ni de ce que vous étiez censé accomplir ? Oui, nous aussi ! C'est comme errer dans le noir ! Enoncer le but et les objectifs dès le départ, c'est comme allumer les lumières. Tout le monde sait instantanément pourquoi tout le monde est rassemblé et ce qu'on est censé accomplir. La clarté est votre meilleure alliée lors d’une réunion.

Essayons ceci : "Bonjour l'équipe. Aujourd'hui, nous sommes réunis ici pour [énoncer le but ou les objectifs de la réunion]. Travaillons ensemble pour atteindre nos objectifs."

Le meilleur conseil de Surf Office : Présentez clairement les points de la réunion à l'équipe et respectez les plages horaires allouées. Si vous voulez parler de productivité, dites que cela prendra X minutes. Sortir du sujet pourrait prolonger la réunion et tout votre travail acharné et votre préparation seront mis à mal !
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3. Valoriser les réalisations

Pensez à ce que vous ressentez lorsque votre travail acharné est reconnu et célébré. C'est comme un coup de positivité qui va droit au cœur. Valoriser les réalisations au début d’une réunion fait exactement cela : cela remonte le moral des membres de votre équipe. Cela signifie que leurs efforts ne passent pas inaperçus et que leur travail est valorisé.

Lorsque les gens se sentent reconnus, ils sont plus susceptibles d'aborder la réunion avec enthousiasme et une attitude positive. Cette énergie positive peut être contagieuse, se propager à toute l’équipe et donner une dimension productive aux échanges.

Essayons donc ceci : "Avant d'aborder l'ordre du jour, j'aimerais prendre un moment pour célébrer certaines réalisations récentes. [Mentionner un succès ou une étape récente]."

Le meilleur conseil de Surf Office: créez un système de récompenses ou de certificats pour récompenser les réalisations exceptionnelles. Avant le début de la réunion, présentez ces prix aux membres de l'équipe qui ont excellé dans divers domaines, tels que la réalisation de projets ou l'innovation. Vous pouvez en faire un moment régulier dans vos réunions.
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4. Lien d'équipe

Nous savons tous que les activités brise-glace réchauffent aussi bien le cerveau que le cœur. Vous connaissez ce silence gênant lorsqu'une réunion commence ? Les activités brise-glace permettent de traverser cela comme un champion. Elles rendent le tout plus facile, afin de pouvoir échanger sans avoir l'impression d'être à un dîner formel.

Alors, disons que nous sommes plongés dans l'activité brise-glace et que vous découvrez que votre collègue aime non seulement les feuilles de calcul, mais que c'est aussi un danseur de salsa amateur. Partager des choses personnelles comme celle-là nous aide à créer des liens plus profonds. C'est comme découvrir que vous soutenez tous les deux la même équipe sportive : cela crée une connexion instantanée. Et, croyez le ou pas, cette connexion peut nous aider à mieux travailler ensemble.

Essayons ceci : « Commençons cette réunion par une petite activité brise-glace. En une phrase, partagez quelque chose d'intéressant ou d'amusant qui vous est arrivé récemment. »

Le meilleur conseil de Surf Office: L'une de nos activités brise-glace préférées pour participer aux réunions est « Deux vérités et un mensonge » – parfait pour créer un ton amical avant une réunion !

Voici comment ça se passe :

• Chacun de vous pense à deux choses sur lui-même qui sont vraies et à une chose qui est un mensonge total.
• Quand c'est votre tour, partagez les trois choses au groupe – mais gardez un visage impassible !
• Maintenant, le travail des autres consiste à deviner laquelle est un mensonge.
• Une fois les votes terminés, renversez la mèche et partagez l’histoire derrière le mensonge.
  
  

Vous vous demandez pourquoi ce jeu est génial ? Eh bien, c'est comme un puzzle social. Cela amène tout le monde à parler, à rire et à apprendre des faits originaux les uns sur les autres. De plus, c'est une manière astucieuse de briser la glace et de développer l'équipe!
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5. Donner le ton

Une excellente façon de donner le ton à toute réunion est de rappeler d'abord aux salariés pourquoi ils travaillent si dur. Considérez cela comme une petite étincelle qui peut éclairer toute la pièce. Lorsque nous renouons avec la mission de notre entreprise, c'est comme retrouver cet enthousiasme que nous avions lorsque l'on a été engagé. C'est comme raviver notre passion pour ce que nous faisons. Et croyez-nous, ce type de connexion émotionnelle peut nous donner un regain d’énergie et nous garder motivés tout au long de la réunion.

Essayons ceci : "Pour commencer, rappelons-nous notre engagement commun envers [les valeurs/mission/objectifs de l'entreprise]. Laissons cela guider nos échanges aujourd'hui."

Le meilleur conseil de Surf Office : Parfois, les missions et les valeurs de l'entreprise peuvent ressembler un peu à ces grands mots fantaisistes que l'on trouve dans les documents d'entreprise. Mais dès que vous commencez à les intégrer dans une histoire réelle, ils deviennent soudainement concrets et accessibles.

Alors pourquoi ne pas partager une histoire avec l’équipe ? Imaginez-vous raconter l'histoire d'un membre de votre équipe qui a été confronté à une situation difficile et, à ce moment-là, il a incarné les valeurs de l'entreprise comme un super-héros en action. Vous montrez à tout le monde qu’il ne s’agit pas de simples phrases creuses, mais d’étoiles qui guident notre chemin.

Lorsque vous entendez comment un salarié s'est surpassé pour arranger les choses pour un client, même lorsque les choses étaient compliquées, les valeurs de votre entreprise prennent vie. C'est un rappel que ces valeurs ne sont pas seulement là pour faire le show. Elles incarnent ce que vous faites. 
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6. Inspiration et motivation

Commencer par une citation inspirante c'est comme utiliser un crochet qui attire tout le monde vers la réunion. Les gens ne peuvent pas résister à une bonne citation qui frappe juste.

De plus, lorsque vous partagez une citation qui vous a personnellement touché, cela crée un lien avec votre équipe. Cela montre que vous ne vous souciez pas seulement de l'activité, mais que vous apportez une partie de vous-même dans la réunion.

Les citations inspirantes ont généralement un impact positif. En commençant par une citation, vous donnez un ton ensoleillé qui peut booster le moral et la motivation de chacun.

Essayons ceci : "Je suis récemment tombé sur une citation qui m'a interpellé: [Partagez une citation inspirante]. Utilisons ces mots comme motivation pour notre réunion d'aujourd'hui."

‍Le meilleur conseil de Surf Office : essayez d'utiliser Internet pour chercher certaines des meilleures citations afin de vraiment faire avancer votre équipe. Veillez à ce qu'elle soit bien adaptée au travail d'équipe ou au succès. Si vous inspirez ne serait-ce qu'une seule personne pendant la réunion, vous avez atteint votre objectif !

Voici quelques-unes de nos citations préférées:

"La seule façon de faire du bon travail est d'aimer ce que l'on fait." -Steve Jobs

"Success is not final, failure is not fatal: It is the courage to continue that counts." - Winston Churchill

"Seuls, nous pouvons faire si peu ; ensemble, nous pouvons faire beaucoup." Helen Keller

"The best way to predict the future is to create it." - Peter Drucker

"Hard work beats talent when talent doesn't work hard." - Tim Notke

"The difference between a successful person and others is not a lack of strength, not a lack of knowledge, but rather a lack in will." - Vince Lombardi

"Le succès, c'est aller d'échec en échec sans perdre son enthousiasme." - Winston Churchill

"Teamwork makes the dream work." - John C. Maxwell

"The future depends on what you do today." - Mahatma Gandhi
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7. Points d'étape en termes émotionnel

Les points d'étape en termes émotionnel avant les réunions d'équipe peuvent vraiment faire la différence dans le fonctionnement de votre équipe. C'est plus qu'une simple routine : c'est une pratique qui peut avoir un impact positif sur la dynamique et la productivité de l'équipe.

Avant tout, ces points d'étape permettent aux membres de l'équipe d'exprimer ce qu'ils ressentent. Considérez-les comme un espace sûr pour le partage émotionnel. Cela peut sembler anodin, mais c’est crucial pour leur bien-être émotionnel. Lorsque les individus peuvent parler ouvertement de leurs émotions, cela peut empêcher les problèmes de dégénérer ou d’affecter négativement la dynamique d’équipe.

Also, check-ins contribute to building trust within the team. Trust is the glue that holds a team together, and when team members feel comfortable sharing their emotions and concerns, trust naturally grows. It's a critical component of effective teamwork, and these emotional check-ins can pave the way for stronger bonds among team members.

Essayons ceci : "Avant de commencer, prenons un moment pour nous poser des questions pour démarrer . Comment chacun se sent-il aujourd'hui ? Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez partager ou aborder ?"

Le meilleur conseil de Surf Office : cela peut être difficile d'amener certaines personnes à s'ouvrir, surtout si, par exemple, elles se sentent en difficulté par rapport à un autre membre de l'équipe ou rencontrent des problèmes personnels. N'essayons pas cela dans le cadre d'une séance de thérapie de quatre sous !

La clé est de créer un environnement sûr et où l'on se sent bien et que les membres de l’équipe sentent qu’ils peuvent s’ouvrir s’ils le souhaitent. Essayons un jeu :
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Bingo de partage d’émotions

Avant le début de la réunion, distribuez des cartes de bingo à chaque membre de l'équipe avec diverses émotions ou sentiments écrits dans les carrés. Par exemple, « heureux », « frustré », « excité », « anxieux », « content », etc...

Lors du contrôle des émotions, les membres de l'équipe peuvent partager à tour de rôle leur état émotionnel actuel. Mais au lieu de simplement l'exprimer ouvertement, ils essaient de l'intégrer naturellement dans la conversation. Par exemple, si quelqu'un se sent excité, il peut dire : « Je me sens comme un enfant le matin de Noël concernant la mise à jour du projet !

Les autres membres de l'équipe peuvent identifier l'émotion correspondante sur leurs cartes de bingo en entendant cela. Le but n'est pas de faire pression sur quiconque pour qu'il partage quelque chose mais de créer un moyen léger et non intrusif permettant aux gens de s'exprimer s'ils le souhaitent.

La première personne à remplir sa carte de bingo peut recevoir un petit prix ou une marque de reconnaissance, ajoutant ainsi un élément de compétition amusant et convivial à l'activité. Cette approche encourage le partage émotionnel sans mettre quiconque mal à l’aise ni l’obliger à divulguer des informations personnelles. Cela crée une atmosphère légère et agréable tout en permettant aux membres de l’équipe de se connecter sur le plan émotionnel s’ils veulent le faire.
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8. Brise-glaces visuels

Ajouter un brise-glace visuel, c'est comme saupoudrer une touche de créativité dans votre cocktail de réunion. Ce n'est pas seulement une question de mots. Il s'agit de se connecter à un niveau plus personnel. Lorsque vous demandez à votre équipe de montrer son espace de travail actuel, vous les invitez dans votre monde. Cela aide à briser la glace et rend ces relations virtuelles un peu plus réelles.

Essayons ceci : "Bonjour, commençons par un brise-glace visuel. Montrez-nous votre espace de travail et n'oubliez pas de mettre en évidence quelque chose de spécial sur votre bureau."

Surf Office’s Top Tip: The secret here is to let your team get a bit fancy with camera angles and backgrounds. It adds a fun element, kind of like a little guessing game. Plus, it's a chance for everyone to show off their unique style.
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9. Réflexion sur les défis récents

Avant de vous plonger tête la première dans l’ordre du jour de la réunion, pourquoi ne pas prendre un moment pour vous assurer que les projets et les tâches se déroulent sans problème ? Réfléchir aux défis récents auxquels votre équipe a été confrontée, c'est donner à chacun la possibilité de s'exprimer sur les préoccupations ou les échecs survenus depuis la dernière réunion. C'est l'occasion d'apprendre de vos aventures passées, d'ajuster vos stratégies et de développer cette résilience si importante. .

Essayons ceci : "D'accord, commençons par réfléchir à un défi récent. Quelles leçons pouvons-nous en tirer et comment pouvons-nous mettre ces leçons à profit?"

Surf Office’s Top Tip: Sometimes people are reserved when admitting failures or challenges. If this is the case with your team, perhaps integrate a game into the meeting to energize the room!
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Carte de cours

Voici comment jouer :

• Distribuez à chaque membre de l’équipe une fiche ou un post-it. Demandez-leur d’écrire d’un côté un défi récent auquel ils ont été confrontés et de l’autre la leçon qu’ils en ont tirée.
• Récupérez toutes les cartes et mélangez-les.
• Tirez une carte au hasard et lisez à haute voix le défi et la leçon sans en révéler l'auteur.
• Encouragez l’équipe à discuter de la leçon et de la manière dont elle peut être appliquée à de futures tâches ou projets. Devinez qui a écrit la carte si la personne le souhaite, mais concentrez-vous sur la leçon elle-même.
• Continuez à dessiner et à discuter des cartes jusqu'à ce que vous ayez couvert tous les défis et leçons ou jusqu'à ce que vous ayez consacré le temps souhaité à l'activité.
• Concluez en résumant les principaux points à retenir et les mesures à prendre qui ont émergé des discussions.
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Cette activité encourage la réflexion sur les défis récents et permet des discussions significatives sans avoir besoin de trop de ressources et de planification !
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10. Minute de pleine conscience

Vous êtes donc sur le point de commencer votre réunion, mais avant de plonger dans le vif du sujet, vous prenez tous une petite pause. Appuyez sur le bouton de réinitialisation dans le cerveau de tout le monde ! Une courte pratique de pleine conscience – qu’il s’agisse d’un exercice de respiration d’une minute ou d’une mini-méditation – aide chacun à réduire son niveau de stress et à devenir des guerriers zen.

Essayons ceci : "Commençons par un moment de pleine conscience. Fermez les yeux, respirez profondément et mettons-nous dans le jeu."

Surf Office’s Top Tip: si vous vous sentez aventureux, vous pouvez même faire appel à un gourou de la pleine conscience ou utiliser des applications de méditation astucieuses. Au fil du temps, cette pratique peut transformer vos réunions en zones zen de concentration et de calme.
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11. Conférenciers invités

Inviter un conférencier à lancer votre session est une idée de réunion fantastique pour plusieurs raisons impérieuses. Cela ajoute non seulement une couche de nouveauté et d’excitation à vos réunions, mais cela apporte également des avantages significatifs à votre équipe et à votre organisation dans son ensemble.

Ces gens sont des professionnels ; ils ont tous les ingrédients pour faire bouger les gens au bureau et les mettre en mouvement !

Essayons ceci : « Bonjour [Bonsoir] à tous. Avant de nous lancer dans notre réunion d'aujourd'hui, nous avons un cadeau spécial pour vous. Nous avons invité un conférencier motivateur qui partagera avec nous des idées précieuses. Merci d'être ici pour donner à ce moment encore plus de sens."

Le meilleur conseil de Surf Office : faites vos propres recherches ! Chaque entreprise a des valeurs et des idéologies différentes, et devinez quoi ? Il existe des conférenciers motivateurs qui correspondent parfaitement à votre description. Suivez les recommandations d'autres personnes travaillant dans des entreprises similaires, surfez sur Internet, lisez les avis, mais dans l'ensemble, assurez-vous que le conférencier motivateur correspond bien à votre entreprise.
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12. Modifiez le paramètre !

Changer le décor pour une réflexion d’ouverture avant une réunion peut faire des merveilles. C'est comme un nettoyant mental pour le palais, surtout si vous passez plus de 40 heures dans le même espace !

Au lieu de se lancer directement dans l'activité, cela donne à chacun une chance de se détendre, de se vider l’esprit et de donner un ton positif. Ce changement de décor permet à votre équipe de se débarrasser de toute distraction et de mieux se concentrer. De plus, cela encourage une atmosphère plus détendue et ouverte, favorisant une meilleure communication et collaboration. Alors, où peut-on aller ?

Et si nous vous disions que vous pouvez organiser vos réunions hors site, par exemple sur une…plage? C'est vrai, imaginez-vous en train de mener cette réflexion avec votre équipe, avec le bruit des douces vagues en arrière-plan et le soleil chaufffant votre peau. Cela peut ressembler à un rêve, mais avec l'aide de Surf Office, ce rêve peut devenir votre réalité.

Vous n'êtes pas fan de la plage ? Aucun problème ! Nous proposons également une multitude de séminaires différents en ville et à la campagne pour vous et votre équipe. Imaginez-vous prendre la réflexion d'ouverture lors d'un pique-nique dans la campagne irlandaise ou d'une randonnée dans les forêts de Scandinavie. Des lieux très inspirants !

Chez Surf Office, nous sommes spécialisés dans la création d'expériences de travail uniques alliant travail et plaisir.

Avec Surf Office comme partenaire, vous pouvez facilement transférer vos réunions d'affaires à la plage, où la productivité rencontre le paradis. Alors pourquoi ne pas troquer votre salle de réunion contre un bureau en bord de mer et vivre la magie d'allier travail et loisirs dans le cadre le plus idyllique possible ? Votre équipe vous remerciera et votre entreprise prospérera ainsi.