Alcuni li chiamano “town halls meeting”. Altri dicono “meeting con tutto il personale”. Ma, quando si tratta di un incontro collettivo, tutti discutono della stessa cosa: un incontro cruciale a livello aziendale in cui dipendenti, leader e stakeholder condividono aggiornamenti aziendali, celebrano traguardi importanti e discutono questioni organizzative fondamentali.

Il nostro post precedente su questo argomento descriveva dettagliatamente come tenerne uno. Oggi esamineremo più da vicino la creazione dell'agenda della riunione collettiva. Come un GPS che ti dice dove girare, impostarlo in anticipo dovrebbe garantire che la sessione si svolga senza intoppi, si occupa di ogni aspetto senza superare il limite e mantenga i partecipanti coinvolti dall'inizio alla fine. Sembra una buona idea? Continua a leggere per scoprire il modello di un programma efficace.
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Esempio di ordine del giorno della riunione collettiva

Ecco una potenziale struttura per la tua prossima riunione collettiva, compreso il tempo che ti suggeriamo di dedicare a ciascun elemento. Sentiti libero di utilizzare l'agenda di esempio così com'è o di modificarla in base alle esigenze della tua azienda. Se stai cercando ulteriori idee per argomenti pratici, non perdere la sezione finale di questo post...

1. Check-in/accoglienza iniziale (5 minuti)
2. Attività o gioco rompighiaccio (10 minuti)
3. Annunci, traguardi e celebrazioni (10 minuti)
4. Aggiornamenti aziendali e argomenti a livello di organizzazione (20 minuti)
5. Sessione speciale (15 minuti)
6. Domande e risposte (10 minuti)
7. Check-out (5 minuti)

• ‍ Durata totale: ~75 minuti
• ‍ Frequenza: mensile
• ‍ Luogo: in ufficio o virtualmente, più una riunione fuori sede una volta all'anno (suggerimento: possiamo aiutarti in questo!)
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Ripartizione dell'ordine del giorno delle riunioni di tutto il personale

Ora che ne abbiamo visti gli elementi costitutivi, diamo un'occhiata a ciascun elemento dell'ordine del giorno della nostra proposta di riunione collettiva in modo più dettagliato:
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1. Check-in/accoglienza iniziale (5 minuti)

Che tu ti incontri di persona o online, un punto logico per iniziare un incontro collettivo è dare il benvenuto a tutti e ringraziarli per essere venuti. Potresti anche segnalare eventuali assenze importanti, scorrere rapidamente l'ordine del giorno e/o indicare cosa speri di ottenere durante la sessione.

Alcune aziende a questo punto svolgono anche un'attività interattiva molto breve, come un sondaggio. Mentre aspetti che le persone arrivino/si riuniscano, ad esempio, potresti chiedere a chi è già presente di rispondere a una domanda sull'azienda o sul suo ruolo (ad esempio "Descrivi la cultura aziendale in una parola" o "Qual è una cosa che ti piace del tuo lavoro?" ?”). Chiunque conduca la sessione può commentare le risposte, ridere insieme a eventuali risposte divertenti e chiedere ai volontari di esprimere la propria opinione su ciò che è stato detto.

In definitiva, questo è un modo divertente per passare quelli che altrimenti potrebbero essere alcuni minuti imbarazzanti in attesa dei ritardatari. Inoltre, solleva l'umore, incoraggia il coinvolgimento, aiuta i partecipanti a rilassarsi e mette le persone a proprio agio nel parlare di fronte al gruppo.
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2. Attività o giochi rompighiaccio (10 minuti)

Ok, ora sono tutti presenti e tu hai dato loro il benvenuto alla riunione. Che tu abbia incluso o meno una breve attività nell'introduzione, ti consigliamo di passare a un gioco rompighiaccio.

I vantaggi di questo assomigliano a quelli di cui abbiamo discusso riguardo al sondaggio. Divertenti rompighiaccio mettono le persone di buon umore, il che dà il tono al resto della sessione. Aiutano tutti a rilassarsi e quindi facilitano anche la partecipazione. E promuovono un senso di unione che è vitale nelle riunioni collettive.

Abbiamo un intero articolo dedicato alle attività rompighiaccio, che consigliamo di consultare. Nel frattempo eccone alcuni facili e veloci da provare:

• Emoji Quiz: energizzante e creativo, questo gioco consiste nel mostrare al gruppo un elenco di film famosi che hai scritto sotto forma di emoji (ad esempio il simbolo dell'oceano, uno squalo e un teschio potrebbero essere Lo Squalo). Il loro compito è indovinarli tutti!
• Indovina la foto d'infanzia: per svolgere questa divertente e amabile attività, raccogli le foto d'infanzia dei membri del team prima della sessione e poi chiedi al gruppo di indovinare chi c'è in ciascuna immagine. Avere un proiettore aiuta in questo caso.
• Tieni su i palloncini: questo rompighiaccio è semplice ma offre un divertimento senza fine. Tutto quello che devi fare è riempire la stanza di palloncini e chiedere al team di fare tutto il necessario per impedire loro di colpire il pavimento! Aggiungi un elemento competitivo dividendoti in gruppi e assegnando a ciascuno i propri palloncini colorati per tenerli lontani da terra.
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3. Annunci, tappe fondamentali e celebrazioni (10 minuti)

Le riunioni collettive sono l'occasione perfetta per celebrare le vittorie del team, condividere i risultati individuali in ambito pubblico e parlare di occasioni speciali, come i recenti compleanni o anniversari all'interno dell'azienda.

Dopo aver alzato i livelli di energia con un rompighiaccio, puoi mantenere le buone vibrazioni dedicando circa 10 minuti a questa notizia positiva.

Forse un cliente ha fornito al team un feedback straordinario, oppure hai acquisito un nuovo grande cliente o la nuova assunta ha venduto il suo primo widget. Forse tutti hanno raggiunto i propri obiettivi questo mese o hanno fatto notevoli progressi nel progetto su cui stavano lavorando. In ogni caso, questa parte dell’ordine del giorno della riunione collettiva solleverà sicuramente il morale.

Oh, e se hai assunto nuovi dipendenti dopo l'ultima riunione collettiva, ora è il momento ideale per presentarli adeguatamente ad altre persone/team dell'azienda.
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4. Aggiornamenti aziendali e argomenti a livello di organizzazione (20 minuti)

Passiamo alle questioni ufficiali! È giunto il momento che il CEO parli dei parametri chiave del mese precedente e di come l'azienda sta progredendo verso i suoi obiettivi più ampi. I leader funzionali dovrebbero aggiornare il gruppo anche sui singoli progetti, condividendo notizie chiave, risultati degni di nota e così via.

Naturalmente, non tutti questi aggiornamenti saranno positivi. Questa fase del lavoro collettivo è anche quella in cui menzionerai eventuali problemi o battute d'arresto di cui il tuo team dovrebbe essere a conoscenza, oltre a ciò che è stato (o è stato) fatto per risolverli.

Non dimenticare di ricordare a tutti anche qui la visione più ampia dell'azienda. Lo scopo? Per aiutarli a capire ciò per cui stanno lavorando così duramente! Ripetendo regolarmente questa visione, si dovrebbe permeare le loro giornate con uno scopo maggiore, aiutandoli a rimanere impegnati nell’azienda e nelle sue aspirazioni.

Per inciso, questa parte della sessione è quella in cui è più probabile che i partecipanti perdano la concentrazione! Quindi assicurati di mantenere le cose il più concise, coinvolgenti e interattive, ove possibile. Ad esempio, potresti chiedere un feedback immediato dopo ogni presentazione o accogliere domande rapide.
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5. Sessione speciale (15 minuti)

Alcune aziende dedicano il quinto segmento delle riunioni collettive alle cosiddette “sessioni speciali”. Sta a te decidere cosa comporta, ma l'idea è fare qualcosa di diverso (cioè speciale) che avvantaggi il team.

Ad esempio, potresti invitare un relatore ospite in ufficio, svolgere un'attività di team building o svolgere un'attività da "eroe silenzioso".

Quest'ultimo è dove chiedi all'intero team di nominare colleghi che ritengono meritino un riconoscimento. Potrebbero alzare la mano per dire il nome della persona e il motivo per cui la stanno nominando o inviare le loro scelte/ragioni tramite un canale Slack designato da cui poi il CEO legge il tutto. Se ti riunisci virtualmente, puoi effettuare candidature nella casella di chat.

Come puoi immaginare, cose come queste a) aumentano il morale e b) rendono le tue riunioni a tutti gli effetti eventi da non perdere. Se stai cercando altri modi per riempire questi 15 minuti, consulta la nostra prossima sezione intitolata "ulteriori idee per riunioni collettive".
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6. Domande e risposte (10 minuti)

Ora che hai trattato tutti i punti principali, considera di dare la parola alle domande. Qualcuno ha una domanda per il CEO o il team esecutivo? Hanno preoccupazioni che vogliono esprimere? Oppure vorrebbero chiarezza su tutto ciò che è stato discusso? Se è così, ora è il momento di chiedere.

Tuttavia, esistono alcuni modi per eseguire queste domande e risposte.

Il primo è rispondere alle domande sul posto e fare del tuo meglio per rispondere a braccio. Tuttavia, questa può essere una prospettiva scoraggiante e non è priva di rischi. Ad esempio, potresti non conoscere la risposta ma tentarne comunque una, evitando inavvertitamente la domanda o, nel peggiore dei casi, addirittura mentendo.

Purtroppo, questo invia il messaggio sbagliato al team e può scoraggiare la partecipazione. Ecco perché molte aziende rispondono invece alle domande prima della sessione .

Una terza opzione è quella di combinare entrambe le cose: accettarne alcune in anticipo e altre sul posto. Ci piace questo approccio perché garantisce che ci saranno domande e consente alle persone di fare domande su tutto ciò che viene in mente durante la riunione.

Se non sai qualcosa, non preoccuparti. Ammetti che è così e impegnati a fornirgli la risposta in seguito! Oh, e prova a rispondere a ogni domanda che ricevi. Se il tempo scade, affrontali successivamente via e-mail o in un rapido rapporto individuale.
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7. Check-out (5 minuti)

Una volta terminate le domande e risposte, tutto ciò che resta da fare è ringraziare le persone per essere venute ed esprimere la propria gratitudine per il loro duro lavoro continuo. Sentiti libero di riassumere la sessione fornendo anche alcuni suggerimenti chiave o di offrire alcune parole stimolanti da riportare in ufficio.

Tuttavia, prima che se ne vadano, potresti anche chiedere il loro feedback sull'incontro. Utilizza un modulo cartaceo anonimo o un sondaggio online per vedere cosa pensano. Cosa hanno apprezzato i partecipanti e cosa, se non altro, avrebbe potuto essere migliore? C'è qualcosa che vogliono di più/di meno nelle sessioni future? Cosa avrebbero fatto di diverso?

Prendilo in considerazione e questo feedback ti aiuterà a perfezionare le future riunioni collettive per garantire che i partecipanti ottengano il massimo valore possibile.
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Ulteriori idee per riunioni collettive

Ovunque lo facciate, l'ordine del giorno di esempio dovrebbe fornire una struttura efficace per la prossima riunione di tutto lo staff. Tuttavia, ci sono molti altri componenti che potresti scegliere di includere! In questa sezione finale, riveleremo una selezione di argomenti e idee alternativi da considerare:
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1. Invita un relatore ospite

Invitare un relatore ospite a condurre una sezione di una riunione collettiva presenta numerosi vantaggi. Dà una pausa al team di gestione. Previene la monotonia che può derivare dalle riunioni di routine. E, cosa più importante, offre ai dipendenti nuove prospettive e conoscenze! Di conseguenza, il coinvolgimento dovrebbe aumentare.

Per quanto riguarda i relatori, pensa a invitare persone provenienti da una vasta gamma di background. Un mese potresti chiedere al fondatore dell'azienda di parlare della sua visione originale del business. Il prossimo potrebbe essere un atleta di resistenza d'élite che discute del valore della perseveranza. E dopo, potresti avere uno psicologo che condivide strategie comprovate di gestione dello stress.

Ricorda, l'argomento non deve essere legato al lavoro! Tutto quello che stai cercando è qualcuno che possa aggiungere valore discutendo gli argomenti che desideri trattare durante la riunione.
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2. Fai un mini hackathon

Gli hackathon sono eventi in cui le persone lavorano insieme intensamente per risolvere un problema specifico o progettare un nuovo prodotto. Di solito durano tra le 24 e le 48 ore, ma non esistono regole ferree.

Se c'è abbastanza tempo, potresti organizzare un hackathon per un'ora o due durante la riunione generale fuori sede durante il ritiro aziendale annuale. Oppure perché non provare un hackathon ridotto di 15 minuti nel tuo hackathon mensile? Invece di provare a costruire/risolvere qualcosa di troppo complicato, potresti impostare questo limite di tempo rigoroso e sfidare i team a:

• Brainstorming di nuovi slogan per l'azienda
• Progetta un nuovo logo
• Crea uno script per le future chiamate di vendita
• Trova un'idea per un nuovo prodotto
• Pensa a come rilassarti in squadra dopo il lavoro
• Organizza un evento speciale

Chiederesti quindi a ciascun team/individuo di fornire rapide presentazioni di ciò che hanno ottenuto. Affidati a noi, rimarrai piacevolmente sorpreso dai risultati che potrai ottenere collaborando in modo così breve e concentrato!
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3. Organizza un lunch and learn

Le sessioni di lunch and learn sono presentazioni o workshop tenuti durante l'ora di pranzo per istruire/migliorare le competenze dei dipendenti su un particolare argomento. L'idea è quella di allontanarsi dalla scrivania per un'ora, riunirsi in squadra e pranzare imparando qualcosa di divertente e interessante.

La partecipazione è solitamente facoltativa, ma nulla ti impedisce di trasformare la tua riunione collettiva in un lunch and learn! In effetti, potrebbe essere un'opzione perfetta se pensi che tutti trarranno vantaggio dall'apprendimento.
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4. Chiedi le referenze ai dipendenti

Un'altra opzione per il tuo incontro collettivo è quella di evidenziare eventuali opportunità di lavoro in azienda e chiedere ai tuoi attuali dipendenti di indirizzare chiunque ritengano adatto al/i ruolo/i.

Questo tipo di marketing è un modo semplice, efficiente ed economico per trovare candidati di alta qualità. Assicurati solo di descrivere accuratamente la posizione e le competenze/qualifiche che stai cercando, nonché cosa comporterà il processo di candidatura, inclusa la tempistica di assunzione.

Per raccogliere le informazioni necessarie, è possibile distribuire moduli affinché le persone possano tornare con i dettagli di contatto dei loro potenziali candidati o impostare un indirizzo e-mail designato per ricevere referenze. Allo stesso modo, valuta la possibilità di addolcire l'accordo per i tuoi dipendenti offrendo premi, come bonus in denaro o biglietti per eventi.
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5. Trasforma le presentazioni in un gioco

Un modo per rendere più coinvolgente la parte ufficiale e legata al business della riunione collettiva è trasformarla in un gioco. Ad esempio, mentre analizzi i numeri del mese scorso, potresti prendere determinati parametri (ad esempio numero di vendite, numero di nuovi clienti, entrate totali, turnover dei clienti e così via) e chiedere al tuo team di indovinare i risultati prima di rivelarglieli.

Potresti anche creare una presentazione in cui ciascuna diapositiva contiene una statistica particolare. Dovresti quindi porre una serie di domande (ad esempio "quante entrate abbiamo realizzato questo mese?"), far indovinare le persone e poi diffondere le risposte reali; chi ci è andato più vicino vince un premio!
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6. Il dipartimento mostra e racconta

I dipendenti di grandi organizzazioni non sempre sanno o apprezzano ciò che fanno gli altri reparti dell'azienda. Sanno di esistere, ma i loro reali ruoli e responsabilità rimangono un mistero. A meno che tu non faccia qualcosa come un mostra e racconta del dipartimento alla prossima riunione aziendale...

Questa attività implica mettere sotto i riflettori ciascun dipartimento. Introduci i diversi team e dipendenti (o lasci che lo facciano da soli) a tutti gli altri presenti nella stanza, spieghi il loro lavoro e dai agli altri la possibilità di porre domande.

Sei a corto di tempo? Prendi in considerazione la possibilità di includere un dipartimento diverso nella "Sessione speciale" di 15 minuti di ogni riunione collettiva. In alternativa, potresti trascorrere un'intera riunione passando in rassegna ogni reparto dell'azienda.
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Assumi Surf Office per organizzare la tua riunione collettiva fuori sede

Le riunioni collettive possono contribuire a promuovere una forte cultura aziendale, dare voce ai dipendenti e celebrare i risultati sia del team che dei singoli individui. Se vuoi che forniscano tali ricompense e che procedano senza intoppi dall'inizio alla fine, però, è fondamentale creare un programma di riunione colletiva prima del grande giorno.

Ci auguriamo che gli approfondimenti contenuti in questo articolo ti aiutino a fare esattamente questo. Tieni a mente la struttura, gli argomenti e le idee per la riunione e dovresti essere un passo avanti verso una sessione di successo a livello aziendale. Speri di organizzarne una fuori sede?

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