Se gestisci un'azienda remota o distribuita, probabilmente hai pensato di organizzare un ritiro. Con circa 10 persone nel tuo team, probabilmente sembra fattibile.

Ma che dire di organizzare un ritiro con 100, 200 o addirittura 500 persone? Può sembrare spaventoso, ma non è impossibile.

In Surf Office, abbiamo organizzato ritiri per un minimo di una dozzina fino a un massimo di qualche centinaio di persone. Ecco cosa abbiamo imparato dalla nostra esperienza nell'ospitare ritiri per grandi aziende e come puoi farlo senza rendere la logistica un vero e proprio disastro, il tutto creando un programma che il tuo team apprezzerà.

La durata ideale del ritiro

Se il tuo team è distribuito in tutto il mondo, hai bisogno di un ritiro più lungo, perché un giorno o due non basteranno. Abbiamo visto team più grandi organizzare ritiri aziendali della durata di 3-5 giorni, che è la durata ideale se vuoi un buon mix di lavoro e riposo.

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Lunedì: Arrivo e inizio del ritiro

La maggior parte dei ritiri inizia di lunedì, il che significa che tutti dovrebbero arrivare e sistemarsi nel loro alloggio entro quella data. Per le persone che devono percorrere lunghe distanze, assicuratevi di acquistare i biglietti per domenica, così da essere freschi e riposati il lunedì mattina. Per coloro che hanno tempi di viaggio più brevi, i voli del lunedì vanno bene.

A questo proposito, non contare di fare nulla di produttivo il lunedì. Le persone arrivano in orari diversi, sono stanche ed eccitate di incontrarsi, quindi dovresti davvero avere il lunedì come giorno per ambientarti.

Possono usare questa giornata per esplorare la città, lavorare dall'hotel, fare giochi rompighiaccio per conoscere nuovi colleghi, organizzare riunioni più piccole o qualsiasi altra cosa desiderino. Assicurati solo che non ci sia lavoro obbligatorio il lunedì. Inoltre, non andare all'estremo opposto e organizzare una festa il giorno in cui tutti arrivano. Dopotutto, vuoi che tutti siano freschi per la grande riunione del giorno seguente.

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Martedì: L'inizio ufficiale

Quando un gruppo numeroso partecipa a un ritiro, solitamente è prassi che il CEO dell'azienda inaugura il ritiro aziendale con un discorso il secondo giorno dall'arrivo.

Quando EVBox ha organizzato il suo ritiro da 200 persone a Madrid alla fine dell'anno scorso, l'evento è stato ufficialmente inaugurato il secondo giorno con una presentazione sulla vision dell'azienda per il 2019.

Puoi anche estendere il discorso in una presentazione più lunga su come sta andando l'azienda. Magari buttando dentro qualche numero e statistica, per tenere tutti aggiornati in azienda.

Potresti pensare che sia troppo, ma per qualcuno che arriva dall'altra parte del mondo, sarà utile essere informato sui progressi dell'azienda.

Poi concludete la giornata con una cena aziendale con vino in un posto carino.

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Mercoledì e giovedì: lavoro, gioco, ripetizione

Mercoledì, dovresti dedicare la giornata al lavoro produttivo. Prendi in considerazione l'idea di organizzare un hackathon o un innovation day per fare brainstorming su nuove idee di prodotto o per lavorare insieme a soluzioni. (Continua a scorrere per leggere i nostri consigli sugli hackathon!)

Giovedì mattina, dividetevi in team più piccoli e fateli lavorare sui loro progetti prestabiliti. Quindi usate il pomeriggio per un'attività di team bonding. Non sottovalutate il potere del team bonding! Lasciando un po' di tempo per il team bonding, date loro l'opportunità di abbassare la guardia e di entrare veramente in contatto tra di loro, il che è un modo sicuro per aumentare la felicità dei dipendenti e, di conseguenza, la fidelizzazione dei dipendenti.

Alcune delle attività preferite dai nostri clienti sono la navigazione sul fiume a Lisbona, la caccia al tesoro a Barcellona o imparare a fare surf nel piccolo villaggio di Ericeira.

Prima di partire per le attività in team, però, è una buona idea fare un altro discorso o un annuncio per far sapere a tutti cosa è stato realizzato durante il ritiro.

Il giovedì è anche un ottimo giorno per una festa serale se si parte di venerdì.

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Venerdì: Hasta luego!

Venerdì, date al vostro team la possibilità di scegliere se lavorare su questioni in sospeso o prendersi del tempo libero dal lavoro e da altre attività, dato che è il giorno della partenza. Lo apprezzeranno, soprattutto coloro che hanno un lungo volo davanti a sé. Dopotutto, volete che il vostro team sia riposato, energico e ispirato una volta tornato a casa.

Hackathon e giornate dell'innovazione: lavorare verso un unico obiettivo

Le grandi aziende che vanno in ritiro spesso organizzano hackathon per elaborare nuove idee, sviluppare nuove funzionalità di prodotto e far sì che tutti in azienda lavorino insieme su un unico obiettivo. Per questi incontri, consigliamo di avere una grande sala per tutti i partecipanti.

A seconda delle dimensioni del gruppo, dovresti avere almeno due sale riunioni più piccole per le riunioni di gruppo, in modo che i team possano riposarsi e prendersi un po' di tempo per sé.

Di recente, il team di Mattermost ha organizzato un hackathon di design durante un ritiro aziendale a Lisbona. L'obiettivo era di dare a tutti la possibilità di concentrarsi su prodotti e progetti che li appassionavano.

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"È stato divertente riunirsi e vedere persone entusiaste di lavorare a qualcosa che è davvero vicino al loro cuore! È stata un'esperienza incredibile."

- Corey Hulen, CTO e co-fondatore di Mattermost

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Un altro consiglio utile per gli hackathon e gli innovation day è quello di organizzare il catering invece di andare a mangiare fuori. Risparmierai molto tempo e semplificherai notevolmente la logistica.

Un'altra cosa che potrebbe sembrare ovvia ma che vale la pena menzionare: verifica con l'hotel che Internet funzioni davvero. Probabilmente lo dai per scontato, ma molti direttori d'hotel non lo fanno. Allo stesso tempo, assicurati che ci siano abbastanza proiettori nelle sale riunioni e che funzionino tutti. Puoi visitare l'hotel in anticipo per verificare se tutto funziona secondo i piani.

Attenersi al programma ma essere flessibili

Quando si organizza un ritiro, è importante avere un programma e rispettarlo. Dalla nostra esperienza, avere un programma poco preciso e troppo flessibile può trasformarsi in un vero e proprio pasticcio, con tutti che vanno in giro come vogliono e non si riesce a lavorare o a trascorrere del tempo insieme.

Tuttavia, non esagerare: lascia un po' di tempo libero ai partecipanti per fare ciò che vogliono. Puoi usare le serate per organizzare cene o altre attività, ma è del tutto facoltativo. Il tuo team troverà un modo per organizzarsi, e non tutti vogliono comunque socializzare la sera: alcuni vogliono solo fare un pisolino o chiamare la famiglia.

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Lascia che Surf Office si occupi della logistica

Sebbene organizzare un ritiro possa essere un'esperienza estremamente gratificante per team numerosi, può anche essere piuttosto impegnativo, richiede molto tempo e può essere costoso se non si è in contatto con i fornitori giusti. Se pensi che potresti trarre beneficio dall'esternalizzazione della logistica di un ritiro mentre ti godi del tempo trascorso con il tuo team in una splendida location, contatta il team di Surf Office: ti assicuriamo di essere in buone mani.