La maggior parte degli errori che le persone commettono quando organizzano il loro primo ritiro fuori sede possono essere facilmente evitati.
In questo articolo riassumeremo questi errori e ti insegneremo come evitarli.
Noi di Surf Office abbiamo organizzato centinaia di ritiri aziendali fuori sede per i nostri clienti e persino un paio di ritiri per il nostro team. Siamo un'azienda che opera da remoto, quindi incontrarsi di persona di tanto in tanto è essenziale.
Quindi, nel corso degli anni, abbiamo notato alcuni errori comuni nella pianificazione.
Ecco qualche informazione extra su SurfOffice prima di iniziare:
- I clienti che lavorano con Surf Office ricevono del supporto nella scelta della destinazione e della località. Quindi diamo assistenza nell'intero processo di pianificazione del ritiro.
- Anche se cerchiamo di fare tutto il possibile per essere d'aiuto, in ultima analisi alcune decisioni spettano al cliente.
- Non siamo coinvolti nella “parte lavorativa” del ritiro. Ogni cliente decide cosa vuole fare in ritiro aziendale e noi pianifichiamo tutta la logistica che gravita attorno ad esso.
#1 Non fare ricerche prima di aver fatto votare sulla località e sulle date
È facile essere entusiasti della tua prossima uscita fuori sede e provare a raccogliere rapidamente feedback dai tuoi colleghi sulle loro preferenze di data e posizione.
Ciò può generare una lunga discussione che produce una caterva di idee. I tuoi colleghi faranno una campagna per le loro destinazioni preferite e inizieranno a condividere le date di tutti i matrimoni, gli anniversari di famiglia e le vacanze pianificati.
Ciò è travolgente, ma, cosa più importante, non innesca una discussione produttiva.
Potresti aver già intuito l'approccio giusto: condurre la ricerca da solo o con un piccolo gruppo di persone.
Successivamente, puoi proporre un numero limitato di opzioni di voto all'intera azienda. Ti consigliamo di iniziare con la posizione e poi proseguire con le date.
Link utili:
- 7 modi per scegliere la località del tuo prossimo ritiro aziendale
- Quando dovresti iniziare a pianificare il tuo prossimo ritiro?
#2 Combinare due località per il tuo ritiro
È difficile non entusiasmarsi per tutte le possibili località che potrai visitare nel tuo prossimo ritiro fuori sede da sogno.
A volte questi luoghi sono “convenientemente” vicini, il che può farti chiedere: cosa succederebbe se trascorressimo tre giorni in un località e poi ci spostassimo nell’altro per il resto del ritiro?
Riceviamo spesso questo tipo di richiesta da parte di clienti che desiderano unire Lisbona ed Ericeira, poiché distano solo 30 minuti di auto l'una dall'altra.
Un ritiro aziendale non è un viaggio.
Immagina tutta la logistica, i check-in/check-out, i trasferimenti, ecc. Così tanto tempo sprecato che potresti investirlo meglio in team bonding o workshop produttivi.
Per non parlare del fatto che alcuni dei tuoi colleghi potrebbero non essere grandi appassionati di viaggi in generale.
L'intenzione dietro la combinazione di due luoghi è quella di migliorare l'esperienza del ritiro, ma di solito questo provoca il risultato opposto.
#3 Distanza da un grande aeroporto internazionale
Quando viaggi da solo, sei disposto a fare qualche sforzo per raggiungere la destinazione dei tuoi sogni.
Ma quando organizzi un viaggio per i tuoi colleghi, il tuo obiettivo è ridurre al minimo lo sforzo per portare tutti a destinazione. Ciò significa evitare ore extra di transfert dall'aeroporto alla località prescelta.
Ciò è particolarmente importante per i colleghi che non hanno potuto volare direttamente e hanno già trascorso ore in aereo.
Una volta atterrato l'aereo, vogliono raggiungere la destinazione finale e godersi un po' di riposo. Non aspettare che tutti salgano su un autobus o noleggino un'auto e guidino per altre 2 o più ore. È estenuante.
La stragrande maggioranza delle nostre sedi di ritiro si trova a 1 ora di auto dall'aeroporto. Abbiamo riscontrato che circa 30 minuti sono ottimali. Lo svantaggio, ovviamente, è che questo limita drasticamente il numero di possibili destinazioni.
# 4 Troppi obiettivi
Da Surf Office, ti consigliamo sempre di avere un obiettivo principale per il tuo ritiro.
Gli obiettivi più comuni sono:
- Team building - Costruire fiducia e legami interpersonali tra i tuoi colleghi. Questo è estremamente importante per i team remoti.
- Visione - Per consentire ai team dirigenti di parlare dell'azienda, del suo futuro e di avere una visione d'insieme della loro situazione attuale e del panorama aziendale.
- Ritiri strategici o tattici: questi sono progettati per consentire ai team aziendali di riunirsi e risolvere un problema specifico (perfetto per sprint di progettazione, hackathon, workshop).
È facile emozionarsi e crearsi molteplici obiettivi da raggiungere. E il risultato è esattamente quello che ti aspetteresti: non raggiungerne nessuno.
Ciò non significa che se il tuo ritiro è incentrato su un hackathon, non puoi organizzare attività di team building. In effetti, generalmente consigliamo di incorporare una o due attività di team building in qualsiasi tipo di attività per ritiri fuori sede.
Si tratta davvero di concentrarti e di comunicare un obiettivo a tutta l'azienda.
# 5 Scegliere una località difficile da raggiungere
Scegliere la località per il tuo ritiro sembra un compito divertente. Chiedi un'opinione a tutti i tuoi colleghi e poi scegli una o due delle opzioni più popolari.
Tuttavia, questi luoghi sono spesso estremamente difficili da raggiungere per molti dei tuoi colleghi. Abbiamo già discusso della distanza dall'aeroporto internazionale. Ma prima devi arrivarci.
Tutti sono già esausti all'arrivo e ti aspetti che siano produttivi e socievoli nei prossimi giorni del tuo ritiro? Non succederà.
A volte vale la pena trascorrere più tempo fuori sede, soprattutto se si tratta di un località che tutti hanno sognato. Ma nella maggior parte dei casi, è molto inefficiente.
Una buona soluzione per evitare luoghi così difficili da raggiungere è utilizzare un Location Finder.
Aggiungi le posizioni attuali dei tuoi colleghi e lo strumento calcolerà la location ottimale dove incontrarsi in base agli orari dei voli e ai trasferimenti.
# 6 Ritiri troppo brevi
Organizzare una trasferta rappresenta una spesa significativa per l’azienda, che aumenta solo se aumenta il tempo di permanenza. Potrebbe esserci pressione da parte del team aministrativo per tagliare i costi, ed è facile cadere nella trappola di renderli troppo brevi.
Innanzitutto dovresti avere una visione chiara di ciò che vuoi ottenere durante il tuo ritiro, poi definire una breve agenda per capire quanti giorni ti occorrono.
Consigliamo un minimo assoluto di tre giorni e due notti se tutti raggiungono in aereo la destinazione.
Ulteriori letture: Come strutturare il ritiro aziendale
# 7 Non rispettare il programma
Progettare il programma del tuo ritiro fuori sede all'ultimo minuto è un errore molto comune. Probabilmente ti verrà in mente un piano decente a prescindere, ma sarai sempre perseguitato dal pensiero che avrebbe potuto essere migliore.
Potrebbero esserci alcune falle nel tuo piano che noterai solo quando sarai in sede durante il ritiro. Ed è quello il momento in cui inizi a improvvisare. Forse è quello che hai sempre fatto durante i tuoi primi ritiri di startup quando il team era piccolo.
Improvvisare semplicemente non funziona con un gruppo più ampio di persone.
Consiglio:
- Evita confusione: non provare a cambiare l'ordine del giorno all'ultimo minuto.
- Assicurati che le persone seguano l'orario di inizio di ogni sessione e attività. Se ci sono 50 persone in attesa per 10 minuti, si tratta di più di 8 ore di tempo sprecato in totale.
# 8 Troppa concentrazione sui party
Mettere insieme il tuo team remoto significa spesso socializzazione e team bonding.
Quindi andare a bere qualcosa e festeggiare sembra il modo più semplice per farlo.
Non abbiamo nulla contro le feste, ma fai attenzione a come le inserisci nella tua agenda:
- C'è molta eccitazione per il primo giorno in cui tutti si incontrano.
- Il primo giorno è il momento peggiore per festeggiare, a meno che tu non voglia rovinare il programma del giorno successivo. Alcune persone rimarranno comunque più a lungo per un drink, quindi non devi pianificarlo per l'intera azienda.
- L'ultimo giorno è quello che funziona meglio per una festa.
# 9 Programma follemente ricco
Questo potrebbe essere l’errore più comune commesso dagli organizzatori.
È logico che tu voglia ottenere molto in un tempo molto breve.
La tua startup di recente ha appena completato un enorme round di investimenti, il team sta crescendo, il team di vendita è alle stelle e tu sei tutto entusiasta!
Un ritiro fuori sede dovrebbe essere un'esperienza energica e stimolante per i tuoi dipendenti, ma non vuoi farli stancare del tutto.
Se hanno bisogno di prendersi qualche giorno libero dopo essere stati in ritiro, probabilmente il tuo programma è stato troppo fitto.
Come fare stancare i tuoi colleghi durante un ritiro aziendale:
- Nessuna pausa adeguata nel programma
- Niente “me time”: le persone vogliono solo avere un po’ di tempo libero per una breve passeggiata, videochiamare i propri cari o semplicemente fare un breve pisolino
- Troppe attività di team building: la tua intenzione di costruire amicizie si ritorce contro se stessa se ne metti troppe insieme
# 10 Limitare le tue opzioni
Lo abbiamo visto troppo spesso: i clienti vengono da noi con date e budget non flessibili.
Questo in genere taglia fuori il 95% delle opzioni.
Forse l'amministratore delegato ha detto che il ritiro dovrebbe essere la prima settimana di agosto e tu hai una visione ristretta, facendoti ignorare altre possibili date a settembre o ottobre. Maggiore flessibilità significa più luoghi disponibili e probabilmente un “affare” migliore.
I nostri esperti di ritiri saranno felici di guidarti attraverso le opzioni durante una chiamata iniziale. Quindi ti inviamo proposte che puoi prendere in considerazione o ignorare. Non è necessario prendere decisioni all'inizio della tua ricognizione.
Non sentirti dissuaso o demotivato.
Puoi commettere tutti questi errori e divertirti comunque, quindi non preoccuparti di pianificare tu stesso il tuo prossimo ritiro aziendale.
Ma se riesci a evitarli, puoi rendere il tuo ritiro aziendale davvero fantastico.
Surf Office ha aiutato centinaia di aziende a semplificare l'intero processo di ricerca delle sedi e di pianificazione dei ritiri.
Sentiti libero di contattarci se hai bisogno di una mano con il tuo prossimo ritiro aziendale da mozzafiato.
