È tempo di riunire il team e pensare in grande; guarda oltre i soliti aspetti pratici del business e chiarisci la tua strategia a lungo termine. Vuoi gettare lo sguardo sull'orizzonte dell'azienda e valutare tutto, dagli obiettivi aziendali ai progetti che ne determineranno il futuro.

Tuttavia, per un compito di questa portata, la solita sala riunioni non è sufficiente. Vuoi invece riunirti da qualche parte fuori dall'ufficio.

…In altre parole, vuoi organizzare un meeting fuori sede .

Ma come si pianifica un meeting fuori sede efficace che giustifichi l'investimento di tempo, energia e denaro necessario per gestirla? Oggi lo scopriremo. Continua a leggere per una guida completa su come pianificare riunioni fuori sede efficaci (e su come la tua azienda può trarne vantaggio).
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Cos'è un meeting fuori sede?

Fondamentalmente, un meeting fuori sede è esattamente ciò che sembra: una riunione condotta lontano dal solito posto di lavoro.

Ma la posizione non è l'unica distinzione. In effetti, la differenza principale riguarda lo scopo. Piuttosto che un semplice check-in, un annuncio o una riunione collettiva, le riunioni fuori sede affrontano uno scopo o un obiettivo specifico. Ciò può comportare che i team manager lavorino insieme per affrontare questioni strategiche e pensare al quadro generale. Ma può anche includere elementi come il lancio di prodotti, hackathon, sessioni di brainstorming e/o la creazione di una roadmap del prodotto.

Per inciso, vale la pena notare che le riunioni fuori sede non sono la stessa cosa dei ritiri di team building. Il team bonding è una componente definita, ma è secondaria rispetto alla riunione stessa. L'enfasi nei meeting fuori sede è portare a termine il vero lavoro!

Come pianificare e organizzare una riunione fuori sede efficace

Ora che sappiamo cosa sono, passiamo all'evento principale: come pianificare e gestire un incontro fuori sede efficace. Enfasi sull'efficacia. Dopotutto, una cosa è organizzare una riunione e un'altra è trarne qualcosa! Troppo spesso passa circa un anno e non è chiaro cosa abbiano realmente ottenuto.

Pertanto, con un lavoro fondamentale da svolgere, obiettivi da raggiungere e risorse preziose in gioco, è importante prestare particolare cura e attenzione durante lo svolgimento di questi eventi. Ecco alcuni suggerimenti e idee utili per aiutarti ad avere successo.
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Pianificazione

Il successo di qualsiasi meeting fuori sede dipende spesso da come ti prepari. Dall'organizzazione della sede alla decisione del programma, c'è molto a cui pensare. In questa sezione ti spiegheremo come pianificare correttamente la tua azienda fuori sede:

1. Non essere in ritardo

Regola numero uno: non aspettare l'ultimo minuto per iniziare a pianificare il tuo incontro fuori sede! Prima riesci a iniziare, meglio è. Ti consigliamo un periodo di tempo approssimativo di 2 mesi tra i preparativi iniziali e il grande giorno stesso.

Un primo passo fondamentale è determinare i principali risultati che desideri dal meeting. Ad esempio, si tratta di un incontro generale di dirigenti in cui deciderai i prossimi passi dell'azienda? O stai cercando di organizzare un codefest/hackathon?

Una volta che ne conosci lo scopo, puoi tuffarti nel dettaglio: capire chi condurrà la riunione, chi dovrebbe partecipare, quanto dovrebbe durare e così via. Da lì, puoi perfezionare i tuoi obiettivi, raccogliere tutti i dati interni di cui potresti aver bisogno e invitare eventuali esperti esterni che ritieni dovrebbero essere presenti.

2. Limita gli obiettivi

Regola numero 2: non cercare di ottenere troppo. Per quanto possa essere allettante fissare obiettivi ambiziosi e affrontare infinite questioni, vige sempre la regola less is more.

Se divaghi troppo rischi di ottenere nulla di tangibile dall'incontro. Potresti sentirti a tuo agio con la lunga lista di attività che hai stilato, ma ti ritroveresti con il non avere una strategia concreta con cui ottenere qualsiasi cosa.

Un approccio migliore consiste nel limitare l’ambito della discussione e comunicarlo ai partecipanti. Ciò dovrebbe portare a una serie mirata di iniziative progettate per affrontare un problema specifico nel business.

3. Stabilisci il budget

Un fattore che avrà un impatto su quasi ogni aspetto del tuo meeting fuori sede è quanti soldi devi spendere. Dopotutto, il budget potrebbe dover coprire tutto, dal trasporto e alloggio al cibo e alla sede stessa (diremo di più su questi elementi prossimamente). Determinerà anche quanto tempo puoi rimanere, dove puoi andare e quante persone possono partecipare comodamente.

Non c'è giusto o sbagliato qui; l'entità del tuo budget dipenderà dal tipo e dalla durata della riunione che desideri organizzare. La cosa più importante è impostarne uno! Non farlo e rischierai di spendere troppo per una riunione che non è all'altezza del suo potenziale.

4. Ricorda gli aspetti pratici

Dopo aver considerato la struttura di base della riunione e i partecipanti, puoi iniziare a gestire gli aspetti pratici. Ciò include cose come:

• Prenotazione della sede
• Organizzazione trasporti e parcheggi
• Assumere ristoratori o organizzare un'altro tipo di food/beverages

Per quanto riguarda la sede, assicurati che sia a) abbastanza grande, b) accessibile e c) in grado di supportare qualunque tecnologia utilizzerai. Naturalmente dovrà essere disponibile anche per l'intera durata della riunione. E il cibo? Le quantità sono importanti, ma è ancora più importante tenere conto delle restrizioni dietetiche delle persone.

Ancora una volta, non occupartene fino all'ultimo minuto! Prenotare in anticipo ti garantirà lo spazio e la configurazione ideali per la tua attività fuori sede.

5. Stabilisci il programma

Gestire una riunione fuori sede senza un ordine del giorno è come tentare di allevare gatti. È una ricetta per la confusione, l'inefficienza del rispetto dei tempi e, in definitiva, la mancanza di risultati. Quindi fatti un favore e creane uno il prima possibile! Stabilisci obiettivi per ogni giorno, stabilisci l'ordine degli eventi e fornisci un limite di tempo approssimativo per ogni parte della riunione.

Tieni presente che anche la struttura è fondamentale. Potrebbe piacerti l'idea di dedicare molto tempo agli argomenti e aprire la parola alla discussione. Purtroppo, questo approccio a flusso libero può soffocare la creatività anziché incoraggiarla.

Per far avanzare la conversazione, consigliamo un'agenda con fasce orarie designate per argomenti specifici insieme agli obiettivi per ciascuno di essi. Potresti anche avere una o due domande chiave da porre e rinvigorire la discussione con materiali e/o attività pertinenti.

6. Assegnare i ruoli e inviare l'ordine del giorno

Hai bisogno di più di una persona che gestisce la riunione? Se sì, chi sta facendo cosa? E quando? È opportuno assegnare questi ruoli durante la creazione dell'agenda e (dopo aver confermato di essere disposti a farlo) includere una nota su chi sta facilitando ciascuna sezione. Naturalmente, questo è un punto controverso se tu o qualcun altro gestirete l'intera riunione da soli.

Oh, e non dimenticare di condividere l'agenda con i partecipanti! Fallo circa una settimana prima della riunione fuori sede in modo che le persone possano familiarizzare con il programma.
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Ospitalità

Ok, andiamo avanti e immaginiamo che l'incontro sia dietro l'angolo. In questa sezione offriremo alcuni suggerimenti e idee su come eseguirlo in modo efficace.

1. Inizia introducendo l'obiettivo

Inizia ogni giornata ricordando ai partecipanti gli scopi e gli obiettivi della riunione. Si spera che tutti abbiano letto l'ordine del giorno e ne abbiano comunque familiarità. Ma non c’è nulla di male nel ribadire perché sei lì e cosa stai cercando di ottenere. Definire lo scopo dell'incontro dovrebbe focalizzare la conversazione e indirizzarti verso gli obiettivi che hai prefissato.

Allo stesso modo, vale la pena riportare le persone all'ordine del giorno durante la giornata. Questo dovrebbe impedirti di andare troppo fuori tema.

2. Favorisci l'interazione

Poche cose nella vita sono più noiose che ascoltare qualcuno parlare per ore e ore. Ti distrai, alzi gli occhi al cielo e guardi l'orologio, desiderando che la lancetta dei minuti giri un po' più velocemente. Quindi, la regola numero uno per un'organizzazione di un meeting fuori sede è mantenere le persone coinvolte. Non limitarti a parlare con loro. Parla con loro.

Questo è un motivo in più per pensare a domande e attività per ogni fascia oraria dell'agenda. Aiutano a stimolare la conversazione, incoraggiano l'interazione e informano la discussione. Fai tutto il possibile per mantenere l'attenzione delle persone e ti ritroverai con una riunione più produttiva e significativa.

3. Fai delle pause regolari

Concentrarsi su argomenti complicati, trovare idee e impegnarsi in conversazioni stimolanti è stancante. Proteggi i livelli di energia delle persone programmando pause regolari. Fermarsi per tè, caffè, cibo e andare in bagno ogni tot dovrebbe impedire alle persone di lamentarsi.

Suggerimento importante: ricorda di essere chiaro sulla durata di ogni pausa (potresti anche segnarla sul programma). Qualsiasi confusione potrebbe portare a ritardi e contrattempi che intaccano il tempo limitato a disposizione.

4. Trova il tempo per il team bonding

L'obiettivo principale di qualsiasi riunione fuori sede è la produttività. Tuttavia ciò non significa che non si possa incorporare il team building nell'esperienza. Dopo tutto, quanto spesso si riunisce il tuo team fuori dall'ufficio?! Ora che siete tutti nello stesso posto, è un'ottima occasione per conoscerci.

Il team building non deve nemmeno essere inserito nell'agenda di per sé. Potrebbe essere semplice come fare pause tra le sessioni abbastanza lunghe per avere una conversazione significativa. Potresti anche assegnare i posti invece di lasciare che tutti scelgano. Ciò garantirebbe che le persone si mescolino con colleghi diversi dal solito.

5. Cerca dei feedback

Al termine del tuo incontro fuori sede, ti consigliamo di provare a scoprire cosa è andato bene e cosa avrebbe potuto andare meglio. Potresti chiedere direttamente ai partecipanti, fornire loro moduli di feedback anonimi da restituire in un secondo momento o risparmiare carta utilizzando uno dei tanti siti Web di sondaggi di feedback.

Cerca feedback su tutto ciò che sembra rilevante. Ad esempio, quanto sono state soddisfatte le persone della riunione nel complesso? Quanto lo hanno trovato produttivo? Hanno qualche idea su come aumentare la produttività la prossima volta? Si sono divertiti ? Cosa, se non altro, avrebbero fatto diversamente? Qualunque sia il dato che raccogli, sarà prezioso per la prossima riunione fuori sede che organizzerai.

Perché le riunioni fuori sede sono importanti?

Tutto quello di cui abbiamo appena parlato sembra un lavoro troppo faticoso? Bene, sentire parlare dei vantaggi che ne derivano potrebbe convincerti a farlo comunque! Fidati di noi, ospitare una riunione fuori sede può offrire una serie di vantaggi interessanti. Ecco alcuni dei principali modi in cui puoi guadagnare:

Cambiano il modo di vedere

Innanzitutto, lavorare insieme in una nuova sede mette le persone in un mindset differente.

L'incontro sembra significativo. Il cambiamento è rinfrescante e la novità è entusiasmante. Non sembra più “lavoro”. In definitiva, incontrarsi in un posto diverso favorisce la creatività, i livelli di coinvolgimento e la chiarezza di pensiero richiesti per i compiti da svolgere.

Aumentano la produttività e lo spirito di squadra

Il vantaggio precedente ha l'effetto a catena di aumentare la produttività e il coinvolgimento: un risultato positivo che viene accentuato dall'assenza di distrazioni e interruzioni che potresti incontrare in ufficio. Il problem solving e il brainstorming diventano più facili e il team se ne va sentendosi rinvigorito.

I partecipanti si ritrovano con un ritrovato senso di scopo e di unione: soddisfatti di ciò che hanno raggiunto e uniti in ciò a cui stanno lavorando.

Danno una pausa dalla normalità

Naturalmente, un altro vantaggio è la pausa che ognuno ottiene dalla propria routine ordinaria. In una certa misura, le riunioni fuori sede rappresentano il tempo lontano dallo stress quotidiano dell'ufficio! Esci con i colleghi, hai nuove conversazioni e accetti sfide diverse.

In questo modo, le riunioni fuori sede possono essere rigeneranti sia per i singoli dipendenti che per l’azienda in generale.
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Hai bisogno di aiuto per pianificare la tua riunione fuori sede?

Le riunioni fuori sede sono potenti strumenti aziendali per pensare in grande, pianificare il futuro, stimolare la produttività e rafforzare lo spirito di squadra. Eppure non si può negare quanto tempo, energia e risorse si impiegano per organizzarle!

Se questo, o la preoccupazione di commettere errori onerosi, è ciò che ti trattiene dal tenerne uno tuo, allora Surf Office può aiutarti. In qualità di esperti nell'organizzazione di ritiri aziendali, sarai in grado di raccogliere i numerosi frutti di un meeting fuori sede senza il fastidio di dover organizzarlo! Contattaci oggi per saperne di più.