Il est temps de rassembler l'équipe et de voir grand. Regardez au-delà des détails habituels du monde des affaires et clarifiez votre stratégie à long terme. Vous souhaiterez jeter votre regard sur l'horizon de l'entreprise et tout évaluer, des objectifs de l'entreprise aux projets qui détermineront son avenir.

Cependant, pour une tâche de cette ampleur, une salle de réunion habituelle ne suffira pas. Vous souhaitez plutôt vous réunir quelque part en dehors du bureau.

…En d’autres termes, vous souhaitez organiser une réunion hors site.

Mais comment planifier une réunion hors site effective qui justifie l'investissement en temps, en énergie et en argent qu'implique sa tenue ? Nous allons le découvrir aujourd'hui. Poursuivez votre lecture pour découvrir un guide complet sur la planification de réunions hors site efficaces (et sur les avantages que votre entreprise peut en tirer).
‍

Qu'est-ce qu'une réunion hors site ?

A la base, une réunion hors site est exactement ce à quoi elle ressemble : une réunion qui se déroule en dehors du lieu de travail typique.

Mais l'emplacement n'est pas la seule distinction. En fait, la principale différence concerne le but. Plutôt qu'un simple démarrage, une annonce ou une réunion qui réunit tous les salariés, les réunions hors site abordent un but ou un objectif spécifique. Cela peut impliquer que les équipes de direction travaillent ensemble pour résoudre des problèmes stratégiques et mener une réflexion globale. Mais cela peut également inclure des éléments tels que des lancements de produits, des hackathons, des séances de brainstorming et/ou la création d'une feuille de route produit.

En passant, il convient de noter que les réunions hors site ne sont pas la même chose que les séminaires de team building. La cohésion d'équipe est un élément important, mais elle est secondaire par rapport à la réunion en elle-même. L’important lors des réunions hors site est de faire du vrai travail !
‍

Comment planifier et organiser une réunion hors site efficace

Maintenant que nous savons de quoi il s'agit, passons à l'événement principal : comment planifier et organiser une réunion hors site efficace. L'accent est mis sur l'efficacité. Après tout, c'est une chose d'organiser une réunion et une autre d'en tirer quelque chose ! Trop souvent, environ un an s'écoule et on ne sait pas exactement ce qu'ils ont réellement accompli.

Thus, with vital work to do, goals to hit, and precious resources on the line, it’s important to pay special care and attention when running these events. Here are some top tips and ideas to help you succeed.
‍

Planification

Le succès de toute réunion hors site dépend souvent de la manière dont vous vous y préparez. De l'organisation du lieu à la décision du calendrier, cela requiert de penser à beaucoup de choses. Dans cette section, nous expliquerons comment planifier correctement votre entreprise hors site :

1. Ne tardez pas

Règle numéro un : n'attendez pas la dernière minute pour commencer à planifier votre réunion hors site ! Plus tôt vous pourrez lancer le bal, et mieux ce sera. Nous recommandons un délai approximatif de 2 mois entre vos préparatifs initiaux et le grand jour lui-même.

Une première étape clé consiste à déterminer le(s) principal(s) résultat(s) que vous attendez de la réunion. Par exemple, s'agit-il d'un rassemblement global de dirigeants au cours duquel vous déciderez des prochaines étapes de l'entreprise ? Ou essayez-vous d’organiser un codefest/hackathon ?

Une fois que vous connaissez son objectif, vous pouvez plonger dans les détails – déterminer qui dirigera la réunion, qui doit y assister, combien de temps elle doit durer, etc... A partir de là, vous pouvez affiner vos objectifs, rassembler toutes les données internes dont vous pourriez avoir besoin et inviter tous les experts externes qui, selon vous, devraient être présents.

2. Restreindre la portée

Règle numéro 2 : ne pas chercher à en faire trop. Aussi tentant qu’il puisse paraître de se fixer des objectifs ambitieux et de s’attaquer à des problèmes sans fin, moins c’est presque toujours plus.

Eparpillez-vous trop et vous risquez de ne rien gagner de tangible avec la réunion. Vous vous sentez peut-être satisfait de la longue liste de mesures d'action que vous avez dressées, mais vous n'avez pas de stratégie concrète pour réaliser quoi que ce soit.

Une meilleure approche consiste à restreindre la portée de la discussion et à la communiquer aux participants. Cela devrait conduire à un ensemble ciblé d’initiatives conçues pour résoudre un problème spécifique dans l’entreprise.

3. Fixez le budget

Un facteur qui aura un impact sur presque tous les aspects de votre réunion hors site est le montant que vous devez y consacrer. Après tout, le budget devra peut-être tout couvrir, du transport et de l'hébergement à la nourriture et au lieu lui-même (plus d'informations sur ces éléments à venir). Cela déterminera également combien de temps vous pouvez rester, où vous pouvez aller et combien de personnes peuvent confortablement y assister.

Il n’y a pas de bien ou de mal ici ; l'ampleur de votre budget dépendra du type et de la durée de la réunion que vous souhaitez organiser. Le plus important est d’en mettre en place une ! Ne le faites pas, et vous risquez de dépenser trop pour une réunion qui n’est pas à la hauteur de son potentiel.

4. N'oubliez pas les aspects pratiques

Après avoir examiné la composition de base de la réunion et les personnes qui y participeront, vous pouvez commencer à gérer les aspects pratiques. Cela inclut des choses comme :

• Réservation du lieu
• Organisation du transport et du stationnement
• Appel à des traiteurs ou gestion d'un fournisseur autre pour la nourriture/les boissons

En ce qui concerne le lieu, assurez-vous qu'il est a) suffisamment grand, b) accessible et c) capable de prendre en charge la technologie que vous utiliserez. Bien entendu, il devra également être disponible pendant toute la durée de la réunion. Et la nourriture ? Les quantités sont importantes, mais il est encore plus vital de prendre en compte les restrictions alimentaires des gens.

Encore une fois, n’attendez pas la dernière minute ! En réservant à l'avance, vous disposerez de l'espace et de la configuration idéaux pour votre hors site.

5. Définir l'ordre du jour

Organiser une réunion hors site sans ordre du jour, c'est comme tenter de rassembler des chats. C'est une recette pour la confusion, un respect du temps inefficace et, en fin de compte, un manque de résultats. Alors rendez-vous service et créez-en un le plus tôt possible ! Etablissez des objectifs pour chaque journée, définissez l'ordre des événements et fixez une limite de temps approximative pour chaque partie de la réunion.

Gardez à l’esprit que la structure est également essentielle. Vous aimerez peut-être l’idée de consacrer beaucoup de temps à des sujets et d’ouvrir la discussion. Hélas, cette approche fluide peut étouffer la créativité plutôt que de l’encourager.

Pour faire avancer la conversation, nous recommandons un ordre du jour avec des plages horaires désignées pour des sujets spécifiques ainsi que des objectifs pour chacun. Vous pouvez également avoir une ou deux questions clés à poser et dynamiser la discussion avec du matériel et/ou des activités pertinents.

6. Attribuez les rôles et envoyez l'ordre du jour

Avez-vous besoin de plus d’une personne pour gérer la réunion ? Si oui, qui fait quoi ? Et quand ? Il est logique d'attribuer ces rôles lors de la création de l'ordre du jour et (après avoir confirmé qu'ils sont heureux de le faire) d'inclure une note sur qui anime chaque section. Bien sûr, ce point est sans objet si vous ou quelqu’un d’autre dirigez seul toute la réunion.

Oh, and don’t forget to share the agenda with attendees! Do this about a week before the offsite meeting so people can familiarize themselves with the plan.
‍

Hébergement

D'accord, allons de l'avant et imaginons que la réunion approche à grands pas. Dans cette section, nous vous proposerons quelques conseils et idées sur la manière de le gérer efficacement.

1. Commencez par présenter l’objectif

Commencez chaque journée en rappelant aux participants les buts et objectifs de la réunion. Espérons que tout le monde aura lu l’ordre du jour et le connaîtra de toute façon. Mais il n’y a aucun mal à réitérer pourquoi vous êtes là et ce que vous essayez d’accomplir. Définir l'objectif de la réunion doit concentrer la conversation et vous amener vers les objectifs que vous vous êtes fixés.

De même, cela vaut la peine de remettre les gens à l'ordre du jour tout au long de la journée. Cela devrait vous éviter de trop sortir du sujet.

2. Encouragez l’interaction

Peu de choses dans la vie sont plus ennuyeuses que d’écouter quelqu’un parler pendant des heures. Vous éteignez, roulez des yeux et regardez l’horloge – en souhaitant que l’aiguille des minutes tourne un peu plus vite. Ainsi, la règle numéro un pour organiser votre réunion hors site est de garder les gens engagés. Ne vous contentez pas de leur parler. Parlez avec eux.

C'est une raison supplémentaire pour imaginer des questions et des activités pour chaque plage horaire à l'ordre du jour. Ils aident à stimuler la conversation, à encourager l’interaction et à éclairer la discussion. Faites tout ce que vous pouvez pour maintenir la concentration des participants et vous obtiendrez une réunion plus productive et plus significative.

3. Faites des pauses régulières

Se concentrer sur des sujets compliqués, trouver des idées et engager une conversation stimulante est fatiguant. Protégez les niveaux d’énergie des gens en planifiant des pauses régulières. S'arrêter pour prendre du thé, du café, de la nourriture et aller aux toilettes toutes les quelques heures devrait empêcher les gens de faiblir.

Top tip: Remember to be clear about the length of each break (you could even mark it on the agenda). Any confusion could lead to delays and setbacks that eat into the limited time available. 

4. Prenez le temps de créer des liens d’équipe

L’objectif principal de toute réunion hors site est la productivité. Pourtant, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas intégrer le team building dans l’expérience. Après tout, à quelle fréquence votre équipe se réunit-elle en dehors du bureau ?! Maintenant que vous êtes tous au même endroit, c'est une excellente occasion de faire connaissance.

Le team building n'a même pas besoin d'être intégré à l'ordre du jour en soi. Cela pourrait être aussi simple que de faire des pauses entre les séances suffisamment longues pour avoir une conversation significative. Vous pouvez également attribuer des sièges plutôt que de laisser chacun choisir. Cela garantirait que les gens se mêlent avec des collègues différents de ceux d’habitude.

5. Solliciter des commentaires

A la fin de votre réunion hors site, nous vous recommandons d’essayer de découvrir ce qui s’est bien passé et ce qui aurait pu être mieux. Vous pouvez demander directement aux participants, leur fournir des formulaires de commentaires anonymes pour qu'ils reviennent plus tard ou économiser du papier en utilisant l'un des nombreux sites Web d'enquêtes de commentaires.

Recherchez des commentaires sur tout ce qui semble pertinent. Par exemple, dans quelle mesure les participants ont-ils été globalement satisfaits de la réunion? Dans quelle mesure l’ont-ils trouvé productif? Ont-ils des idées sur la façon d’augmenter la productivité la prochaine fois? Se sont-ils amusés ? Qu’auraient-ils fait différemment, le cas échéant ? Quelles que soient les données que vous collectez, elles seront inestimables pour la prochaine réunion hors site que vous organiserez.
‍

Pourquoi les réunions hors site sont-elles importantes ?

Tout ce dont nous venons de parler vous semble-t-il trop de travail ? Eh bien, entendre parler des avantages que cela implique pourrait vous persuader de le faire quand même ! Faites-nous confiance, organiser une réunion hors site peut offrir de nombreux avantages convaincants. Voici quelques-unes des principales façons de gagner :

Ils changent l'espace libre

Avant tout, travailler ensemble dans un nouvel endroit place les gens dans un espace différent.

La rencontre semble significative. Le changement est rafraîchissant et la nouveauté est passionnante. Cela ne ressemble plus à du « travail ». En fin de compte, se rencontrer dans un endroit différent est propice à la créativité, aux niveaux d'engagement et à la clarté de pensée requis pour la ou les tâches à accomplir.

Ils stimulent la productivité et l’esprit d’équipe

L'avantage précédent a pour effet d'augmenter la productivité et l'engagement – un résultat positif renforcé par l'absence de distractions et d'interruptions auxquelles vous pourriez être confronté au bureau. La résolution de problèmes et le brainstorming deviennent plus faciles et l’équipe repart revigorée.

Les participants se retrouvent avec un nouveau sentiment d'utilité et d'unité – satisfaits de ce qu'ils ont accompli et unis dans ce pour quoi ils travaillent.

Ils offrent un changement par rapport à la normalité

Bien sûr, un autre avantage est la pause que chacun obtient dans sa routine habituelle. Dans une certaine mesure, les réunions hors site représentent du temps loin du stress quotidien du bureau ! Vous passez du temps avec des collègues, avez de nouvelles conversations et relevez différents défis.

De cette manière, les réunions hors site peuvent avoir un côté réparateur, à la fois pour les salariés individuels et pour l’entreprise dans son ensemble.
‍

Vous voulez de l’aide pour planifier votre réunion hors site ?

Les réunions hors site sont de puissants outils commerciaux pour voir grand, planifier l'avenir, stimuler la productivité et renforcer l'esprit d'équipe. Pourtant, on ne peut nier le temps, l’énergie et les ressources qu’il leur faut pour s’organiser !

Si c'est cela – ou la crainte de commettre des erreurs coûteuses – qui vous empêche d'en posséder une, alors Surf Office peut vous aider. En tant qu'experts en organisation de séminaires de travail, vous pourrez récolter les nombreux avantages d'une réunion hors site sans avoir à l'organiser ! Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus.