Sommige mensen noemen ze ‘stadhuisvergaderingen’. Anderen zeggen ‘vergaderingen voor alle stafleden’. Maar als het om een all-hands gaat, bespreekt iedereen hetzelfde: een cruciale bedrijfsbrede bijeenkomst waar werknemers, leiders en belanghebbenden bedrijfsupdates delen, mijlpalen vieren en belangrijke organisatorische zaken bespreken.
In ons vorige bericht over dit onderwerp werd beschreven hoe je er een kunt uitvoeren. Vandaag gaan we dieper in op het maken van je vergaderagenda voor je all-hands. Net zoals een GPS je vertelt waar je heen moet, zou het vooraf instellen ervan ervoor moeten zorgen dat de sessie soepel verloopt, alles bestrijkt zonder te lang te duren, en de deelnemers van begin tot eind betrokken houdt. Klinkt goed? Lees verder en ontdek hoe een effectieve agenda eruit ziet.
Voorbeeld vergaderagenda voor je all-hands
Hier vind je een mogelijke structuur voor je volgende bijeenkomst, inclusief de tijd die je aan elk item wilt besteden. Je kunt de voorbeeldagenda gerust gebruiken zoals hij is, of deze aanpassen aan de behoeften van je bedrijf. Als je op zoek bent naar meer algemene onderwerpideeën, mis dan het laatste deel van dit bericht niet...
- Eerste check-in/welkomst (5 minuten)
- IJsbrekeractiviteit of spel (10 minuten)
- Aankondigingen, mijlpalen en vieringen (10 minuten)
- Bedrijfsupdates en onderwerpen voor de hele organisatie (20 minuten)
- Speciale sessie (15 minuten)
- Vraag en antwoord (10 minuten)
- Uitchecken (5 minuten)
- Totale lengte: ~75 minuten
- Frequentie: maandelijks
- Locatie: op kantoor of virtueel, plus één keer per jaar een offsite vergadering (hint: daar kunnen wij je mee helpen!)
Uitsplitsing van de agenda van alle personeelsvergaderingen
Nu we de samenstellende delen ervan hebben gezien, gaan we elk element van onze voorgestelde vergaderagenda voor alle handen in meer detail bekijken:
1. Eerste check-in/welkomst (5 minuten)
Of je nu persoonlijk of online vergadert, een logische plek om een all-hands te beginnen is door iedereen te verwelkomen en te bedanken voor hun komst. Je kunt ook eventuele opvallende afwezigheden melden, de agenda heel snel doornemen en/of aangeven wat je tijdens de sessie hoopt te bereiken.
Sommige bedrijven doen op dit moment ook een zeer korte interactieve activiteit, zoals een enquête. Terwijl je bijvoorbeeld wacht tot mensen arriveren/aantreden, kan je de reeds aanwezige persoon vragen een vraag te beantwoorden over het bedrijf of hun rol (bijvoorbeeld "Beschrijf de bedrijfscultuur in één woord", of "Wat is één ding dat je leuk vindt aan je werk?"). Degene die de sessie leidt, kan commentaar geven op de antwoorden, meelachen met leuke reacties en vrijwilligers vragen hun mening te geven over wat er is gezegd.
Uiteindelijk is dit een leuke manier om voorbij te gaan aan wat anders een lastige paar minuten zou kunnen zijn om op laatkomers te wachten. Het verbetert ook de stemming, stimuleert de betrokkenheid, zorgt ervoor dat deelnemers zich ontspannen en zorgt ervoor dat mensen zich op hun gemak voelen om voor de groep te spreken.
2. IJsbrekeractiviteiten of spelletjes (10 minuten)
Oké, dus iedereen is nu aanwezig en je hebt ze welkom geheten op de vergadering. Of je nu een korte activiteit in de intro hebt opgenomen of niet, we raden je aan om door te gaan naar een ijsbrekerspel.
De voordelen hiervan lijken op wat we hebben besproken met betrekking tot de peiling. Vermakelijke ijsbrekers zorgen voor een goed humeur en dat zet de toon voor de rest van de sessie. Ze helpen iedereen te ontspannen en vergemakkelijken zo ook de deelname. En ze bevorderen een gevoel van saamhorigheid dat essentieel is bij bijeenkomsten waarbij alle handen aanwezig zijn.
We hebben een heel artikel gewijd aan ijsbrekeractiviteiten, die we aanbevelen te bekijken. In de tussentijd zijn hier een paar snelle en gemakkelijke manieren om te proberen:
- Emoji-quiz: dit spel is energiek en creatief en laat de groep een lijst met bekende films zien die je in emoji-vorm hebt uitgeschreven (de oceaan, een haai en een schedelsymbool kunnen bijvoorbeeld Jaws zijn). Het is hun taak om ze allemaal te raden!
- Raad de kinderfoto: Om deze grappige, heilzame activiteit te spelen, verzamel vóór de sessie kinderfoto's van teamleden en vraag de groep vervolgens om te raden wie er op elke afbeelding staat. Het hebben van een projector helpt hier.
- Keep Up the Balloons: Deze ijsbreker is eenvoudig maar biedt eindeloos plezier. Het enige wat je hoeft te doen is de kamer vullen met ballonnen en het team vragen alles te doen wat nodig is om te voorkomen dat ze op de grond vallen! Voeg een competitief element toe door je op te splitsen in groepen en iedereen zijn eigen gekleurde ballonnen te geven om van de grond te blijven.
3. Aankondigingen, mijlpalen en vieringen (10 minuten)
All-hands vergaderingen zijn perfecte gelegenheden om teamoverwinningen te vieren, individuele prestaties in dit publieke domein te delen en te praten over speciale gelegenheden, zoals recente verjaardagen of jubilea binnen het bedrijf.
Nadat je het energieniveau met een ijsbreker hebt verhoogd, kun je de goede sfeer laten stromen door ongeveer tien minuten aan dit positieve nieuws te besteden.
Misschien heeft een klant het team geweldige feedback gegeven, of heb je een grote nieuwe klant binnengehaald, of heeft de nieuwe collega zijn/haar eerste widget verkocht. Misschien heeft iedereen deze maand zijn doelstellingen behaald of stevige vooruitgang geboekt met het project waaraan ze hebben gewerkt. Hoe het ook zij, dit onderdeel van de vergaderagenda voor alle handen zal het moreel zeker verhogen.
En als je sinds de laatste bijeenkomst nieuwe medewerkers hebt aangenomen, is dit een goed moment om ze goed voor te stellen aan andere mensen/teams in het bedrijf.
4. Bedrijfsupdates en onderwerpen voor de hele organisatie (20 minuten)
We gaan verder met de officiële zaken! Het is tijd voor de CEO om te praten over de belangrijkste cijfers van de afgelopen maand en hoe het bedrijf zich ontwikkelt in de richting van zijn bredere doelstellingen. Functionele leiders moeten de groep ook op de hoogte houden van individuele projecten – door belangrijk nieuws, opmerkelijke resultaten, enzovoort te delen.
Natuurlijk zullen niet al deze updates positief zijn. In deze fase van de all-hands bespreekt je ook eventuele problemen of tegenslagen waarvan je team op de hoogte moet zijn, plus wat er wordt (of is) gedaan om deze aan te pakken.
Vergeet ook hier niet iedereen te herinneren aan de bredere visie van het bedrijf. Het doel? Om hen te helpen begrijpen waar ze zo hard aan werken om te bereiken! Als je deze visie regelmatig herhaalt, krijg je meer zin in je dagen en blijf je betrokken bij het bedrijf en zijn ambities.
Even terzijde: in dit deel van de sessie is de kans het grootst dat de deelnemers hun focus verliezen! Zorg er dus voor dat je de zaken waar mogelijk beknopt, boeiend en interactief houdt. Je kunt bijvoorbeeld na elke presentatie direct feedback vragen of snelle vragen beantwoorden.
5. Speciale sessie (15 minuten)
Sommige bedrijven wijden het vijfde segment van de bijeenkomsten voor alle handen aan zogenaamde ‘speciale sessies’. Het is aan jou om te beslissen wat dit inhoudt, maar het idee is om iets anders (dat wil zeggen speciaal) te doen waar het team baat bij heeft.
Je kunt bijvoorbeeld een gastspreker op kantoor uitnodigen, een teambuildingactiviteit organiseren of een ‘stille held’-activiteit doen.
Bij dit laatste vraag je het hele team om collega’s te nomineren die volgens hen erkenning verdienen. Ze kunnen hun hand opsteken om de naam van de persoon te zeggen en waarom ze hem of haar nomineren, of hun keuzes/redenen doorgeven via een speciaal Slack-kanaal waar de CEO vervolgens van voorleest. Als je virtueel vergadert, kan je nominaties indienen in de chatbox.
Zoals je je kunt voorstellen, bevorderen dit soort dingen a) het moreel en b) zorgen ze ervoor dat je bijeenkomsten voor alle handen een genot zijn om naar uit te kijken. Als je op zoek bent naar andere manieren om deze 15 minuten te vullen, bekijk dan ons volgende gedeelte met de titel 'Aanvullende vergaderideeën voor alle handen'.
6. Vraag en antwoord (10 minuten)
Nu je alle hoofdpunten hebt behandeld, kan je overwegen het woord open te stellen voor vragen. Heeft iemand een vraag voor de CEO of het executive team? Hebben ze zorgen die ze willen uiten? Of willen ze duidelijkheid over alles wat besproken is? Als dat zo is, is dit het moment om het te vragen.
Er zijn echter een paar manieren om deze vragen en antwoorden uit te voeren.
De eerste is om vragen ter plekke te beantwoorden en je best te doen om direct te reageren. Dit kan echter een beangstigend vooruitzicht zijn – en het is niet zonder risico's. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je het antwoord niet weet, maar het toch probeert, waarbij je onbedoeld de vraag omzeilt of, in het ergste geval, zelfs liegt.
Helaas stuurt dit de verkeerde boodschap naar het team en kan de kamer leeglopen. Daarom stellen veel bedrijven vóór de sessie vragen.
Een derde optie is om een combinatie van beide te doen: sommige vooraf accepteren en andere ter plekke. Deze aanpak bevalt ons omdat het garandeert dat er vragen zullen zijn en dat mensen tijdens de bijeenkomst vragen kunnen stellen over alles wat in hen opkomt.
Als je iets niet weet, hoef je je geen zorgen te maken. Geef toe dat dit het geval is en zeg toe dat je later het antwoord krijgt! Oh, en probeer op elke vraag die je krijgt te reageren. Als de tijd om is, kan je ze daarna via e-mail of in een snelle één-op-één-sessie bespreken.
7. Uitchecken (5 minuten)
Nu de vraag-en-antwoordsessie voorbij is, hoef je alleen nog maar mensen te bedanken voor hun komst en je dankbaarheid uit te drukken voor hun voortdurende harde werk. Voel je vrij om de sessie samen te vatten door ook een paar belangrijke inzichten te geven, of door enkele inspirerende woorden aan te dragen die iedereen mee kan nemen naar kantoor.
Maar voordat ze weggaan, kun je ook hun feedback over de bijeenkomst vragen. Gebruik een anoniem papieren formulier of een online-enquête om te zien wat ze ervan vonden. Wat vonden de deelnemers leuk en wat had er beter gekund? Is er iets waar ze meer/minder van willen in toekomstige sessies? Wat zouden ze anders hebben gedaan?
Neem het mee en deze feedback zal je helpen toekomstige bijeenkomsten met alle handen aan te scherpen om ervoor te zorgen dat deelnemers zoveel mogelijk waarde krijgen.
Extra vergaderideeën voor alle handen
Waar je het ook doet de voorbeeldagenda zou een succesvolle structuur moeten bieden voor je volgende personeelsvergadering. Er zijn echter nog veel meer componenten die je kunt toevoegen! In dit laatste deel onthullen we een selectie van alternatieve onderwerpen en ideeën om te overwegen:
1. Nodig een gastspreker uit
Het uitnodigen van een gastspreker om een onderdeel van een all-hands meeting te leiden heeft tal van voordelen. Het geeft het managementteam rust. Het voorkomt de eentonigheid die kan voortvloeien uit routinevergaderingen. En het allerbelangrijkste: het biedt medewerkers frisse perspectieven en kennis! De betrokkenheid zou daardoor moeten toenemen.
Wat de sprekers betreft, denk erover na om mensen met een breed scala aan achtergronden uit te nodigen. De ene maand zou je de oprichter van het bedrijf kunnen vragen om te praten over hun oorspronkelijke visie op het bedrijf. De volgende zou een top-duursporter kunnen zijn die de waarde van doorzettingsvermogen bespreekt. En daarna zou je een psycholoog kunnen hebben die bewezen strategieën voor stressmanagement deelt.
Vergeet niet dat het onderwerp niet werkgerelateerd hoeft te zijn! Het enige wat je zoekt is iemand die waarde kan toevoegen door onderwerpen te bespreken die je tijdens de vergadering wilt behandelen.
2. Doe een mini-hackathon
Hackathons zijn evenementen waarbij mensen intensief samenwerken om een specifiek probleem op te lossen of een nieuw product te ontwerpen. Ze duren meestal tussen de 24 en 48 uur, maar er zijn geen vaste regels.
Als er voldoende tijd is, kan je een hackathon van een uur of twee organiseren tijdens de externe bijeenkomst van alle hens tijdens je jaarlijkse bedrijfsretreat. Of waarom probeer je niet eens een verkorte hackathon van 15 minuten tijdens je maandelijkse hackathon? In plaats van te proberen iets te lastigs te bouwen/op te lossen, kun je deze strikte tijdslimiet instellen en teams uitdagen om:
- Brainstorm over nieuwe slogans voor het bedrijf
- Ontwerp een nieuw logo
- Maak een script voor toekomstige verkoopgesprekken
- Kom met een idee voor een nieuw product
- Bedenk manieren om als team te ontspannen na het werk
- Bedenk een bijzondere gebeurtenis
Vervolgens vraag je elk team/individu om snelle presentaties te geven van wat ze hebben bereikt. Geloof ons, je zult aangenaam verrast zijn door de resultaten die je kunt behalen door zo kort en geconcentreerd samen te werken!
3. Organiseer een lunch en leer
Lunch- en leersessies zijn presentaties of workshops die tijdens de lunch worden gehouden om medewerkers over een bepaald onderwerp te informeren/bij te scholen. Het idee is om een uur weg te gaan van het bureau, als team samen te komen en te lunchen terwijl je iets leuks en informatiefs leert.
Deelname is meestal optioneel, maar niets houd je tegen om van je bijeenkomst een lunch te maken en te leren! Het zou zelfs een perfecte optie kunnen zijn als er iets is waarvan je denkt dat iedereen er baat bij zal hebben.
4. Vraag om verwijzingen van medewerkers
Een andere optie voor je all-hands meeting is om eventuele vacatures in het bedrijf onder de aandacht te brengen en je huidige werknemers te vragen iemand door te verwijzen waarvan zij denken dat deze geschikt is voor de functie(s).
Dit type verwijzingsmarketing is een eenvoudige, efficiënte en goedkope manier om kandidaten van hoge kwaliteit te vinden. Zorg ervoor dat je de functie en de vaardigheden/kwalificaties die je zoekt nauwkeurig beschrijft, evenals wat de sollicitatieprocedure inhoudt, inclusief de tijdlijn voor de aanwerving.
Om de benodigde informatie te verzamelen, kan je formulieren uitdelen die mensen kunnen retourneren met de contactgegevens van hun potentiële kandidaat(en) of kan je een speciaal e-mailadres instellen voor het ontvangen van verwijzingen. Overweeg ook om de deal voor je werknemers aantrekkelijker te maken door beloningen aan te bieden, zoals contante bonussen of kaartjes voor evenementen.
5. Verander presentaties in games
Eén manier om het officiële, zakelijke gedeelte van je bijeenkomst aantrekkelijker te maken, is door er een spel van te maken. Terwijl je bijvoorbeeld de cijfers van de afgelopen maand doorneemt, kan je bepaalde meetgegevens gebruiken (bijvoorbeeld het aantal verkopen, het aantal nieuwe klanten, de totale omzet, het klant verloop, enzovoort) en je team vragen de resultaten te raden voordat je deze bekendmaakt.
Je kunt zelfs een diavoorstelling maken waarbij elke dia een bepaalde statistiek bevat. Je zou dan een reeks vragen stellen (bijvoorbeeld: "Hoeveel inkomsten hebben we deze maand verdiend?"), Mensen laten raden en vervolgens de echte antwoorden onthullen; degene die er het dichtst bij zit, wint een prijs!
6. Afdeling show en tell
Medewerkers van grote organisaties weten en waarderen niet altijd wat de andere afdelingen binnen het bedrijf doen. Ze weten dat ze bestaan, maar hun feitelijke rollen en verantwoordelijkheden blijven een mysterie. Tenzij dat het geval is, doe je zoiets als een afdelingsshow en vertel je het tijdens je volgende bedrijfsbrede bijeenkomst...
Deze activiteit houdt in dat elke afdeling in de kijker wordt gezet. Je stelt de verschillende teams en medewerkers voor (of laat ze het zelf doen) aan alle anderen in de kamer, legt hun taken uit en geeft de anderen de kans om vragen te stellen.
Tijdgebrek? Overweeg om een andere afdeling te betrekken bij de 15 minuten durende “Speciale Sessie” van elke bijeenkomst met alle handen. Je kunt ook een hele vergadering besteden aan het doornemen van elke afdeling in het bedrijf.
Huur Surf Office in om je off-site met all-hands vergadering te organiseren
All-hands vergaderingen kunnen helpen een sterke bedrijfscultuur te bevorderen, werknemers een stem te geven en zowel team- als individuele prestaties te vieren. Als je echter wilt dat ze zulke beloningen opleveren en van begin tot eind soepel verlopen, is het van cruciaal belang om vóór de grote dag een vergaderagenda voor alle handen op te stellen.
We hopen dat de inzichten in dit artikel je zullen helpen precies dat te doen. Houd de structuur, onderwerpen en vergaderideeën in gedachten, en je bent een stap dichter bij een succesvolle bedrijfsbrede sessie. Wil je er een op een externe locatie organiseren?
Surf Office kan helpen met de logistiek van zo'n enorme onderneming. Wij vinden de ideale locatie voor je en regelen de volledige hoteluitkoop, zodat jij dat niet hoeft te doen. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie en om de bal aan het rollen te krijgen.
