Si vous dirigez une entreprise à distance ou distribuée , vous avez probablement pensé à organiser une retraite. Avec une dizaine de personnes dans votre équipe, cela semble probablement très faisable.

Mais qu’en est-il d’organiser un séminaire réunissant jusqu’à 100, 200 ou même 500 personnes ? Cela peut paraître effrayant, mais ce n'est pas impossible.

Chez Surf Office , nous avons organisé des retraites pour une douzaine à quelques centaines de personnes. Voici ce que nous avons appris de notre expérience dans l'organisation de retraites pour de grandes entreprises et comment vous pouvez le faire sans faire de la logistique un gâchis vivant, tout en créant un emploi du temps que votre équipe appréciera.

La durée idéale du séminaire

Si votre équipe est répartie dans le monde entier, vous avez besoin d’un séminaire plus long, car un jour ou deux ne suffiront pas. Nous avons vu des équipes plus grandes organiser des séminaires hors sites d'une durée de 3 à 5 jours, ce qui est la durée idéale si vous souhaitez un bon mélange de travail et de repos.

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Lundi : Arrivée et début de séminaire

La plupart des séminaires commencent un lundi, ce qui signifie que tout le monde devrait être arrivé et avoir pu s'installer dans son logement à ce moment-là. Pour les personnes qui doivent parcourir de longues distances, assurez-vous d'acheter les billets pour le dimanche afin qu'elles soient fraîches et reposées le lundi matin. Pour ceux dont les temps de trajet sont plus courts, les vols du lundi conviennent.

Sur ce point, ne comptez pas vraiment faire quoi que ce soit de productif lundi. Les gens arrivent à des heures différentes, ils sont fatigués et impatients de se rencontrer, vous devriez donc vraiment choisir le lundi comme jour pour vous installer.

Ils peuvent profiter de cette journée pour explorer la ville, travailler depuis l'hôtel, jouer à des jeux brise-glace pour connaître de nouveaux collègues , organiser de petites réunions ou tout ce qui leur plaît. Assurez-vous simplement qu'aucun travail n'est obligatoire le lundi. N’allez pas non plus à l’autre extrême et n’organisez pas une fête le jour où tout le monde arrive. Après tout, vous voulez que tout le monde soit frais pour la grande réunion du lendemain.

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Mardi : le départ officiel

Lorsqu'un grand groupe participe à une séminaire, il est généralement d'usage que le PDG de l'entreprise lance le séminaire avec un discours le deuxième jour après l'arrivée.

Lorsque EVBox a participé à sa retraite de 200 personnes à Madrid à la fin de l'année dernière, elle a officiellement débuté le deuxième jour avec une présentation de la vision de l'entreprise pour 2019.

Vous pouvez également prolonger le discours en une présentation plus longue sur les performances de l'entreprise. Peut-être ajouter quelques chiffres et statistiques, pour informer tous les membres de l'entreprise.

Vous pensez peut-être que c'est trop, mais pour quelqu'un qui arrive de l'autre bout du monde, il appréciera d'être informé des progrès de l'entreprise.

Terminez ensuite la journée par un dîner d'entreprise autour d'un vin dans un endroit agréable.

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Mercredi et jeudi : Travaillez, jouez, répétez

Le mercredi, vous devriez consacrer la journée à un travail productif. Pensez à organiser un hackathon ou une journée de l'innovation pour réfléchir à de nouvelles idées de produits ou pour travailler ensemble sur des solutions. (Continuez à faire défiler pour lire nos conseils sur les hackathons !)

Le jeudi matin, divisez-vous en petites équipes et demandez-leur de travailler sur des projets définis à l'avance. Utilisez ensuite l’après-midi pour une activité de création de liens d’équipe. Ne sous-estimez pas le pouvoir des liens d’équipe ! En accordant un peu de temps pour créer du lien entre coéquipiers, vous leur donnez la possibilité de baisser la garde et de véritablement se connecter les uns aux autres, ce qui est un moyen sûr defaire que les salariés soient plus contents et, par conséquent, de fidéliser les collaborateurs.

Certaines des activités préférées de nos clients sont la voile sur le fleuve à Lisbonne, la chasse au trésor à Barcelone ou l'apprentissage du surf dans le petit village d'Ericeira.

Cependant, avant de partir pour les activités d'équipe , c'est une bonne idée de faire un autre discours ou une annonce pour faire savoir à tout le monde ce qui a été accompli pendant la retraite.

Le jeudi est également un jour idéal pour une soirée si vous partez vendredi.

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Vendredi : Hasta luego !

Le vendredi, donnez à votre équipe le choix de faire le travail qu'ils n'ont pas pu faire ou de s'absenter du travail ou de faire d'autres activités car c'est le jour du départ. Ils apprécieront cela, surtout ceux qui ont un long vol devant eux. Après tout, vous voulez que votre équipe soit reposée, pleine d'énergie et inspirée une fois de retour chez elle.

Hackathons et journées d'innovation : travailler sur un seul objectif

Les grandes entreprises qui participent à des séminaires organisent souvent des hackathons pour proposer de nouvelles idées, créer de nouvelles fonctionnalités produits et permettre à tous les membres de l'entreprise de travailler ensemble sur un seul objectif. Pour ces réunions, nous recommandons de disposer d’une grande salle pour tous les participants.

En fonction de la taille du groupe, vous devez également disposer d'au moins deux salles de réunion plus petites pour les petits groupes afin que les équipes puissent se reposer et prendre du temps pour elles.

Récemment, l'équipe de Mattermost a organisé un hackathon de design lors d'un séminaire d'entreprise à Lisbonne. L’objectif était de donner à chacun la possibilité de se concentrer sur les produits et les projets qui le passionnaient.

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« C'était amusant de se réunir et de voir des gens enthousiastes à l'idée de travailler sur quelque chose qui leur tient vraiment à cœur ! C'était une expérience incroyable.

- Corey Hulen, CTO et co-fondateur de Mattermost

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Un autre conseil utile pour les hackathons et les journées d’innovation est d’organiser un service de restauration au lieu d’aller manger au restaurant. Cela vous fera gagner un temps considérable et simplifiera grandement votre logistique.

Autre chose qui peut paraître évidente mais qui mérite d'être mentionnée : vérifiez auprès de l'hôtel pour vous assurer qu'Internet fonctionne réellement. Vous le prenez probablement pour acquis, mais ce n’est pas le cas de nombreux directeurs d’hôtel. Dans le même temps, assurez-vous qu’il y a suffisamment de projecteurs dans les salles de réunion et qu’ils fonctionnent tous. Vous pouvez visiter l'hôtel à l'avance pour vérifier que tout fonctionne comme prévu.

Respectez l'horaire mais soyez flexible

Lorsqu’on organise un séminaire, il est important d’avoir un horaire et de s’y tenir. D'après notre propre expérience, avoir un emploi du temps lâche avec trop de flexibilité peut créer le désordre, avec chacun se déplaçant comme bon lui semble et au final, vous ne travaillerez pas ni ne passerez de temps ensemble.

Cependant, ne vous rendez pas fou – laissez du temps libre aux participants pour qu'ils puissent faire ce qu'ils veulent. Vous pouvez profiter des soirées pour organiser des dîners ou d'autres activités, mais c'est totalement facultatif. Votre équipe trouvera un moyen de s’organiser, et de toute façon, tout le monde n’a pas envie de socialiser le soir – certaines personnes veulent simplement faire une sieste ou appeler leur famille.

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Laissez Surf Office gérer la logistique

Si l'organisation d'une retraite peut être une expérience extrêmement enrichissante pour les grandes équipes, elle peut également s'avérer assez exigeante, longue et coûteuse lorsque vous n'êtes pas en contact avec les bons prestataires. Si vous pensez qu'il serait avantageux d'externaliser la logistique d'une retraite tout en passant du temps avec votre équipe dans un endroit magnifique, contactez l'équipe du Surf Office , nous veillerons à ce que vous soyez entre de bonnes mains.