Stai organizzando il tuo primo ritiro aziendale?
Oppure hai già esperienza e ti senti sicuro di farlo di nuovo perché tutto è andato liscio la prima volta?
Organizziamo ritiri aziendali da quasi 10 anni e durante questo periodo abbiamo incontrato un bel pò di organizzatori di ritiri fai-da-te.
Alcuni sono stati fortunati e hanno avuto un grande successo mentre altri hanno subito enormi perdite finanziarie a causa di circostanze impreviste.
Per aumentare le tue possibilità di successo, elenchiamo i problemi più comuni legati alla pianificazione di un ritiro.
1. La sede annulla tutto all'ultimo minuto
Proprio quando pensi di aver pianificato tutto, la sede cancella tutto all'ultimo minuto.
E non hai nessun alloggio di riserva.
Sembra un incubo, ma accade più spesso di quanto ti aspetteresti.
Gli hotel possono cancellare la tua prenotazione perché hanno una richiesta di gruppo più interessante e con Airbnb questo accade ancora più spesso.
Quindi, devi ricominciare a cercare un hotel. A 3 settimane prima del ritiro. E sei molto più limitato con i possibili altri posti in loco perché hai già prenotato i voli e tutti gli altri servizi.
Di conseguenza pagherai più del previsto e avrai un’esperienza compromessa.
Prenotare un alloggio tramite un pianificatore di terze parti previene questo potenziale fallimento. Gli hotel non cancellano le prenotazioni a partner a lungo termine come Surf Office perché sanno che non porteremo loro più nessun altro gruppo.
2. Costi nascosti
È normale che gli hotel aggiungano costi e tasse aggiuntivi durante il processo di pianificazione del ritiro. E qualsiasi modifica a una prenotazione è ridicolmente costosa.
È quasi impossibile firmare un contratto con un hotel a te favorevole se è la prima volta (e probabilmente l'ultima) che prenoti presso la struttura.
Surf Office ha partnership di lunga data con gli hotel. Dall'inizio ti facciamo vedere sempre il prezzo totale, senza sorprese. Quelli che organizzano un ritiro da soli in genere pagheranno di più rispetto a quelli che organizzano il proprio ritiro con Surf Office.
3. Organizzatori di attività inaffidabili
Comprendere la qualità del servizio per i gruppi aziendali è estremamente difficile da valutare dalle recensioni online perché queste sono solitamente scritte da singoli clienti.
Immagina di avere un gruppo di 50 persone in attesa di un tour. La guida non si presenta e nessuno risponde al telefono. Sembra un incubo, vero?
Questo succede spesso.
Surf Office ha costruito rapporti a lungo termine con comprovati e verificati organizzatori di attività il che riduce al minimo problemi come questo. Inoltre, abbiamo sempre un'organizzazione di riserva.
4. Scegliere le attività e i ristoranti sbagliati
Prenotare un ritiro ha sfumature molto diverse rispetto a prenotare una vacanza.
Ci sono pochissimi ristoranti che accettano prenotazioni di gruppo E offrono una buona qualità. Alcune attività sembrano interessanti ma non hanno senso per un gruppo e così via.
Queste brutte esperienze si aggravano quando stai pianificando per un gruppo numeroso.
Spesso sentiamo dire: “Ma un nostro collega conosce molto bene la zona”.
Al che rispondiamo: “Quante volte il tuo collega ha prenotato un’attività di team building per 50 persone?”
Con la nostra esperienza locale, rendiamo il tuo ritiro epico consigliando attività di team building che sono già stati testati da centinaia di clienti.
5. Centinaia di ore sprecate per comunicare con i fornitori
Discussioni e-mail senza fine o, peggio ancora, venditori che non rispondono affatto.
Messaggi Whatsapp a mezzanotte. Fatture false. Nessuna risposta dopo il pagamento. Telefonate senza risposta...
Tutti i venditori vogliono un pagamento anticipato. Ma come puoi inviargli i soldi se non ti fidi di loro?
Con Surf Office, non ci sono andirivieni di e-mail o chiamate con i fornitori. La fatturazione è semplificata e il pianificatore del tuo ritiro dedicato è l'unico contatto. La tua prenotazione è garantita al 100% (qualunque cosa accada, abbiamo sempre una riserva) e puoi dedicare il tuo tempo alla sola pianificazione del vostro programma.
6. Condizioni meteorologiche sfavorevoli
Hai passato mesi a pianificare il tuo itinerario di ritiro perfetto: una settimana in spiaggia dove le persone possono praticare attività come surf, beach volley e cocktail all'aperto.
Sembra che nulla possa andare storto... finché non ti accorgi che è prevista una tempesta tropicale per l'intera durata del tuo soggiorno.
I nostri esperti pianificatori di ritiri monitorano eventuali problemi imprevisti, come le condizioni meteorologiche. Se vediamo che sta arrivando un temporale e la maggior parte delle tue attività si svolgeranno all'aperto, organizzeremo rapidamente soluzioni alternative in spazi interni tra cui scegliere e ci coordineremo con i venditori per ottenere i rimborsi sulle attività che non si potranno tenere.
7. Problemi con il transfer
I transfer sono una delle parti più impegnative della pianificazione del ritiro. Anche per noi, dopo aver organizzato centinaia di ritiri. Trovare un'azienda di transfer affidabile è una cosa, ma se sei un team remoto e i tuoi colleghi arrivano in orari diversi, programmare tutto questo è un altro paio di maniche.
In ogni sede di Surf Office abbiamo più di 3 partner per transfer affidabili con cui lavoriamo a lungo termine e fanno affidamento sul volume che inviamo loro ogni anno. I ritiri per le aziende remote sono il nostro pane quotidiano. Eliminare i ritardi per i trasferimenti programmati è la nostra massima priorità.
8. Il tuo event manager non sarà più disponibile
Puta caso che avete una persona in azienda in grado di organizzare un ritiro. Questa potresti essere tu.
Prima di tutto, è un lavoro che comporta una pressione enorme su quella persona. Perché gli amministratori delegati e i dirigenti si aspettano un ritiro PERFETTO.
Ma cosa succede se quella persona si ammala o lascia l’azienda?
In queste situazioni, è necessario disporre di un piano b.
Abbiamo visto dozzine di esempi in cui il punto di contatto di un cliente non è riuscito a continuare a metà della pianificazione di un ritiro. Anche se gestiamo tutta la logistica, è sempre stato molto difficile per l'azienda trovare un supporto e gestire il resto.
Surf Office dispone di un team di organizzatori di ritiri che possono facilmente sostituirsi a vicenda in ogni caso.
Surf Office ti aiuta a trovare la sede giusta e si prende cura di tutta la logistica. Ma il nostro valore più grande è assicurarci che nulla vada storto durante il tuo ritiro. Si è così al sicuro che è come se stessi acquistando una “assicurazione”.
