PLANIFIER UN SEMINAIRE D'ÉQUIPE

Étape par étape : Planifier un séminaire d'équipe

Voici quelques étapes que nous avons élaborées à partir de notre expérience avec les équipes avec lesquelles nous avons eu le plaisir de travailler ici chez Surf Office.

1. Décidez combien de jours votre séminaire devrait durer.

Pour qu’un séminaire réussisse, il doit durer au moins 2 jours, car 1 journée doit être passée hors site. Le nombre idéal se situe généralement entre 3 et 5 jours, selon la taille de votre équipe répartie sur divers sites et si vous devez vous concentrer sur des tâches plus importantes. Parfois, nous avons même des équipes qui restent 2 à 3 semaines.

2. Fixez le budget du séminaire

Le budget du séminaire comprend les frais de transport, les frais d'hébergement, les repas et les activités d'équipe. Par exemple, Buffer fixe son budget pour le séminaire annuel à 5 000 € par personne et les mini-séminaire à 1400 € par personne. Vous pouvez en savoir plus sur la façon d'optimiser le budget de votre séminaire ici ou nous contacter pour plus d'aide et de conseils.

3. Choisissez la bonne destination

Choisir la bonne destination est la décision la plus importante que vous prenez lors du processus de planification d'un séminaire. Cela influence directement les coûts et la satisfaction des équipes lors du séminaire. Vous pourriez être attiré par des endroits plus abordables comme Prague ou Lisbonne. De nombreuses équipes préfèrent les endroits ensoleillés près de la plage, comme Ericeira ou Gran Canaria . D'autres équipes privilégient les activités ludiques dans des villes historiques (Barcelone, Madrid, Berlin ). Pour vous aider à prendre plus facilement votre décision, nous avons divisé les destinations en catégories. Notre outil appelé Location Finder peut vous aider à trouver la destination idéale pour votre prochain séminaire, si vous avez une équipe distribuée.

4. Sélectionnezle type de lieu pour votre séminairepour votre équipe

De nombreuses équipes mettent davantage l’accent sur le lieu du séminaire que sur sa destination. Imaginez que vous avez une équipe de 30 membres et que vous souhaitez que votre équipe soit toujours ensemble. Un excellent moyen d’y parvenir est de louer intégralement une villa de séminaire (ou un petit hôtel de charme). La villa qui convient au nombre exact de membres de votre équipe peut être difficile à trouver. Par conséquent, trouver la villa avec la bonne capacité compte plus que son emplacement – c'est moins important si la villa est située près de Barcelone, Valence ou Lisbonne.

5. Rédigez la structure de votre séminaire

Les meilleurs séminaires mixent travail et team building. Il doit y avoir un équilibre entre s’occuper des tâches professionnelles et s’amuser. Par exemple, les équipes de Lisbonne aiment commencer leur journée de travail depuis le bureau le matin. Ensuite, ils vont surfer après le déjeuner et terminent par un peu de travail supplémentaire l'après-midi – par exemple des séances de brainstorming ou des présentations, laissant la soirée pour davantage de liens autour de dîners/apéritifs.

6. Gardez à l’esprit tous les membres de l’équipe

En raison de la nature de leur travail, certains membres de votre équipe ne pourront pas être présents à chacun des moments. Ceux qui travaillent dans la vente ou le service client devront consacrer au moins un certain temps pendant le séminaire à leurs tâches quotidiennes. A moins que quelqu’un ne les remplace, à distance ou au siège de votre entreprise.

7. Planifiez l'objectif des séances de travail, des repas et des activités de team building

Envisagez-vous de résoudre certains problèmes de l’entreprise pendant votre séminaire ? Ou allez-vous innover grâce à un hackathon, un design sprint ou une feuille de route produit ? Les matinées sont idéales pour travailler, et croyez-nous, être hors site et en dehors de votre bureau peut certainement vous aider à vous concentrer. Il existe également des équipes qui choisissent de passer plus de temps à créer des liens qu’à travailler. Après tout, de quoi vos collègues se souviendront-ils le plus ? Des activités de team building ludiques bien sûr. PS : N'oubliez pas les préférences culinaires de vos équipes et les restrictions alimentaires lors de la planification des repas d'équipe !

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Types de séminaires d'équipe

Organiser un séminaire, c'est sortir ensemble du site et trouver un équilibre entre travail et plaisir. Selon l'importance de l'un ou l'autre de ces deux éléments est le plus important, l'équilibre de chaque entreprise peut être légèrement différent. Nous distinguons ci-dessous 5 types de séminaires d'équipe.

Le premier type est un séminaire de travail, une réunion d’équipe où la priorité est le travail et où les activités d’équipe sont un plus. Le deuxième type est un séminaire de team building, où l'accent est mis sur les liens avec les collègues à un niveau personnel. Enfin, nous répartissons les séminaires en équipe selon les participants. Il existe des séminaires de management, des séminaires de startup et des séminaires d'équipe à distance et chacun d'entre eux est lié à des exigences différentes.

Choisir les activités de l'équipe

Que souhaitez-vous réaliser avec votre équipe ? Vous souhaitez améliorer les performances de l’équipe ? Résoudre les problèmes interpersonnels au sein du groupe ? Ou simplement vous amuser et créer des liens avec votre équipe après un travail acharné ? Il existe différents types d’activités de team building. Vous pouvez choisir entre des activités de communication, de résolution de problèmes, d’adaptabilité ou des activités axées sur l’établissement de la confiance.

Découvrez certaines des activités d’équipe que nous proposons en visitant les liens ci-dessous.