“Gli Hotel buyouts sono il Santo Graal degli eventi aziendali.”
— Simon Einstein, esperto di buyout di Surf Office Hotel
L'hotel buyout sono diventati popolari per la prima volta negli Stati Uniti come un modo per le coppie di sposarsi e di godere di privacy e personalizzazione nella location del loro matrimonio.
Ma non passò molto tempo prima che le aziende riconoscessero i vantaggi di un hotel buyout per eventi aziendali come ritiri di team building e meeting annuali.
Oggi, l'hotel buyout è una scelta popolare in tutto il mondo per coloro che desiderano aggiungere un senso di comunità ed esclusività ai propri eventi aziendali.
Ma un hotel buyout non è privo di inconvenienti.
In questo articolo discuteremo i pro e i contro degli hotel buyout, quando sono necessari e quando dovresti invece prendere in considerazione un'acquisizione parziale.
Che cos'è l'hotel buyout?
L'hotel buyout garantisce a te e al tuo gruppo l'accesso esclusivo a tutto o parte di un hotel. A seconda del contratto, ciò può includere camere, ristoranti, strutture termali e spazi per eventi.
Un hotel buyout conferisce un tocco di privacy, eleganza e personalizzazione al tuo evento. Ciò ha reso l'hotel buyout un accordo popolare per matrimoni esclusivi, nonché occasioni aziendali come conferenze, convegni e serate di gala.
“Questo è vero per gruppi di 10-1000+ persone. I buyout consentono ai gruppi di trasformare la sede nella propria casa per tutta la durata dell'evento e di usufruire delle aree comuni della sede, senza preoccuparsi di disturbare gli altri ospiti." — Simon Einstein, esperto di buyout di hotel
Durante un hotel buyout, il tuo gruppo essenzialmente "prende il controllo" dell'hotel, permettendoti di personalizzare il tuo evento in base alle tue esigenze. Senza avere altri ospiti di cui preoccuparsi, puoi fare più rumore, pianificare le attività e decorare le aree comuni a tuo piacimento.
Quanto costa prendere un intero albergo?
Il costo per l'hotel buyout si basa sulle entrate che l'hotel realizzerebbe se fosse al 100% occupato.
Ciò significa che dovrai pagare tutte le camere prenotate, più eventuali guadagni previsti da strutture associate come spa e ristoranti.
Pertanto, il costo di un hotel buyout potrebbe variare da 1.000 €/notte per un hotel ultra-semplice a oltre 100.000 €/notte per un esclusivo resort su un’isola con tutti i fronzoli.
Amal e George Clooney hanno scelto l'Hotel Cipriana di Venezia come location per il loro matrimonio. Hanno riempito il 95% dell'hotel, arrivando a unastimadi costo di circa 3 milioni di dollari per i tre giorni di festeggiamento.
Per evitare che l'hotel buyout incida sui tassi di occupazione nei giorni vicini alla prenotazione, alcuni hotel ti faranno addirittura coprire i costi dei giorni aggiuntivi.
Ad esempio, se il lancio del tuo prodotto è previsto per quattro notti, potresti dover coprire il costo di otto.
L'hotel buyout è un affare costoso, ma ne vale la pena se vuoi dare risalto al tuo evento e creare un senso di comunità.
Quali sono le alternative all’hotel buyout?
L'hotel buyout è il gold standard per gli eventi aziendali. Permette al tuo gruppo di "prendere il controllo" del luogo e renderlo tuo. E' l'unico modo per avere totale libertà nella pianificazione del tuo evento.
Se vuoi organizzare un evento aziendale senza compromessi, affittare l'intero hotel è senza dubbio la soluzione migliore.
Ma l’hotel buyout non è un’opzione praticabile per tutti.
Sono costosi e talvolta è impossibile trovare una sede disposta a bloccare le date o cancellare le prenotazioni esistenti.
“La parte più difficile dell’hotel buyout è garantire la disponibilità. Ci vuole molta fiducia da parte dell'hotel per bloccare l'intera sede per un gruppo, inoltre di solito non sono disposti (comprensibilmente) a cancellare le prenotazioni preesistenti. —Simon Einstein
Cosa puoi fare allora se desideri organizzare un evento aziendale privato ma non puoi garantire l'intera prenotazione dell'hotel?
Prenota un intero piano
Prenotare un intero piano dell'hotel è un modo conveniente per aggiungere privacy e personalizzazione al tuo evento. Affittando un solo piano, ottieni l'accesso esclusivo ad alcune stanze e a tutti gli spazi per eventi su quel livello.
Riunendo il tuo team in un unico spazio, puoi decorare gli interni e mantenere un senso di unione senza disturbare gli altri ospiti.
Lo svantaggio è che dovrai condividere strutture come la spa e il ristorante con altri ospiti, limitando ciò che puoi fare con quegli spazi. Dovrai inoltre rispettare le regole generali di pulizia dell'hotel.
Blocca alcune stanze
Un'altra opzione è bloccare un gruppo di camere d'albergo. Questo è ottimo per gruppi più piccoli che non possono riempire interi hotel ma desiderano comunque una sistemazione garantita.
Il blocco delle camere viene solitamente offerto ai gruppi che desiderano prenotare tra le 10 e 30 camere. Le tariffe sono prenegoziate e dovrai pagare l'intero importo in anticipo più un deposito. E non dimenticare che dovrai pagare tutte le camere prenotate, anche se alcune rimangono non occupate.
Il blocco delle stanze ti consente anche di offrire più varietà. Puoi bloccare camere in più hotel in luoghi diversi e con stili diversi. Tieni presente, tuttavia, che questo approccio può far sentire il gruppo frammentato.
Affittare un'ala della proprietà
Affittare un'ala dell'edificio è la cosa più vicina all'affittare un intero hotel. Questo approccio ti consente di prenotare le risorse dell'hotel come camere e spazi per eventi senza impegnarti ad affittare l'intera proprietà.
Avrai la libertà di personalizzare la parte dell'hotel che hai prenotato e avrai il pieno controllo dell'ala senza interruzioni da parte degli altri ospiti. Ciò ti consente di riempire il tuo programma con idee divertenti come gare di karaoke e serate di giochi.
Affittare un'ala di un hotel amplia anche le tue opzioni. Ora non avrai più bisogno di trovare un hotel con stanze esattamente sufficienti per il tuo team. Invece, puoi prendere in considerazione l'assunzione di ali di hotel più grandi.
L'unico problema è che non è garantito che gli spazi funzionali di cui hai bisogno siano nell'ala che desideri affittare. In tal caso, dovrai prenotare queste camere separatamente.
Quali eventi aziendali giustificano l'hotel buyout?
Se stai organizzando un meeting fuori sede o un ritiro aziendale, potresti chiederti quando sarà necessario affitare un intero hotel.
Ecco alcuni eventi popolari che possono trarre vantaggio dall'hotel buyout:
- Ritiri di Team Building
- Ritiri per Dirigenti
- Ritiri per Startup
- Workation in Team
- Ritiri per Team Remoti
- Sprint di progettazione e hackathon
- Conferenze e convegni
- Premi in viaggio
Come puoi vedere, quasi tutti gli eventi aziendali che richiedono più giorni lontano dall'ufficio possono beneficiare di un buyout totale o parziale dell'hotel.
Quali sono i vantaggi dell'hotel buyout?
L'acquisizione dell'intero hotel garantisce che il tuo evento sembri speciale, personalizzato e privato.
Quando prendi un hotel, puoi disporre dell'uso di ogni stanza dell'edificio, compreso il ristorante, la spa, le sale riunioni e altro ancora.
Poiché non ci sono altri ospiti, puoi utilizzare ciascuna stanza come preferisci. Ciò significa che puoi decorare le stanze con prodotti aziendali, ascoltare musica a volume più alto alle feste o utilizzare le stanze come spazi dedicati per le pause.
Puoi anche essere più creativo riguardo al luogo in cui tieni le riunioni. Invece di restare confinato nella sala riunioni dell'hotel, puoi riunirti con il tuo team ovunque tu voglia, dalla terrazza sul tetto al cocktail bar nel seminterrato.
Un altro vantaggio delle acquisizioni di hotel è la migliore ospitalità che riceverai.
Senza gli altri ospiti di cui occuparsi, lo staff dell'hotel potrà concentrare tutta la sua attenzione su di te. Ciò garantisce che ogni tua esigenza sia soddisfatta e che i tuoi dipendenti godano di un'esperienza premium.
Anche dal punto di vista della pianificazione l’hotel buyout è semplice.
Perché? Perché è molto più semplice prenotare tutto in una volta invece di organizzare individualmente alloggio, ristoranti e spazi per eventi.
È anche più probabile che tu rispetti il tuo budget, poiché pagare tutto in anticipo riduce al minimo i costi imprevisti.
Quali sono gli svantaggi degli hotel buyout?
Affittare un hotel per il tuo evento aziendale è un grosso impegno finanziario.
A seconda delle dimensioni e dell’ubicazione dell’hotel, i costi per la prenotazione dell’intera struttura possono essere molto elevati. Tieni presente, inoltre, che potresti pagare per servizi di cui non hai bisogno.
Questo perché devi compensare all'hotel i guadagni attesi da ogni flusso di entrate. Ciò include le camere d'albergo, nonché le strutture associate come ristoranti, servizi di portineria, sale riunioni, spa e così via.
Come accennato in precedenza, dovrai pagare anche le notti aggiuntive sia prima che dopo il periodo di prenotazione per compensare all'hotel la perdita di entrate. Ciò potrebbe aumentare il costo della prenotazione fino al 100%.
L’altro grosso problema con gli hotel buyout è la disponibilità. La maggior parte degli hotel ha già prenotato le prenotazioni con un anno e mezzo di anticipo e raramente è disposto ad annullarle per una prenotazione di gruppo.
Pertanto, per garantire l'hotel buyout, potrebbe essere necessario organizzare la prenotazione fino a 24 mesi prima.
Parla con Surf Office per accedere al nostro esclusivo database di buyout di hotel
Simon Einstein è il nostro guru interno del buyout di hotel per eventi aziendali.
Da anni aiuta Surf Office a organizzare ritiri aziendali di successo fuori sede, durante i quali ha accumulato un impressionante database globale di hotel che offrono affitti di intere sedi.
Organizzare il tuo ritiro fuori sede con Surf Office ti dà tranquillità. Il nostro team di esperti di pianificazione garantisce che tutto funzioni senza intoppi, dalla comunicazione con lo staff dell'hotel alla protezione contro le cancellazioni dell'ultimo minuto.
Se stai pensando di affittare un hotel per il tuo prossimo evento aziendale, non esitare a contattare Simon per qualsiasi domanda.
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