“Hotelbuyouts zijn de heilige graal van bedrijfsevenementen.”
‍ — Simon Einstein, expert op het gebied van hotelbuy-outs bij Surf Office

Hotel buyouts werden voor het eerst populair in de Verenigde Staten als een manier voor trouwende paren om te genieten van privacy en aanpasbaarheid op hun trouwlocatie.

Maar het duurde niet lang voordat bedrijven de voordelen inzagen van een volledige hotelovername voor bedrijfsevenementen zoals teambuildingretreats en jaarlijkse bijeenkomsten.

Tegenwoordig zijn hoteloverkopen over de hele wereld een populaire keuze voor mensen die een gevoel van gemeenschap en exclusiviteit aan hun bedrijfsevenementen willen toevoegen.

Maar het uitkopen van een heel hotel is niet zonder nadelen.

In dit artikel bespreken we de voor- en nadelen van hotelovernames, wanneer ze nodig zijn en wanneer je in plaats daarvan een gedeeltelijke uitkoop zou moeten overwegen.
‍

Wat is een hotelovername?

Een hotel buy-out geef je en jouw gezelschap exclusieve toegang tot het gehele of een deel van een hotel. Afhankelijk van je overeenkomst kan dit kamers, restaurants, spafaciliteiten en feestruimtes omvatten.

Het kopen van een hotel geeft een vleugje privacy, elegantie en aanpasbaarheid aan je evenement. Dit heeft ervoor gezorgd dat hotelovername een populair arrangement zijn geworden voor luxe bruiloften, maar ook voor zakelijke gelegenheden zoals conferenties, congressen en gala's.

“Dit geldt voor groepen van 10-1000+ personen. Met buy-outs kunnen groepen van de locatie hun thuis maken voor de duur van het evenement en profiteren van de gemeenschappelijke ruimtes van de locatie, zonder zich zorgen te hoeven maken over het storen van andere gasten.” — Simon Einstein, expert op het gebied van hoteluitkoop

Tijdens een hotelovername neem je groep feitelijk de controle over het hotel over, zodat je je evenement kunt afstemmen op je behoeften. Zonder dat andere gasten zich zorgen hoeven te maken, kan je naar hartenlust meer lawaai maken, activiteiten plannen en gemeenschappelijke ruimtes inrichten.
‍

Hoeveel kost het om een hotel uit te kopen?

De kosten voor het uitkopen van een hotel zijn gebaseerd op de omzet die het hotel zou genereren als het een bezetting van 100% zou hebben.

Dit betekent dat je voor alle gereserveerde kamers moet betalen, plus eventuele verwachte inkomsten uit bijbehorende faciliteiten zoals spa's en restaurants.

Daarom kunnen de kosten van een hotelovername variëren van €1.000/nacht voor een ultra-basic hotel tot meer dan €100.000+/nacht voor een exclusief eilandresort met alle toeters en bellen.

Amal en George Clooney kozen het Cipriana Hotel in Venetië als trouwlocatie. Ze vulden 95% van het hotel, wat resulteerde in een geschatkosten van ongeveer $3 miljoen voor de driedaagse viering.

Om te voorkomen dat de uitkoop van je hotel invloed heeft op de bezettingsgraad op de dagen rond je boeking, laten sommige hotels je zelfs de kosten van extra dagen aan weerszijden van je evenement dekken.

Als je productlancering bijvoorbeeld voor vier nachten is gepland, moet je mogelijk de kosten van acht nachten dekken.

Het kopen van een hotel is een kostbare aangelegenheid, maar het is de moeite waard als je je evenement onder de aandacht wilt brengen en een gemeenschapsgevoel wilt creëren.
‍

Wat zijn de alternatieven voor het uitkopen van een heel hotel?

Het uitkopen van een heel hotel is de gouden standaard voor bedrijfsevenementen. Hiermee kan je groep de locatie ‘overnemen’ en er je eigen locatie van maken. Het is de enige manier om volledige vrijheid te krijgen over de planning van je evenement.

Als je compromisloos een bedrijfsevenement wilt organiseren, is het afhuren van het gehele hotel ongetwijfeld de beste optie.

Maar volledige hotelovernames zijn niet voor iedereen een haalbare optie.

Ze zijn duur en het is soms onmogelijk om een locatie te vinden die data wil blokkeren of bestaande boekingen wil annuleren.

“Het moeilijkste deel van een hotelovername is het veiligstellen van de beschikbaarheid. Het vergt veel vertrouwen van het hotel om de hele locatie voor een groep te blokkeren, en bovendien zijn ze meestal niet bereid (begrijpelijk) om reeds bestaande reserveringen te annuleren.” – Simon Einstein

Dus wat kan je doen als je een besloten bedrijfsevenement wilt organiseren, maar geen volledige hotelreservering kunt regelen?
‍

Reserveer een hele verdieping

Het reserveren van een volledige verdieping van het hotel is een kosteneffectieve manier om privacy en aanpasbaarheid aan je evenement toe te voegen. Wanneer je slechts één verdieping huurt, krijg je exclusieve toegang tot bepaalde kamers en eventuele evenementenruimtes op die verdieping.

Met je team in één ruimte kan je het interieur van jw merk voorzien en een gevoel van saamhorigheid behouden zonder andere gasten te storen.

Het nadeel is dat je faciliteiten zoals de spa en het restaurant met andere gasten moet delen, waardoor je beperkt wat je met die ruimtes kunt doen. Je dient ook de algemene huishoudregels van het hotel te respecteren.
‍

Blokkeer bepaalde kamers

Een andere optie is het blokkeren van een groep hotelkamers. Dit is geweldig voor kleinere groepen die niet hele hotels kunnen vullen, maar toch gegarandeerde accommodatie willen.

Kamerblokkering wordt doorgaans aangeboden aan groepen die tussen de 10 en 30 kamers willen boeken. Over de tarieven wordt vooraf onderhandeld en je moet het volledige bedrag vooraf betalen, plus een aanbetaling. En vergeet niet dat je voor alle kamers die je geboekt heeft, moet betalen, zelfs als sommige kamers leeg blijven.

Door het blokkeren van kamers kun je ook variatie bieden. Je kunt kamers blokkeren bij meerdere hotels op verschillende locaties en met verschillende stijlen. Houd er echter rekening mee dat deze aanpak ervoor kan zorgen dat een groep zich gefragmenteerd voelt.
‍

Huur een vleugel van het pand

Het huren van een vleugel komt het dichtst in de buurt van het huren van een heel hotel. Met deze aanpak kan je hotelmiddelen, zoals kamers en evenementen ruimtes, reserveren zonder dat je je verplicht het hele pand te huren.

Je hebt de vrijheid om het gedeelte van het hotel dat je hebt gereserveerd aan te passen, en je hebt volledige controle over de vleugel, zonder onderbrekingen van andere gasten. Hierdoor kun je je agenda vullen met leuke ideeën zoals karaokewedstrijden en spelletjesavonden.

Het huren van een vleugel van een hotel breidt ook je mogelijkheden uit. Je hoeft nu geen hotel te vinden met precies genoeg kamers voor je team. In plaats daarvan kan je kijken naar het inhuren van vleugels van grotere hotels.

Het enige probleem is dat de functionele ruimten die je nodig hebt, zich niet gegarandeerd in de vleugel bevinden die je wilt huren. Dan dien je deze kamers apart te reserveren.
‍

Welke bedrijfsevenementen rechtvaardigen een hotelovername?

Als je een vergadering of bedrijfsretreat op een externe locatie organiseert, vraagt je je misschien af wanneer het nodig is om een heel hotel uit te kopen.

Hier zijn enkele populaire evenementen die kunnen profiteren van een hotelovername:

• Teambuilding retreats
• Retreats voor management
• Retreats voor start-ups
• Workations voor teams
• Retreats voor remote teams
• Ontwerp sprints en hackathons
• Conferenties en congressen
• Reisbeloningen

Zoals je kunt zien, kan bijna elk bedrijfsevenement waarbij je meerdere dagen weg van kantoor bent, profiteren van een gehele of gedeeltelijke hotelovername.
‍

Wat zijn de voordelen van hotelovernames?

Een volledige hotel buy-out zorgt ervoor dat je evenement speciaal, persoonlijk en privé aanvoelt.

Wanneer je een hotel koopt, krijg je het recht om elke kamer in het gebouw te gebruiken, inclusief het restaurant, de spa, de feestzalen en meer.

Omdat er geen andere gasten zijn, kan je elke kamer gebruiken zoals je wil. Dit betekent dat je ruimtes kunt aankleden met bedrijfsartikelen, muziek luider kunt afspelen op feestjes of ruimtes kunt gebruiken als speciale breakout-ruimtes.

Je kan ook creatiever zijn met waar je vergadert. In plaats van dat je je beperkt tot de directiekamer van het hotel, kan je met je team samenkomen waar je maar wilt, van het dakterras tot de cocktailbar in de kelder.

Een ander voordeel van hotelovernames is de verbeterde gastvrijheid die je ontvangt.

Zonder dat je andere gasten hoeft te verzorgen, kan het hotelpersoneel alle aandacht op je richten. Zo wordt aan al je wensen voldaan en genieten je medewerkers van een eersteklas ervaring.

Ook vanuit planningsperspectief is het kopen van een hotel eenvoudig.

Waarom? Omdat het veel gemakkelijker is om alles in één keer te boeken in plaats van de accommodatie, restaurants en feestruimtes afzonderlijk te regelen.

De kans is ook groter dat je je aan je budget houdt, omdat je door alles vooraf te betalen, onvoorziene kosten tot een minimum beperkt.
‍

Wat zijn de nadelen van hotelovernames?

Een hotel kopen voor je bedrijfsevenement is een grote financiële verplichting.

Afhankelijk van de grootte en locatie van het hotel kunnen de kosten voor het reserveren van de gehele faciliteit zeer hoog oplopen. Houd er ook rekening mee dat je mogelijk betaalt voor faciliteiten die je niet nodig hebt.

Dat komt omdat je het hotel moet compenseren voor de verwachte inkomsten uit elke inkomstenstroom. Dat omvat de hotelkamers, maar ook de bijbehorende faciliteiten zoals restaurants, conciërgediensten, feestzalen, spa's, enzovoort.

Zoals eerder vermeld, moet je aan weerszijden van je boeking ook voor extra nachten betalen om het hotel te compenseren voor gederfde inkomsten. Dit kan de kosten van je boeking tot wel 100% verhogen.

Het andere grote probleem met hotelovernames is de beschikbaarheid. De meeste hotels hebben boekingen al anderhalf jaar van tevoren vastgelegd en zijn zelden bereid deze voor een groepsboeking te annuleren.

Om een volledige hoteluitkoop veilig te stellen, moet je je boeking daarom mogelijk 24 maanden van tevoren regelen.
‍

Neem contact op met Surf Office voor toegang tot onze exclusieve database voor hotelovernames

Simon Einstein is onze in-house hotel buy-out goeroe voor bedrijfsevenementen.

Hij helpt Surf Office al jaren bij het organiseren van succesvolle externe locaties van bedrijven, en gedurende die tijd heeft hij een indrukwekkende wereldwijde database opgebouwd van hotels die volledige locatie-overkopen aanbieden.

Het organiseren van je offsite retreat met Surf Office geef je gemoedsrust. Ons team van planningsexperts zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, van de communicatie met het hotelpersoneel tot het beschermen van je tegen last-minute annuleringen.

Als je overweegt een hotel te kopen voor je volgende bedrijfsevenement, neem dan gerust contact op met Simon als je vragen hebt.