Immagina di entrare e far parte di in una riunione, senza introduzioni, dove si va dritti al punto del programma. Come una doccia fredda: un po' schockante vero? Bene, ecco perché aprire riflessioni diventa paragonabile come degli esercizi di riscaldamento prima della maratona delle riunioni. Possono sembrare poco, ma svolgono un ruolo strategico nella pianificazione e nella gestione delle riunioni.

Nel blog di oggi approfondiremo esattamente il motivo per cui è importante aprire riflessioni, oltre a dare suggerimenti su come introdurle prima dell'inizio del prossimo meeting. Questo vale anche per qualsiasi tipo di incontro! Che si tratti di un incontro settimanale o di un importante incontro aziendale; ora non ci sono più scuse per meeting pianificate male!
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1. Accoglienza e gratitudine

Immagina di entrare in un ufficio e la prima cosa che senti è un caloroso "Benvenuto! Siamo felici che tu sia qui". Immediatamente, ti senti di essere importante. Questo è quello che permette di esprimere gratitudine e accogliere i partecipanti. Far partire il meeting con il piede giusto, facendo sentire tutti parte di qualcosa di significativo. E quando le persone si sentono stimate e apprezzate, sai cosa succede? È più probabile che si sentano più coinvolti e pronti a contribuire, rendendo più produttivo l'incontro.

Non dimentichiamo che le riunioni a volte possono essere un po' noiose, giusto? Soprattutto se sei stai lavorando e all'improvviso arriva il momento della riunione. Ma quando qualcuno inizia la riunione dicendo: "Grazie per essere qui; la vostra presenza è importante", è come ricevere un sostegno morale. Ricorda a tutti che questo incontro non è solo una perdita di tempo; ma è significativo.

Proviamo: "Buon [giorno/pomeriggio/sera] a tutti. Voglio iniziare esprimendo la mia gratitudine per il vostro tempo e la vostra presenza qui oggi. Grazie per aver preso parte a questo meeting".

Il miglior consiglio di Surf Office: la "Welcome Handshake" è un'ottima scelta per promuovere un senso di benvenuto e gratitudine nelle riunioni, siano esse fisiche o virtuali. Aiuta a creare un'atmosfera accogliente e inclusiva, facendo sentire i partecipanti valorizzati e apprezzati fin dall'inizio.

Ricorda questi passaggi!

• Porgi la mano in maniera aperta e con un sorriso.
• Aspetta che i partecipanti rispondano (fisicamente o virtualmente).
• Esprimere gratitudine verbalmente: "Grazie per essere qui".
• Mantieni il contatto visivo anche nelle riunioni virtuali.
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2. Scopo e obiettivi

Sei mai stato a una riunione in cui non avevi idea del motivo per cui eri lì o di cosa si sarebbe trattato? Sì, anche noi! È come vagare nel buio! Dichiarare lo scopo e gli obiettivi fin dall’inizio è come rendere tutto chiaro e limpido. Tutti sin da subito sanno perché si sono riuniti e quali sono gli obiettivi. In un meeting la chiarezza è sempre la tua compagna fidata.

Proviamo: "Buongiorno team. Oggi siamo qui riuniti per [dichiarare lo scopo o gli obiettivi della riunione]. Lavoriamo insieme per raggiungere i nostri obiettivi".

Il consiglio principale di Surf Office: comunica chiaramente al team le tempistiche della riunione e rispetta le fasce orarie assegnate. Se vuoi parlare di produttività, afferma che ci vorranno X minuti. Andare fuori tema potrebbe far durare più a lungo la riunione e tutto il tuo duro lavoro e la tua preparazione diventerebbero vani!

3. Riconoscere i risultati ottenuti

Pensa a come ci si sente quando il tuo duro lavoro viene riconosciuto e celebrato. È come una iniezione di positività. Riconoscere i risultati ottenuti all'inizio di una riunione fa proprio questo: dà ai membri del tuo team un grande sostegno morale. Dice loro che i loro sforzi non passano inosservati e che il loro lavoro è apprezzato.

Quando le persone si sentono apprezzate, è più probabile che si approcciano al meeting con entusiasmo e un atteggiamento positivo. Questa energia positiva può essere contagiosa, diffondendosi in tutto il team e dando un tono produttivo alla discussione.

Proviamo: "Prima di approfondire la nostra agenda, vorrei prendermi un momento per celebrare alcuni risultati recenti. [Menziona un risultato raggiunto di recente]".

Il consiglio principale di Surf Office: crea un sistema di premi o certificati per onorare i risultati eccezionali. Prima dell'inizio della riunione, consegna questi premi ai membri del team che si sono distinti in varie aree, come il completamento di un progetto. Puoi renderlo una caratteristica regolare delle tue riunioni.
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4. Team bonding

Sappiamo tutti che i rompighiaccio sono ottimi per la mente e il cuore. Hai presente quel silenzio imbarazzante quando inizia una riunione? I rompighiaccio li cancellano in un secondo. Rendono il tutto accogliente e confortevole, così si può chiacchierare senza sentirsi come se fossimo a una cena formale.

Quindi, facciamo che siamo nel mezzo del rompighiaccio e scopri che il tuo collega non solo ama i fogli di excel ma è anche un ballerino di salsa. Condividere cose personali del genere aiuta a legarsi a un livello più profondo. È come scoprire che entrambi tifate per la stessa squadra; è una connessione istantanea. E, che tu ci creda o no, quella connessione può farci lavorare meglio insieme.

Proviamo: "Iniziamo questo incontro con un rapido rompighiaccio. In una frase, condividi qualcosa di interessante o emozionante che ti è successo di recente".

Il miglior consiglio di Surf Office: uno dei nostri rompighiaccio preferiti per partecipare alle riunioni è "Due verità e una bugia": perfetto per creare un tono amichevole prima di una riunione!

Ecco come funziona:

• Ognuno di voi pensa a due cose di sé che sono vere e ad una cosa che è una totale bugia.
• Quando è il tuo turno, dille tutte e tre al gruppo, ma mantieni una faccia da poker!
• Ora è compito degli altri indovinare qual è la bugia.
• Dopo che le votazioni sono state effettuate, vuota il sacco e condividi qual è la bugia.
  
  

Perché questo gioco è fantastico, chiedi? Beh, è come un puzzle. Fa sì che tutti parlino, ridano e imparino fatti bizzarri gli uni sugli altri. Inoltre, è un modo ingegnoso per rompere il ghiaccio e fare team bulding!
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5. Creare l'atmosfera

Un ottimo modo per creare l'atmosfera a qualsiasi riunione è ricordare ai dipendenti il motivo per cui stanno lavorando così duramente. Considerala come la piccola scintilla che innesca qualcosa di positivo. Quando ci ricolleghiamo alla missione della nostra azienda, è come riscoprire l'entusiasmo che provavamo la prima volta che ci siamo uniti. È come riaccendere la nostra passione per quello che facciamo. E fidati, quel tipo di connessione emotiva può darci una carica di energia e mantenerci carichi durante il meeting.

Proviamo: "All'inizio, ricordiamo il nostro impegno condiviso verso [valori/missione/obiettivi aziendali]. Lasciamo che questo guidi le nostre discussioni di oggi."

Il miglior consiglio di Surf Office: a volte le missioni e i valori dell'azienda possono sembrare un po' come quei paroloni fantasiosi che trovi nei documenti aziendali. Ma nel momento in cui inizi a inserirli nella storia di una vita reale, diventano improvvisamente concreti e facilmente riconoscibili.

Quindi, perché non condividere una storia con il team? Immagina di condividere la storia di uno dei membri del tuo team che ha affrontato una situazione difficile e in quel momento ha impersonificato i valori dell'azienda come un supereroe in azione. Quelle parole prendono vita e si fa vedere a tutti che non sono solo frasi vuote ma guide che illuminano la nostra strada.

Quando senti parlare di come un dipendente ha fatto di tutto per sistemare le cose per un cliente, anche quando il gioco si è fatto duro, i valori della tua azienda prendono vita. Ci ricorda che questi valori da far vedere; e sono il cuore pulsante di quello che fai.
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6. Ispirazione e motivazione

Iniziare con una citazione d'ispirazione è come creare qualcosa di avvincente che attira tutti al meeting. Le persone non possono resistere a una buona citazione che tocca le corde giuste.

Inoltre, quando condividi una citazione che ti ha toccato personalmente, crea una connessione con il tuo team. Dimostra che non ti occupi solo di affari, ma che stai portando una parte di te stesso alla riunione.

Le citazioni ispiratrici di solito racchiudono tanta positività. Iniziando con una, crei un'atmosfera solare che può aumentare il morale e la motivazione di tutti.

Proviamo: "Recentemente mi sono imbattuto in una citazione che mi ha colpito: [Condividi una citazione ispiratrice]. Usiamo queste parole come motivazione per il nostro incontro di oggi."

‍ Suggerimento principale di Surf Office: prova a utilizzare Internet per cercare alcune delle migliori citazioni che incoraggiano davvero il tuo team. Cerca di renderlo rilevante per il lavoro di squadra o il successo. Se ispiri anche una sola persona durante l'incontro, hai raggiunto il tuo obiettivo!

Ecco alcune delle nostre citazioni preferite:

"L'unico modo per fare un ottimo lavoro è amare quello che fai." - Steve Jobs

"Il successo non è definitivo, il fallimento non è fatale: ciò che conta è il coraggio di continuare." - Winston Churchill

"Da soli possiamo fare così poco; insieme possiamo fare così tanto." - Helen Keller

"Il modo migliore per predire il futuro è crearlo." - Peter Drucker

"Il duro lavoro batte il talento quando il talento non lavora duro." - Tim Notke

"La differenza tra una persona di successo e gli altri non è la mancanza di forza, né la mancanza di conoscenza, ma piuttosto la mancanza di volontà." -Vince Lombardi

"Il successo è camminare da un fallimento all'altro senza perdere l'entusiasmo." - Winston Churchill

"Il lavoro di squadra fa avverare i sogni." - John C. Maxwell

"Il futuro dipende da ciò che fai oggi." - Mahatma Gandhi
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7. Verifica emotiva

I check-in emotivi prima delle riunioni del team possono fare una differenza significativa nel funzionamento del tuo team. È più di una semplice routine; è una pratica che può avere un impatto positivo sulle dinamiche e sulla produttività del team.

Innanzitutto, questi check-in consentono ai membri del team di esprimere come si sentono. Consideratelo come uno spazio sicuro per la condivisione emotiva. Potrebbe sembrare una cosa da poco, ma è fondamentale per il benessere emotivo. Quando gli individui possono aprirsi riguardo alle proprie emozioni, è possibile evitare che i problemi si aggravino o influenzino negativamente le dinamiche del team .

Inoltre, i check-in contribuiscono a creare fiducia all’interno del team. La fiducia è il collante che tiene insieme un team e quando i membri del team si sentono a proprio agio nel condividere le proprie emozioni e preoccupazioni, la fiducia cresce naturalmente. È una componente fondamentale per un lavoro di squadra efficace e questi controlli emotivi possono aprire la strada a legami più forti tra i membri del team.

Proviamo: "Prima di iniziare, prendiamoci un momento per farci domande di check-in. Come vi sentite oggi? C'è qualcosa che vorreste condividere o discutere?"

Il miglior consiglio di Surf Office: Ora, può essere difficile convincere alcune persone ad aprirsi, soprattutto se, ad esempio, sono in conflitto con un altro membro del team o hanno problemi personali. Non proviamolo in una sessione di terapia non autorizzate!

La chiave è creare un ambiente sicuro e confortevole in cui i membri del team sentano di potersi aprire se scelgono di farlo. Proviamo un gioco:
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Bingo per la condivisione delle emozioni

Prima dell'inizio della riunione, distribuisci le cartelle del bingo a ciascun membro del team con varie emozioni o sentimenti scritti nei quadrati. Ad esempio, "felice", "frustrato", "eccitato", "ansioso", "contento" e così via.

Durante il check-in, i membri del team possono, a turno, condividere il loro stato emotivo attuale, ma invece di limitarsi a dichiararlo apertamente, cercano di inserirlo naturalmente nella conversazione. Ad esempio, se qualcuno si sente emozionato, potrebbe dire: "Mi sento come un bambino la mattina di Natale sull'aggiornamento di questo progetto!"

Gli altri membri della squadra possono segnare l'emozione corrispondente sulle loro cartelle del bingo quando la sentono. L'obiettivo non è quello di spingere nessuno a condividere, ma di creare un modo spensierato e non invadente in cui le persone possano esprimersi se lo desiderano.

La prima persona che completa la propria cartella bingo può ottenere un piccolo premio o riconoscimento, aggiungendo un elemento di competizione divertente e amichevole all'attività. Questo approccio incoraggia la condivisione emotiva senza mettere a disagio nessuno o costringerlo a divulgare informazioni personali. Mantiene l'atmosfera leggera e piacevole pur consentendo ai membri del team di connettersi a livello emotivo se scelgono di farlo.

8. Rompighiaccio visivi

Aggiungere un rompighiaccio visivo è come aggiungere un pizzico di creatività alla tuo meeting. Non è solo una questione di parole; si tratta di connettersi a un livello più personale. Quando chiedi al tuo team di mostrare i loro attuali spazi di lavoro, li stai invitando nel tuo mondo. Questo aiuta a rompere il ghiaccio e fa sembrare quelle relazioni virtuali un po’ più reali.

Proviamo: "Ehi, iniziamo con un rompighiaccio visivo. Mostraci il tuo spazio di lavoro e non dimenticare di evidenziare qualcosa di speciale sulla tua scrivania."

Il miglior consiglio di Surf Office: il segreto qui è lasciare che il tuo team diventi creativo con gli angoli di ripresa e gli sfondi. Aggiungi un elemento divertente, una specie di piccolo gioco d'ipotesi. Inoltre, è un'opportunità per tutti di mostrare il proprio stile.
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9. Riflettere sulle sfide recenti

Prima di tuffarti a capofitto nell'agenda della riunione, perché non prenderti un momento per assicurarti che i progetti e le attività procedano senza intoppi? Riflettere sulle recenti sfide che il tuo team ha dovuto affrontare significa dare a tutti la possibilità di parlare apertamente delle preoccupazioni o dei fallimenti che si sono verificati dall'ultimo incontro. È un'opportunità per imparare dalle tue avventure passate, modificare le tue strategie e costruire quell'importantissima resilienza.

Proviamo: "Okay, iniziamo riflettendo su una sfida recente. Quali lezioni possiamo trarne e come possiamo mettere a frutto queste lezioni?"

Il miglior consiglio di Surf Office: A volte le persone sono riservate quando ammettono fallimenti o sfide. Se questo è il caso del tuo team, magari integra un gioco nella riunione per ravvivare l'atmosfera!
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Scheda lezione

Ecco come giocare:

• Dai a ciascun membro del team una scheda o una nota adesiva. Chiedi loro di scrivere da un lato una sfida recente che hanno affrontato e dall'altro la lezione che hanno imparato da essa.
• Raccogli tutte le carte e mescolale.
• Pesca una carta a caso e leggi ad alta voce la sfida e la lezione senza rivelare l'autore.
• Incoraggia il team a discutere della lezione imparata e come può essere applicata ad attività o progetti futuri. Indovina chi l'ha scritto, se lo desidera, ma concentrati sulla lezione stessa.
• Continua a disegnare e discutere dele carte finché non avrai affrontato tutte le sfide e le lezioni o finché non avrai dedicato la quantità di tempo desiderata all'attività.
• Concludere riassumendo i punti chiave e le azioni emerse dalle discussioni.
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Questa attività incoraggia la riflessione sulle sfide recenti e consente discussioni significative senza la necessità di troppe risorse e pianificazione!
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10. Minuto di consapevolezza

State per iniziare la vostra riunione, ma prima di tuffarvi nel nocciolo della questione, fate tutti una breve pausa. Premi il pulsante di ripristino nel cervello di tutti! Una breve pratica di consapevolezza – che si tratti di un esercizio di respirazione di un minuto o di una mini-meditazione – aiuta tutti a ridurre i livelli di stress e a diventare guerrieri Zen.

Proviamo: "Iniziamo con un momento di consapevolezza. Chiudi gli occhi, fai un respiro profondo e prepariamoci mentalmente ".

Il miglior consiglio di Surf Office: se ti senti avventuroso, puoi anche coinvolgere un guru della mindfulness o utilizzare alcune app di meditazione. Nel tempo, questa pratica può trasformare i tuoi incontri in zone Zen di concentrazione e calma.
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11. Relatori ospiti

Invitare un relatore ospite ad aprire la riunione è un'idea fantastica per diverse ragioni interessanti. Non solo aggiunge novità ed entusiasmo ai tuoi incontri, ma apporta anche vantaggi significativi al tuo team e all'organizzazione nel suo insieme.

Queste persone sono professionisti; hanno tutti gli ingredienti per creare nuovi motivi di ispirazioni!

Proviamo: "Buon [giorno/pomeriggio/sera] a tutti. Prima di tuffarci nel nostro incontro di oggi, abbiamo un regalo speciale per voi. Abbiamo invitato un oratore motivazionale che condividerà con noi preziosi spunti. Grazie per essere qui per rendere questo momento ancora più significativo."

Il consiglio principale di Surf Office: fai le tue ricerche! Ogni azienda ha valori e ideologie diversi e indovina un po'? Ci sono oratori motivazionali là fuori che si adattano perfettamente alla tua descrizione. Accetta consigli da altre persone in aziende simili, naviga in Internet, leggi le recensioni, ma, nel complesso, assicurati che l'oratore motivazionale sia adatto alla tua azienda.
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12. Crea l'atmosfera giusta!

Creare l'atmosfera giusta per aprire delle riflessioni prima di una riunione può fare miracoli. È come un balsamo, soprattutto se trascorri in una settimana circa 40 ore nello stesso spazio!

Invece di tuffarsi direttamente negli affari, offre a tutti la possibilità di rilassarsi, chiarirsi le idee e creare l'atmosfera giusta. Questo cambiamento di scenario consente al tuo team di eliminare eventuali distrazioni e concentrarsi meglio. Inoltre, incoraggia un’atmosfera più rilassata e aperta, promuovendo una migliore comunicazione e collaborazione. Allora, dove si può andare?

E se ti dicessimo che potresti tenere le tue riunioni fuori sede, diciamo, su una... spiaggia ? Esatto, immaginati che mentre fai un brainstorming di idee con la tua squadra c'è in sottofondo il suono di dolci onde e un sole splendente. Potrebbe sembrare un sogno, ma con l'aiuto di Surf Office, questo sogno può diventare realtà.

Non sei un fan della spiaggia? Nessun problema! Abbiamo anche una miriade di diversi ritiri in città e in campagna per te e il tuo team. Immagina di prendere la riflessione iniziale durante un picnic nella campagna irlandese o un trekking nelle foreste della Scandinavia. Luoghi di grande ispirazione!

Noi di Surf Office siamo specializzati nella creazione di esperienze lavorative uniche che uniscono lavoro e piacere.

Con Surf Office come partner, puoi fare senza problemi le tue riunioni di lavoro in spiaggia, dove la produttività incontra posti bellissimi. Quindi, perché non scambiare la tua sala riunioni con un ufficio sulla spiaggia e provare la magia di combinare lavoro e tempo libero nell'ambiente più idilliaco possibile? Il tuo team ti ringrazierà e la tua attività prospererà nel processo.