Organiseer je je eerste retreat?
Of heb je al ervaring en heb je er vertrouwen in om het opnieuw te doen omdat alles de eerste keer soepel verliep?
We organiseren al bijna 10 jaar externe bedrijfslocaties en gedurende deze tijd hebben we een groot aantal doe-het-zelf-retreatplanners ontmoet.
Sommigen hebben geluk gehad en veel succes gehad, terwijl anderen enorme financiële verliezen hebben geleden als gevolg van onvoorziene omstandigheden.
Om je kansen op succes te vergroten, zetten wij de meest voorkomende problemen bij het zelf plannen van een retreat op een rij.
1. De locatie annuleert op het laatste moment
Net als je denkt dat je alles gepland hebt, annuleert de locatie op het laatste moment.
En je hebt geen reserve-accommodatie.
Dit klinkt als een nachtmerrie, maar het gebeurt vaker dan je zou verwachten.
Hotels kunnen je boeking annuleren omdat ze een aantrekkelijkere groepsaanvraag hebben, en bij Airbnb gebeurt dit nog vaker.
Je moet dus opnieuw op zoek gaan naar een hotel. 3 weken voor de retreat. En je bent veel beperkter met de locatie omdat je al vluchten en alle andere diensten hebt geboekt.
Als gevolg hiervan ga je meer betalen dan gepland en heb je een gecompromitteerde ervaring.
Het boeken van accommodatie via een externe planner voorkomt dit potentiële falen. Hotels annuleren geen reserveringen bij langetermijnpartners zoals Surf Office, omdat ze weten dat we ze geen andere groep meer zouden aanbieden.
2. Verborgen kosten
Het is gebruikelijk dat hotels extra toeslagen en belastingen toevoegen tijdens het externe planningsproces. En eventuele wijzigingen in een boeking zijn belachelijk duur.
Het is bijna onmogelijk om een contract te ondertekenen met een hotel dat gunstig voor je is als het je eerste (en waarschijnlijk laatste keer) is dat je de locatie boekt.
Surf Office heeft langdurige samenwerkingsverbanden met hotels. Wij laten je altijd eerst de totaalprijs zien, geen verrassingen. Degenen die zelf een retreat organiseren, betalen doorgaans meer dan degenen die hun retreat bij Surf Office organiseren.
3. Onbetrouwbare activiteitenaanbieders
Het begrijpen van de kwaliteit van de dienstverlening voor bedrijfsgroepen is uiterst moeilijk te beoordelen aan de hand van online recensies, omdat deze meestal door individuele klanten worden geschreven.
Stel je voor dat een groep van 50 mensen wacht op een rondleiding. De gids komt niet opdagen en niemand neemt de telefoon op. Klinkt als een nachtmerrie, toch?
Dit gebeurt regelmatig
Surf Office heeft langdurige relaties opgebouwd met bewezen en doorgelichte leveranciers van activiteiten, waardoor dit soort problemen tot een minimum worden beperkt. Bovendien hebben we altijd een back-up.
4. Het kiezen van de verkeerde activiteiten en restaurants
Het boeken van een retreat kent heel andere nuances dan het boeken van een vakantie.
Er zijn maar weinig restaurants die zowel groepsboekingen accepteren EN goede kwaliteit bieden. Sommige activiteiten zien er cool uit, maar zijn niet zinvol voor een groep, enzovoort.
Deze slechte ervaringen verergeren als je plannen maakt voor een grote groep.
We horen vaak dingen als: “Maar een van onze collega’s kent de omgeving heel goed.”
Waarop wij reageren: “Hoe vaak heeft jouw collega een teambuildingactiviteit voor 50 personen geboekt?”
Met onze lokale expertise maken we jou retreat episch door aan je aan te bevelenteambuilding activiteiten die al door honderden klanten zijn getest.
5. Honderden uren verspild aan communicatie met leveranciers
Eindeloze e-mailgesprekken, of erger nog, leveranciers die helemaal niet reageren.
Whatsapp-berichten om middernacht. Neppe facturen. Geen reacties na de betaling. Onbeantwoorde telefoontjes...
Alle leveranciers willen een vooruitbetaling. Maar hoe kun je het geld overhandigen als je ze niet vertrouwt?
Met Surf Office zijn er geen heen-en-weer e-mails of telefoontjes met leveranciers. Facturering is vereenvoudigd en je toegewijde retreatplanner is het enige aanspreekpunt. Je boeking is 100% gegarandeerd (wat er ook gebeurt, we hebben altijd een back-up) en je kunt jou tijd besteden aan het plannen van een intern programma.
6. Ongunstige weersomstandigheden
Je hebt maanden besteed aan het plannen van je perfecte retreat-route: een week op het strand waar mensen kunnen genieten van activiteiten zoals surfen, beachvolleybal en buitencocktails.
Het voelt alsof er niets mis kan gaan… totdat je merkt dat er voor de volledige duur van je verblijf een tropische storm wordt voorspeld.
Onze ervaren retreatplanners houden eventuele onvoorziene problemen, zoals weersomstandigheden, in de gaten. Als we zien dat er een storm op komst is en de meeste van je activiteiten buiten plaatsvinden, regelen we snel alternatieve binnenopties waaruit je kunt kiezen en stemmen we af met de leveranciers om restitutie te krijgen voor de activiteiten die niet plaatsvinden.
7. Overstappen die mislopen
Transfers of overstappen zijn een van de meest uitdagende onderdelen van de retreatplanning. Zelfs voor ons, na het organiseren van honderden retreats. Het vinden van een betrouwbaar transferbedrijf is één ding, maar als je een team op afstand bent en je collega's op verschillende tijdstippen arriveren, is het plannen van dit alles een heel ander 'beest'.
Op elke Surf Office-locatie hebben we meer dan 3 betrouwbare overdrachtspartners waarmee we langdurig samenwerken en zij vertrouwen op het volume dat we ze elk jaar sturen. Retreats voor afgelegen bedrijven zijn ons brood en boter. Het elimineren van vertragingen bij geplande transfers is onze topprioriteit.
8. Je interne evenementenmanager is niet meer beschikbaar
Stel dat je iemand in huis heeft die een retreat kan organiseren. Misschien ben jij dat.
In de eerste plaats is het een enorme druk die op die persoon wordt uitgeoefend. Omdat CEO's niets minder verwachten dan een PERFECT toevluchtsoord.
Maar wat als die persoon ziek wordt of het bedrijf verlaat?
In deze situaties heb je een back-up nodig.
We hebben tientallen voorbeelden gezien waarbij het aanspreekpunt van een cliënt halverwege het plannen van een retreat niet meer verder kon. Ook al verzorgen wij alle logistiek, het was altijd erg moeilijk voor het bedrijf om een back-up te vinden en de rest te beheren.
Surf Office beschikt over een team van retreatplanners die elkaar in ieder geval makkelijk kunnen vervangen.
Surf Office helpt je bij het vinden van de juiste locatie en verzorgt alle logistiek. Maar onze grootste waarde is ervoor te zorgen dat er niets misgaat tijdens je retreat. Je zou kunnen zeggen dat je een “verzekering” afsluit.
