Les principes commerciaux du 21 ème siècle sont plus que jamais tournés vers l’avenir. Les entreprises ont donc les yeux rivés sur le futur, mais malgré tout le temps passé à réfléchir à l’avenir, nous négligeons parfois les leçons que nous pouvons tirer du passé.

Aujourd'hui, nous allons voir comment les réflexions peuvent changer la donne pour améliorer les performances de votre équipe. Les réflexions d'équipe se concentrent sur le ressenti de chacun et sont plus décontractées. Elles permettent de parler de tout, du projet dans son ensemble comme à la façon dont les membres de l'équipe communiquent entre eux, ce qui en fait un bon moment pour aborder toutes sortes de sujets afin d'aider l'équipe à être plus soudée et à mieux travailler ensemble.

D'un autre côté, les rétrospectives agiles, dont vous avez peut-être entendu parler, ont pour objectif d'observer le fonctionnement de l'équipe et de l'améliorer, en lien étroit avec ce qui se passe dans le sprint en cours. C'est une manière structurée de déterminer comment s'améliorer.

A quelle fréquence les réflexions d’équipe doivent-elles avoir lieu ?

Cela dépend de la portée, de la taille et de la rapidité de votre entreprise. Les entreprises les plus agiles les effectuent généralement toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Les entreprises plus rigides ciblent une fréquence de 2 à 6 mois.

Considérez les réflexions d'équipe comme une occasion pour vos collaborateurs de partager leurs réflexions ou préoccupations honnêtes et sincères sur un projet ou une tâche. Il est souvent plus facile de faire en sorte que vos collaborateurs s'expriment de manière ouverte en étant à l'aise. C'est pourquoi nous sommes là aujourd'hui pour vous aider à mettre en place une réflexion d'équipe parfaite, qui permet à vos équipes de développer leur plein potentiel.

10 exemples de questions qu'un manager peut poser à ses collaborateurs pour des réflexions d'équipe efficaces :

1. Quelles ont été les parties les plus difficiles de ce projet et comment les avons-nous gérées ?
2. Avons-nous communiqué efficacement tout au long du projet ou y a-t-il eu des contretemps ?
3. Avons-nous atteint nos objectifs ? Si non, qu'est-ce qui nous a empêchés d'y parvenir ?
4. Quels moments de travail en équipe ont été fructueux et où pourrions-nous nous améliorer ?
5. Comment avons-nous fait face aux défis et aux changements ? Qu'est-ce qui a fonctionné et qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ?
6. Est-ce que tout le monde s'est senti écouté et valorisé pendant le projet ? Comment pouvons-nous progresser sur l'inclusion ?
7. Y a-t-il des décisions que nous avons prises que nous devrions reconsidérer ?
8. Qu’avons-nous appris et comment pouvons-nous l’appliquer la prochaine fois ?
9. Cette séance de réflexion nous a-t-elle apporté des éclairages utiles ? Comment pouvons-nous améliorer les séances futures ?
10. Comment pouvons-nous nous assurer que nous mettrons en pratique nos apprentissages à l’avenir ?

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Maintenant que vous savez quelles questions aborder lors des réunions, voyons comment en organiser une.

Un guide étape par étape pour faciliter les réunions de réflexion en équipe

Avant la réunion de réflexion de l'équipe

Assurez-vous de bien préparer les réflexions de l'équipe. Ci-dessous, nous passons en revue certains des aspects clés de la préparation de la réunion :

1. Définir clairement les objectifs

La première étape pour mettre en place une réflexion d'équipe parfaite consiste à définir les objectifs et les buts de ces séances. A l'aide d'un carnet ou d'un document numérique, dressez une liste des résultats souhaités. Il peut s'agir d'atteindre un objectif trimestriel ou d'améliorer le bonheur du personnel dans le cadre d'enquêtes annuelles. Soyez précis.

Une fois que vous avez défini vos objectifs, ne les gardez pas sous clé. Partagez-les avec votre équipe dès le début de la phase de développement et n'ayez pas l'impression d'imposer des règles. Comprenez que vous encouragez vos collaborateurs à travailler vers des résultats mesurables et que vous fournissez des objectifs que vos équipes peuvent atteindre. C'est une excellente façon de commencer !

Meilleur conseil : restez simple et SMART !

Assurez-vous que vos objectifs soient SMART, c'est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et définis dans le temps. Cela vous permet de rester concentré sur les domaines d'activité les plus cruciaux. Un autre conseil lors de la rédaction de vos objectifs est d'utiliser les outils les plus simples comme un fichier .txt de bloc-notes. Cela vous évite de vous perdre dans le formatage, l'embellissement ou la décoration.

2. Fréquence de programmation

Une fois vos objectifs concrets définis et compris par vos équipes, vous devez maintenant réfléchir à la fréquence à laquelle ces séances de réflexion en équipe auront lieu. L'essentiel est d'adapter la fréquence à votre culture de travail.

Si votre entreprise est agile (c'est-à-dire qu'elle s'adapte régulièrement aux changements du marché et aux évolutions technologiques), cette flexibilité s'associe bien à des séances de réflexion plus fréquentes. En optant pour des séances bimensuelles ou mensuelles, vous vous assurez que les réflexions portent sur des changements significatifs, ce qui, naturellement, vous permettra d'en tirer plus de leçons.

Les styles agiles ont été développés en réponse aux styles de fonctionnement plus rigides des entreprises (également appelés en cascade). La méthode en cascade est une forme plus linéaire de gestion de projet, dans laquelle les équipes terminent chaque phase du projet avant de passer à la suivante. Ici, des séances de réflexion moins fréquentes sont nécessaires, allant de bi-annuelle à annuelle.

En fin de compte, la clé est de trouver un équilibre entre cohérence et flexibilité. Fixez des dates régulières pour les séances de réflexion, mais restez ouvert à la possibilité de les modifier en fonction des retours de vos équipes ou de l'évolution des besoins du projet. Cela demande un certain équilibre, mais les résultats sont payants.

3. Choisissez le bon format de réunion

Il est désormais temps de réfléchir au format de réunion idéal. Votre format de réunion traditionnel présente toujours les avantages de l'interaction en temps réel et des signaux non verbaux, mais est-il optimisé pour vos travailleurs à distance ou vos équipes hybrides ? Si ce n'est pas le cas, une réunion en distanciel pourrait être une bonne solution.

L’augmentation du télétravail et les horaires de travail flexibles signifient que les équipes peuvent être optimisées grâce à des systèmes de travail asynchrones. Toutes les séances de réflexion ne doivent pas nécessairement se dérouler en temps réel. Les formats asynchrones, tels que les documents partagés ou les forums de discussion, permettent aux membres de contribuer à leur propre rythme.

Certains membres de l'équipe peuvent se sentir plus à l'aise pour partager leurs réflexions en privé. Ici, des discussions plus approfondies peuvent avoir lieu et vos commentaires peuvent être plus personnalisés. Là encore, vous avez la possibilité d'opter pour un format en présentiel ou virtuel.

Conseil de pro : utilisez le stockage cloud

Tirez le meilleur parti du système de gestion des ressources numériques (DAM) de votre entreprise pour sauvegarder et stocker les résultats des réflexions de votre équipe. Vous créez ainsi un coffre-fort inestimable de documents, d'images et de ressources bien organisés dans un système cloud unique.

Lors de la réunion de réflexion de l'équipe

Voici quelques idées à garder à l’esprit pendant la réunion de réflexion de l’équipe :

4. Créez un environnement sûr

L'étape suivante s'appuie sur des techniques plus douces que les managers peuvent utiliser, et consiste à s'assurer que chaque membre ait le sentiment d'être dans un endroit où il peut parler ouvertement et sans jugement.

Tout d’abord, montrez l’exemple. Vos équipes s’inspireront de votre comportement, alors faites preuve d’ouverture et exprimez vous-même vos inquiétudes. Partagez vos expériences et soyez réceptif aux commentaires et aux points de vue divergents. Cela permet de donner le ton à un dialogue ouvert.

Un terme plus technique pour cela est la sécurité psychologique au travail, qui se définit comme « l'absence de crainte interpersonnelle ». Les salariés qui ont peur de partager leurs idées ne les partageront tout simplement pas, et au lieu de réflexions utiles, la « pensée de groupe » s'installe. Tirez le meilleur parti des entretiens individuels ou en équipe pour lutter contre la pensée de groupe et amplifier la productivité de chaque membre de l'équipe.

En créant un environnement sûr pour la réflexion en équipe, les gens ont le sentiment d'avoir le feu vert pour partager leur opinion sur le déroulement d'un projet. Cela permet de recueillir les informations dont vous avez besoin pour créer des équipes qui travaillent ensemble et pour les autres, et conduit à une croissance positive de l'équipe.

5. Encourager la participation

Après avoir créé un espace sûr et ouvert pour la libre expression, vous devez maintenant faire de votre mieux pour obtenir la participation essentielle des autres. En tant que manager, vous êtes susceptible de recevoir des points de vue divers, alors valorisez-les.

Soyez prêt à vous mettre en retrait et demandez aux chefs d'équipe de faire une présentation. En impliquant chaque membre, tout le monde est toujours au courant de ce qui se passe. Chaque fois qu'un nouveau point de l'ordre du jour est abordé, préparez des questions pour essayer d'évaluer leurs opinions et leurs réflexions. Dans un environnement virtuel, encouragez le partage d'écran avec les membres et disposez d'une série de questions et d'activités en mode numérique à intégrer dans les réflexions de l'équipe.

Conseil de pro : ne craignez pas les petits silences

Lorsqu'il s'agit d'encourager la participation des membres, les réunions peuvent parfois être un peu silencieuses. Cela peut être nouveau pour des salariéés issus d'horizons différents d'avoir plus de contrôle et d'ouverture pour partager leurs idées. C'est un conseil simple, mais qui est souvent négligé par les managers trop pressés d'arriver au résultat des réunions. Ne vous précipitez pas pour combler un vide silencieux avec des conclusions hâtives.

Après la réunion de réflexion de l'équipe

Ce n'est pas parce que la réunion est finie que vos efforts pour vous améliorer sont terminés ! Voici les domaines que vous devez prendre en compte une fois la réunion de réflexion d'équipe achevée :

6. Concentrez-vous sur les solutions

Au fur et à mesure que les pensées et les idées issues des réflexions de l’équipe arrivent, cette étape vise à appliquer ces idées à des solutions pratiques.

Imaginons un scénario à partir d'un point soulevé lors d'une séance de réflexion. Un membre de l'équipe a déclaré qu'il avait du mal à concilier sa charge de travail et sa vie personnelle. C'est le moment de vous assurer que vous entendez vraiment les pensées qui émergent lors d'une séance de réflexion.

Vous souhaitez rapidement savoir si d'autres membres partagent le même sentiment. Si tel est le cas, il devient primordial de montrer à vos collaborateurs que vous vous concentrez sur une solution. Dans ce cas, envisagez d'introduire une politique d'horaires de travail plus flexible. Un réflexe consistant à augmenter la taille de l'équipe peut être votre solution de prédilection, mais il est essentiel de se rappeler que souvent, l'ajout de membres supplémentaires aux équipes n'augmente pas le rendement du projet.

En montrant à vos collaborateurs que vous vous concentrez sur des solutions efficaces qui tiennent compte du bien-être et du rendement au travail, vous contribuez à créer des séances de réflexion plus ouvertes et plus honnêtes. Cette approche conduit à des équipes plus productives, le meilleur résultat qu'une véritable séance de réflexion d'équipe puisse avoir.

7. Documenter les leçons apprises

Prévoyez du temps pour documenter toutes ces précieuses informations lors des débriefings. Après avoir été si concentré sur l'application des solutions concernant les points soulevés dans les réflexions de votre équipe, c'est le moment idéal pour documenter et stocker ce qui a été appris.

Créez un document partagé dans lequel chacun est encouragé à exprimer ses réflexions sur la manière dont vos séances de réflexion ont été utiles. Un hub central le rend accessible à tous, y compris à vos collaborateurs à distance lorsqu'ils souhaitent se rafraîchir la mémoire.

Vous pouvez commencer par créer un document de type « histoire », avec les petites victoires et les difficultés. Il est prouvé que les histoires restent plus longtemps dans la mémoire des lecteurs et incluent des éléments visuels pour illustrer la façon dont chaque leçon a été assimilée. Une approche plus pragmatique permet de garder l'apprentissage vivant et dynamique pour tout le monde !

8. Evaluer et intégrer

Nous avons organisé une réflexion d'équipe soigneusement planifiée, recueilli des informations clés et défini notre voie d'amélioration. Il est désormais temps de nous assurer que la véritable valeur ne réside pas seulement dans la réflexion elle-même, mais dans ce qui vient ensuite. Nous devons intégrer tout cela dans la structure de la culture de travail et des opérations commerciales.

Utilisez les données. Trouvez-vous des tendances qui se dessinent ? Si c’est le cas, utilisez des mesures concrètes pour les tâches futures. Votre calendrier de réflexions d’équipe est en place, alors apportez-les aux réflexions de la semaine prochaine, du mois prochain ou du trimestre prochain. Ce processus continu de croissance et de développement de l’équipe célèbre les leçons apprises au cours du voyage, et non à destination.

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