I pasti sono senza dubbio uno degli elementi più importanti di un evento di gruppo di grandi dimensioni come un ritiro aziendale.
Offrono la possibilità ai membri del team di stringere legami davanti a del buon cibo e bevande e creano ricordi che ricorderanno a lungo dopo il loro ritorno a casa.
Pertanto, l’organizzazione dei pasti è una delle parti più critiche nel processo di pianificazione del ritiro.
Nella maggior parte dei casi, le aziende decidono di prenotare ristoranti per la cena o il pranzo durante i ritiri del team. Anche se questo processo sembra abbastanza semplice, può essere molto più complesso di quanto sembri inizialmente.
Abbiamo lavorato costantemente per migliorare e semplificare questa parte del ritiro per i nostri clienti, in modo che tu possa semplicemente compilare un modulo, mentre noi facciamo il resto.
Se desideri prenotare ristoranti per grandi gruppi, ecco alcuni dei nostri consigli su come farlo in modo rapido ed efficiente.
Prima di iniziare
La prima e più importante cosa da sapere è:
Prenotare un ristorante per un gruppo numeroso è molto diverso dal prenotare per te o per un gruppo di amici.
Per iniziare, puoi avviare la ricerca, come faresti per te stesso, utilizzando le recensioni di Google, Yelp o TripAdvisor, combinate con i consigli dei social media.
Può sembrare incredibilmente divertente, ma ricorda che le recensioni che stai leggendo sono per una, due o al massimo un paio di persone. Quello che dovresti cercare sono i ristoranti che ospitano regolarmente grandi gruppi e hanno esperienza nella gestione di un gran numero di clienti.
Questo può essere fatto facilmente selezionando il filtro Buono per gruppi numerosi sui siti sopra menzionati.
È facile perdersi leggendo recensioni e guardando foto di piatti deliziosi. Infatti, puoi perdere innumerevoli ore proprio in questa fase di ricerca. Ma ecco come puoi evitarlo.
Fai i tuoi compiti
Prima di fare qualsiasi ricerca, è il momento di preparare i dettagli.
È fondamentale fare di questo il primo passo perché non farlo correttamente comporterà problemi in ogni fase successiva.
Prima di iniziare la ricerca del ristorante, prepara le seguenti informazioni:
- Il numero delle persone
- Data/e desiderata/e
- Orari desiderati
- Restrizioni dietetiche
- Cucina preferita
- Altre preferenze (Vuoi restare per un drink? Deve essere raggiungibile a piedi? Vuoi avere uno spazio completamente privato per il tuo gruppo? Ecc.)
Queste sono le domande che ti faranno tutti i ristoranti quando vorrai prenotare per la cena o il pranzo. Avendo questi dettagli preparati in anticipo, risparmierai molto tempo ed eviterai di andare avanti e indietro con i ristoranti durante il processo di prenotazione.
Fai un elenco di ristoranti
Ora inizia il divertimento e puoi iniziare a creare una lista di ristoranti da contattare e attendere le offerte.
Il modo più semplice per farlo è contattare alcuni amici che conoscono la zona. Ancora meglio: mettiti in contatto con qualcuno che ha già organizzato un evento simile e sa quali ristoranti A) offrono ottimo cibo e B) possono ospitare gruppi numerosi.
We work with food experts in each of our retreat locations to maintain an updated, curated list of the best restaurants for group bookings. If you want to make sure you get the right restaurant for your company offsite, contact us at Surf Office first.
5 errori comuni quando si prenotano ristoranti per gruppi numerosi
Avendo organizzato parecchi ritiri aziendali, abbiamo commesso uno o due errori che ci hanno aiutato a perfezionare il nostro attuale processo di prenotazione. Ecco gli errori più comuni che puoi commettere quando prenoti ristoranti per grandi gruppi di persone.
1. Non voler scegliere dal menu del gruppo
Se hai trovato un ristorante che lavora con gruppi numerosi, sei fortunato.
Questi tipi di ristoranti solitamente hanno un menu dedicato per i gruppi. Alcuni potrebbero anche avere più di un menu: dipende dal ristorante e dalle dimensioni del gruppo.
Il fatto è che, una volta che provi a modificare o personalizzare questo menu in qualche modo, molto probabilmente il ristorante rifiuterà la tua richiesta. I menu di gruppo vengono creati per un motivo e le persone dietro di loro hanno dedicato molto tempo a progettarli. L'ultima cosa che vogliono fare è fare di tutto per personalizzarli per il tuo gruppo.
Rendi le cose facili per te e per tutti: abbi fiducia che il ristorante sappia cosa sta facendo. Dopotutto, probabilmente non è la loro prima volta in cui servono cibo per un gruppo numeroso!
2. Concentrarsi sulle restrizioni dietetiche
Non fraintenderci, non stiamo dicendo che dovresti trascurare chiunque abbia esigenze dietetiche specifiche.
Ma se hai un gruppo di 50 persone di cui 5 vegane, non cercare un ristorante vegano. Ciò limiterebbe drasticamente le tue scelte, per non parlare del fatto che sconvolgerebbe le altre 45 persone.
Trova invece il miglior ristorante che soddisfa tutti gli altri criteri e chiedi semplicemente 5 menu vegani.
3. Fare troppi cambiamenti
Ricordi di quando abbiamo detto che la cosa più importante è fare i compiti e conoscere le tue esigenze prima di ogni altra cosa?
Se non hai una visione chiara di ciò che desideri e finisci per apportare troppe modifiche (aggiungere persone, fare richieste di cibo pazze, cambiare l'orario), sia tu che il personale del ristorante vi sentirete frustrati. Di conseguenza, potresti perdere il ristorante e sarai costretto a scegliere un'opzione meno desiderabile.
Fai le tue ricerche, ricontrolla le restrizioni dietetiche con i tuoi colleghi e poi comunica tutto al ristorante. Win-win da tutte le parti!
4. Prenotare un ristorante troppo lontano
Uno dei tuoi criteri principali dovrebbe essere quello di prenotare un ristorante a pochi passi dal luogo del tuo ritiro aziendale.
L'unica eccezione è se hai un gruppo abbastanza piccolo da poter raggiungere il luogo utilizzando Uber o qualche altro tipo di trasporto locale.
Altrimenti recarsi in un ristorante troppo lontano ti farà perdere ulteriore tempo nell'organizzazione della logistica dei trasporti. Aggiungerà anche più costi e renderà le cose più difficili per il tuo team.
5. Avere troppi criteri
Essere troppo esigenti con il tuo ristorante può compromettere seriamente le tue possibilità di trovare il posto giusto in cui la tua squadra possa godersi un pasto.
Avere troppi criteri limiterà le tue scelte a pochi ristoranti nelle città più grandi. In effetti, negli ambienti più piccoli, puoi persino rimanere senza ristoranti tra cui scegliere!
Invece, mantieni la mente aperta e ricorda che ciò che conta davvero è riunire tutti per un po' di tempo insieme davanti a del cibo!
Goditelo!
Effettuare una prenotazione di gruppo per la tua azienda fuori sede è molto diverso da effettuare una prenotazione per due. Ci vuole tempo per pianificare attentamente e trovare la giusta scelta del luogo, ma alla fine ne vale la pena quando ti siedi per un ottimo pasto con tutto il tuo team.
Se stai organizzando un ritiro fuori sede per la tua azienda e desideri ridurre al minimo i problemi nella scelta di un ristorante, assicurati di contattare noi di Surf Office prima di iniziare, abbiamo molte risorse per aiutarti a far sì che il processo si svolga senza intoppi!
