Il nuovo anno segna un nuovo inizio per molte aziende. I propositi per il nuovo anno non si applicano solo ai singoli individui. È in questo momento che molte aziende stabiliscono obiettivi e condividono la propria visione di crescita. I dipendenti sono particolarmente produttivi dopo la pausa invernale.

La nuova energia che segna l’inizio dell’anno può svanire dopo un po’. Per mantenere l'entusiasmo, inizia a pianificare il tuo prossimo ritiro aziendale. Un ritiro aziendale può:

• Sollevare il morale
• Aiutare i team a lavorare verso un obiettivo comune
• Creare team più forti che comunicano meglio
• Aiutare i lavoratori che lavorano da remoto a conoscersi

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Ora è il momento di preparare e approvare il budget per il tuo prossimo ritiro aziendale. Mentre costruisci il tuo budget operativo complessivo, metti da parte alcuni fondi da utilizzare per un ritiro fuori sede. Il budget di cui hai bisogno dipende da una serie di fattori. Questi fattori includono:

• Lo scopo del ritiro (lavoro o team building)
• La località (Europa o Stati Uniti)
1. La sede
2. Il numero delle persone
3. Costi di trasporto
4. Attività in team
5. La durata del ritiro

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Da Surf Office abbiamo ospitato numerosissimi ritiri aziendali. Abbiamo moltissima esperienza diretta nella pianificazione e nella definizione dei prezzi dei ritiri. Abbiamo imparato che solitamente la spesa maggiore è quella dell'alloggio. Di conseguenza, iniziamo considerando la località, le dimensioni del team, la durata del ritiro e il prezzo per notte a persona.

Non è necessario essere un esperto di pianificazione di ritiri aziendali per fare una stima del budget. Esiste un calcolo semplice che può darti una buona stima da cui poi lavorare.

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Utilizza il calcolo base:
prezzo per notte a persona x numero notti x numero persone = prima stima del budget.

Poi aggiungi la stima delle spese di trasporto e un margine extra del 20% per ottenere una stima finale. Oppure, per iniziare, utilizza semplicemente il calcolatore gratuito per il budget del ritiro di Surf Office.

Come pianificare il tuo budget

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Ci sono una serie di fattori da considerare quando si pianifica il budget per il ritiro della propria azienda. La nostra esperta di ritiri, Jolanda, consiglia di iniziare dalla località.

“Scegliere la location giusta è probabilmente la decisione più importante da prendere. Ci sono molte località in Europa che sono convenienti e offrono allo stesso tempo un’esperienza fuori sede straordinaria”, afferma Jolanda.

La giusta posizione per il tuo ritiro in team dipende in gran parte da dove si trova la tua azienda. Ad esempio, considera quanto hanno speso queste aziende per i ritiri con Surf Office (il prezzo non include voli/costi di viaggio):

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Scenario 1:
Team con sede nell'UE che viaggia all'interno dell'UE

• Persone del team: 14
• Durata del ritiro: 3 giorni
• Tipologia di sede: appartamenti in città
• Località del ritiro: Praga
• Prezzo per notte a persona: 140 €
• Totale: 140 € x 14 x 3 = 5.880 €

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Scenario 2:
Team con sede negli Stati Uniti che viaggia negli Stati Uniti

• Persone del team: 45
• Durata del ritiro: 5 giorni
• Tipo di luogo: pensione
• Luogo del ritiro: Santa Cruz
• Prezzo per notte a persona: 290€
• Totale: 290 USD x 45 x 5 = 65.250€

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Scenario 3:
Team con sede negli Stati Uniti in viaggio verso l'UE

• Persone del team: 51
• Durata del ritiro: 4 giorni
• Tipo di sede: appartamenti
• Luogo del ritiro: Lisbona
• Prezzo per notte a persona: 190€
• Totale: 190€ x 51 x 4 = 38.760€

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Scenario 4:
Team distribuito in viaggio verso l'UE

• Persone del team: 22
• Durata del ritiro: 6 giorni
• Tipo di sede: appartamenti
• Luogo del ritiro: Madrid
• Prezzo per notte a persona: 140 €
• Totale: 140€ x 22 x 6 = 18.480€

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Come puoi vedere, le sedi europee spesso sono più vantaggiose in termini di budget, anche per team completamente (o parzialmente) distribuiti. Anche le aziende full remote degli Stati Uniti possono risparmiare sui costi, spendendo di più sulle spese di trasporto ma facendo il ritiro in Europa. Per assistenza nella scelta di una località, prova lo strumento Location Finder di Surf Office, che può consigliare dove dovrebbero incontrarsi le persone di un team distribuito.

Altri fattori da considerare quando pianifichi il tuo ritiro

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Ovviamente, la località è il fattore che influirà di più sul budget del tuo ritiro. La località influenzerà le tue spese anche in queste altre importanti categorie:

Trasporto

Il trasporto è un’altra spesa importante, insieme all’alloggio. Le aziende europee possono evitare i viaggi aerei in Europa se sono preoccupate per come possono contribuire a emissioni di CO2 con i loro spostamenti. Le aziende statunitensi della Silicon Valley possono ridurre i costi del ritiro andando in un posto vicino come Santa Cruz.

Allo stesso modo, è possibile per le aziende statunitensi andare in Europa con lo stesso budget che spenderebbero per restare negli Stati Uniti – e fare esperienze più interessanti (vedi Scenario 2 rispetto a Scenario 3, ad esempio). La California, ad esempio, è generalmente una località più costosa rispetto al Portogallo. Pertanto, gli alloggi, il cibo, lo spazio di lavoro e le attività della California supereranno anche il biglietto aereo più costoso per il Portogallo.

Non dimenticare di includere i transfer aeroporto nel tuo budget. I membri del tuo team apprezzeranno ad essere aiutati nel transfer dall'aeroporto al luogo del ritiro. Spendendo solo un po' di soldi in più, puoi assicurarti che tutti arrivino in tempo e che il tuo programma possa seguire senza problemi.

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Alloggio

Il tipo di alloggio che scegli per il tuo ritiro è importante. Inizia stimando quante persone parteciperanno al ritiro. Poi puoi vedere quali opzioni sono disponibili. Hai bisogno di un hotel a 5 stelle? Potresti usare quei soldi per una cena di gruppo o un'attività di team bonding? Dai un'occhiata alle località di ritiro di Surf Office per esplorare appartamenti, ville, hotel e altro ancora. Se il tuo budget è molto limitato, condividere le stanze è il modo più semplice per abbatere i costi.

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Spazio di lavoro

Se hai intenzione di lavorare su qualcosa durante questo ritiro, potresti dover prenotare uno spazio di lavoro dedicato o una sala conferenze. Surf Office dispone di spazi di lavoro con una capacità massima di 40 persone. Ogni spazio è dotato di connessione internet veloce, sale riunioni e cabine telefoniche. Decidi qual è l'obiettivo del tuo ritiro aziendale. Se desideri ospitare un hackathon o concentrarti sull'innovazione, inserisci nel tuo budget anche i costi per lo spazio di lavoro.

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Cibo e divertimento

I ritiri di team building possono sembrare una vacanza, ma possono portare a migliorare i risultati aziendali. Anche in un ritiro incentrato sul lavoro, ritagliati del tempo per divertirti. Includi nella stima del budget anche le cene di gruppo per riunire i dipendenti e creare legami. Quando stabilisci il budget, valuta se hai bisogno di un servizio di catering completo o solo di alcuni pasti di gruppo condivisi. Pianifica i pasti del tuo team in anticipo e decidi se vuoi prenotare ristoranti di pesce,  ditapas tradizionali spagnole, opzioni vegane o qualsiasi altra cucina che il tuo team adorerebbe!

Il cibo è quella cosa che avvicina tutti. I ritiri sono molto più divertenti quando i colleghi trascorrono insieme del tempo a creare ricordi. Scopri i sapori della birra di Praga con un tour del micro-birrificio, prendi lezioni di surf nella migliore località d'Europa per il surf a Gran Canaria oppure vai a fare un'escursione sui Monti Catskills. Le attività di squadra sono il modo più rapido per migliorare lo spirito di squadra durante la tua esperienza di ritiro aziendale fuori sede.

Conclusione e prossimi step

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Le aziende che pianificano un ritiro dovrebbero sapere: che il tuo budget sarà più alto in Europa che negli Stati Uniti. Esistono modi per pianificare un ritiro aziendale con un budget limitato nel sud dell'Europa e avere comunque un'esperienza di buona qualità.

Prendiamo, ad esempio, la differenza di costi tra Lisbona e Santa Cruz. Surf Office di Lisbona può ospitare aziende per 80-250$ a persona/giorno, a seconda del periodo dell'anno e dell'agenda. Surf Office Santa Cruz, invece, stima dei costi pari a 190-350$, che sono significativamente più alti.

In conclusione: puoi optare per un ritiro di alta gamma nel sud dell'Europa o per uno più economico negli Stati Uniti. Se sei attento al budget negli Stati Uniti, ci sono ottime opzioni vicino agli hub tecnologici che possono essere adatti per te. Contatta Surf Office per iniziare.