I principi aziendali del XXI secolo sono più che mai focalizzati sul futuro. Ciò mantiene gli occhi delle aziende rivolti verso il futuro, ma per tutto il tempo trascorso a pensare al movimento in avanti, a volte trascuriamo le lezioni che si possono imparare dal passato.

Oggi guarderemo come le riflessioni possono essere un elemento di svolta per potenziare le prestazioni del tuo team. Le riflessioni in team si concentrano su come si sentono tutti e hanno dei toni più rilassati. Danno spazio per parlare di qualsiasi cosa, dal progetto in generale a come il team parla tra di sé, rendendolo un buon momento per affrontare ogni genere di cose per aiutare il team a legare e lavorare meglio insieme.

D'altro canto, le retrospettive agili, di cui potresti aver sentito parlare, riguardano tutte l'osservazione del modo in cui lavora il team e il suo miglioramento, strettamente legato a ciò che sta accadendo nello sprint corrente. È un modo strutturato per capire come migliorare.

Con quale frequenza dovrebbero svolgersi le riflessioni di gruppo?

Beh, può dipendere dall'ambito, dalle dimensioni e dalla velocità della tua azienda. Le aziende più agili solitamente le tengono settimanalmente o ogni quindici giorni. Le aziende più rigide puntano a ogni 2-6 mesi.

Pensa alle riflessioni in team come a un'opportunità per il personale di condividere i propri pensieri o preoccupazioni in maniera sincera e genuina su un progetto o un compito. Far parlare il tuo personale in maniera aperta e a proprio agio è spesso più facile a dirsi che a farsi. Ecco perché siamo qui oggi, per aiutarti a impostare un'impeccabile riflessione in team, che garantisca al tuoi team di crescere al massimo del loro potenziale.

10 domande di esempio che un manager può porre al proprio staff per riflessioni in team efficaci:

1. Quali sono stati gli aspetti più difficili di questo progetto e come li abbiamo gestiti?
2. Abbiamo comunicato in modo efficace durante tutto il progetto o ci sono stati degli intoppi?
3. Abbiamo raggiunto i nostri obiettivi? Se non lo abbiamo fatto, cosa ci ha trattenuto?
4. Quali momenti di lavoro di squadra si sono distinti come positivi e dove potremmo migliorare?
5. Come abbiamo affrontato le sfide o i cambiamenti? Cosa ha funzionato e cosa no?
6. Tutti si sono sentiti ascoltati e valorizzati durante il progetto? Come possiamo migliorare l'inclusività?
7. Ci sono decisioni che abbiamo preso e che dovremmo riconsiderare?
8. Cosa abbiamo imparato e come possiamo applicarlo la prossima volta?
9. Questa sessione di riflessione ci ha fornito spunti utili? Come possiamo migliorare le sessioni future?
10. Come possiamo assicurarci di mettere in pratica quanto abbiamo imparato in futuro?

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Ora che sai quali domande porre durante le riunioni, vediamo come gestirne una.

Una guida passo passo per facilitare le riunioni di riflessione di gruppo

Prima della riunione di riflessione del team

Assicuratevi di prepararvi correttamente per le riflessioni del team. Di seguito, esaminiamo alcuni degli aspetti chiave della preparazione per la riunione:

1. Definire chiaramente gli obiettivi

Il primo passo per impostare una perfetta riflessione in team è definire gli obiettivi e le finalità di queste sessioni. Utilizzando un quaderno o un documento digitale, fai un elenco di risultati desiderabili. Forse è raggiungere quell'obiettivo trimestrale o migliorare la felicità del personale nei sondaggi annuali. Sii specifico.

Una volta che hai fissato i tuoi obiettivi, non tenerli segreti. Condividili con il tuo team nella fase iniziale di sviluppo e non sentirti come se stessi dettando delle leggi. Comprendi che stai incoraggiando la tua forza lavoro a lavorare verso risultati misurabili e stai dando dei traguardi a cui i tuoi team possono puntare. È un ottimo modo per iniziare!

Consiglio: semplificatevi le cose e rendetele SMART!

Assicurati che i tuoi obiettivi siano SMART, ovvero Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Temporizzati. Questo ti assicura di rimanere concentrato sui settori aziendali più cruciali. Un altro consiglio quando abbozzi i tuoi obiettivi è di usare gli strumenti più semplici come un file .txt del blocco note. Questo ti impedisce di perderti nella formattazione, nell'abbellimento o nella decorazione.

2. Frequenza della pianificazione

Con i tuoi obiettivi attuabili stabiliti e compresi dai tuoi team, ora devi pensare a quanto spesso si svolgeranno queste sessioni di riflessione in team. La chiave qui è adattare la frequenza alla tua cultura lavorativa.

Se la tua azienda è agile (il che significa che si adatta frequentemente e regolarmente ai cambiamenti del mercato e agli sviluppi tecnologici), allora questa flessibilità si sposa bene con sessioni di riflessione più frequenti. Puntare a una cadenza su ogni due settimane o mensile assicura che le riflessioni consistano in cambiamenti significativi, quindi, naturalmente, ci sono più lezioni su cui riflettere.

Gli stili Agile sono stati sviluppati come risposta a stili più rigidi di operazioni aziendali (chiamati anche waterfall ). Waterfall è una forma più lineare di project management, in cui i team completano ogni fase del progetto prima di passare a quella successiva. Qui, sono necessarie sessioni di riflessione meno frequenti, che vanno da cadenze semestrali a una volta all'anno.

In definitiva, la chiave è trovare un equilibrio tra coerenza e flessibilità. Stabilisci date regolari per le sessioni di riflessione, ma rimani aperto a modificarle in base al feedback dei tuoi team o alle esigenze di progetto in evoluzione. Richiede equilibrio, ma i risultati pagano.

3. Scegli il formato di riunione giusto

Ora è il momento di pensare davvero al formato perfetto per il meeting. Il formato tradizionale della riunione ha ancora i vantaggi dell'interazione in tempo reale e dei segnali non verbali, ma è ottimizzato per i tuoi lavoratori da remoto o team ibridi? In caso contrario, una riunione virtuale potrebbe essere la strada giusta.

L'aumento del lavoro da remoto e degli orari di lavoro flessibili significa che i team possono essere effettivamente ottimizzati con sistemi di lavoro asincroni. Non tutte le sessioni di riflessione devono svolgersi in tempo reale. I formati asincroni, come documenti condivisi o bacheche di discussione, consentono ai membri di contribuire al proprio ritmo.

Alcuni membri del team potrebbero sentirsi più a loro agio a condividere i propri pensieri in privato. Qui, si possono tenere discussioni più approfondite e il tuo feedback può essere più personalizzato, e ancora una volta hai la possibilità di scegliere un formato di persona o virtuale.

Suggerimento: utilizzare l'archiviazione cloud

Sfrutta al massimo la gestione delle risorse digitali (DAM) della tua azienda per salvare e archiviare l'output delle riflessioni del team. Ciò crea un prezioso archivio di documenti, immagini e risorse ben organizzati in un elegante sistema basato su cloud.

Durante il meeting di riflessione in team

Ecco alcuni spunti da tenere a mente durante la riunione di riflessione in team:

4. Creare un ambiente sicuro

La fase successiva si basa su tecniche più soft che i manager possono utilizzare e significa assicurarsi che ogni membro si senta in un posto in cui può parlare apertamente e senza esprimere giudizi.

Innanzitutto, guida con un esempio. I tuoi team prenderanno spunto dal tuo comportamento, quindi mostra un po' di apertura ed esprimi tu stesso le tue preoccupazioni. Condividi le tue esperienze e sii ricettivo al feedback e ai diversi punti di vista. Questo aiuta a impostare il tono per un dialogo aperto.

Un termine più tecnico per questo è sicurezza psicologica sul posto di lavoro , che è definita come "assenza di paura interpersonale". Il personale che ha paura di condividere semplicemente le proprie idee non le condividerà e, invece di riflessioni preziose, si insedia il "pensiero di gruppo". Sfrutta al meglio i check-in individuali o di gruppo per combattere il pensiero di gruppo e amplificare la produttività di ogni membro del team.

By creating a safe environment for team reflections people feel like they have the green light to share how they think a project went. This leads to collecting the information you need to create teams that work with, and for, each other, and leads to positive team growth. 

5. Incoraggiare la partecipazione

Partendo dalla creazione di un'arena sicura e aperta per la libera espressione, ora dovresti fare del tuo meglio per ottenere una cruciale partecipazione da parte degli altri. Come manager, è probabile che tu riceva prospettive diverse, quindi dalle il benvenuto.

Siate disposti a fare un passo indietro e a chiedere ai team leader di presentare. Coinvolgere ogni membro mantiene tutti sempre informati su cosa sta succedendo. Ogni volta che viene trattato un nuovo punto all'ordine del giorno, preparate delle domande per cercare di valutare le loro opinioni e i loro pensieri. In un ambiente virtuale, incoraggiate la condivisione dello schermo con i membri e tenete un'archivio digitale di domande e attività da inserire nelle riflessioni del team.

Consiglio: non temere i piccoli silenzi

Quando si incoraggia la partecipazione dei membri, le riunioni possono a volte diventare un po' silenziose. Potrebbe essere una novità per i dipendenti con background diversi avere più controllo e apertura nel condividere i propri pensieri. Questo è un semplice suggerimento, ma viene spesso trascurato dai manager troppo ansiosi di arrivare al risultato delle riunioni. Non affrettarti a riempire un vuoto silenzioso con conclusioni affrettate.

Dopo il meeting di riflessione in team

Il fatto che la riunione sia finita non significa che i tuoi sforzi per migliorare siano finiti! Ecco alcune aree che devi considerare dopo la fine del meeting di riflessione in team:

6. Concentrarsi sulle soluzioni

Man mano che i pensieri e le idee emergono dalle riflessioni in team, questa fase mira ad applicare tali idee a soluzioni pratiche.

Creiamo uno scenario di un punto sollevato durante una sessione di riflessione. Un membro del team ha detto di sentirsi in difficoltà nel bilanciare il carico di lavoro e la vita personale. Questo è il momento di assicurarti di ascoltare veramente i pensieri che emergono in una sessione di riflessione.

Vuoi scoprire rapidamente se un altro membro ha la stessa sensazione. Se è così, diventa fondamentale mostrare al tuo staff che sei concentrato su una soluzione. In questo scenario, prendi in considerazione l'introduzione di una politica di orario di lavoro più flessibile. Una risposta di riflesso con un diretto aumento delle dimensioni del team potrebbe essere la tua soluzione, ma è fondamentale ricordare che spesso aggiungere più membri ai team non ha dimostrato di aumentare l'output del progetto.

Mostrando al personale che sei concentrato su soluzioni efficaci che considerano il benessere e la produttività, stai aiutando a creare sessioni di riflessione più aperte e oneste. Questo approccio porta a team più produttivi , il risultato più grande che una vera sessione di riflessione di team possa avere.

7. Documentare le lezioni apprese

Prendetevi del tempo per documentare tutte queste preziose informazioni nei debriefing. Dopo esservi concentrati così tanto sull'applicazione delle soluzioni ai punti sollevati nelle riflessioni del vostro team, è il momento ideale per documentare e archiviare ciò che è stato imparato.

Crea un documento condiviso in cui tutti sono incoraggiati a esprimere le proprie idee su come le tue sessioni di riflessione ti hanno aiutato. Un hub centrale lo mantiene accessibile a tutti, compresi i tuoi lavoratori da remoto, ogni volta che desiderano un ripasso.

Potresti iniziare creando un documento in stile storytime, completo di piccole vittorie e difficoltà. È dimostrato che le storie rimangono più impresse nei lettori e includono elementi visivi per illustrare come è stata recepita ogni lezione. Un approccio più concreto mantiene l'apprendimento vivo e vegeto per tutti!

8. Valutare e includere

Abbiamo impostato una riflessione in team attentamente pianificata, raccolto informazioni chiave e tracciato il nostro percorso per il miglioramento. Ora è il momento di assicurarci che il vero valore non risieda solo nella riflessione in sé, ma in ciò che verrà dopo. Dobbiamo incorporare tutto nel tessuto della cultura del lavoro e delle operazioni aziendali.

Utilizza i dati. Hai notato degli schemi emergenti? In tal caso, usa dei passaggi attuabili per le attività future. Il tuo programma di riflessioni in team è attivo e funzionante, quindi portalo alle riflessioni della prossima settimana, mese o trimestre. Questo processo continuo di crescita e sviluppo di squadra celebra le lezioni apprese durante il viaggio, non a destinazione.

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