Conferenties zijn een belangrijk onderdeel van het ontwikkelen van uw professionele vaardigheden en je bedrijf. Ze bieden de mogelijkheid om connecties te maken, te leren van thought leaders in de industrie, beslissers te ontmoeten en tijd door te brengen met gelijkgestemden. Ze zijn echter niet goedkoop.

De gemiddelde industriële of academische conferentie kost ongeveer $ 1.000 en dat is meestal exclusief bijkomende kosten zoals vluchten of eten. Daarom hebben deelnemers (en mogelijk hun werkgevers) hoge verwachtingen. Het is essentieel dat congresplanners en organisatoren er alles aan doen om deelnemers niet alleen te betrekken, maar ook een ervaring te bieden waar ze blij mee zijn dat ze ervoor hebben betaald - en waar ze volgend jaar weer naartoe willen! Hier zijn 30 van onze favoriete ideeën om je congres aantrekkelijker te maken.

Boeiende persoonlijke conferentieactiviteiten

1. Tafelteams

Dit is een eenvoudig concept dat tijdens een evenement kan worden doorgevoerd en dat net dat beetje extra kan toevoegen. Het is geweldig voor eendaagse conferenties waar mensen voor de meeste activiteiten aan dezelfde tafel zitten. Laat mensen aan tafel zichzelf voorstellen en een teampersona bedenken. Ze kunnen een naam bedenken, een mascotte - alles wat hen onderscheidt van de andere tafels. Laat elke tafel een vertegenwoordiger kiezen die de meningen of ideeën van de groep kan delen tijdens oefeningen. Dit is een gemakkelijke manier om wat natuurlijke cohesie te ontwikkelen onder mensen op uw evenement en hen te helpen om onderweg wat nieuwe vriendschappen te ontwikkelen. Je kunt zelfs een paar minuten besteden aan teambuildingactiviteiten, zodat iedereen geniet van een sterkere relatie.

2. Schattenjachten

Een speurtocht is bijna altijd een geweldige aanvulling op een evenement. Je kunt mensen hun omgeving laten verkennen, meer laten leren over een nieuw kantoor of een nieuwe stad en elkaar leren kennen. Als je het echt simpel wilt houden, kun je een versie van een digitale speurtocht doen, bijvoorbeeld een fotospeurtocht waarbij mensen alleen hun telefoon gebruiken en niet fysiek hoeven te bewegen.

3. Team prikbord

Voor deze activiteit moet je elke tafel voorzien van een whiteboard of kurken prikbord. Aanwezigen kunnen deze ruimte gebruiken om opmerkingen, geleerde lessen, zakelijke contactgegevens of berichten te delen. Dit vergroot de mate waarin tafeldeelnemers kunnen netwerken en met elkaar in contact kunnen komen en belangrijke punten die gedurende de dag zijn gedeeld, kunnen onthouden.

4. Trivia-spellen

Iedereen houdt van Trivia, dus waarom zou je het niet toevoegen aan je conferentie-evenement? Het is een goede manier om wat vriendelijke competitie te promoten en om mensen te helpen nieuwe informatie te absorberen. De meeste conferentieleiders vinden dat Trivia een krachtige manier is om de betrokkenheid te vergroten. Triviaonderwerpen kunnen variëren van onderwerpen die relevant zijn voor de conferentie tot films, sport, popcultuur - wat je ook denkt dat je deelnemers zou interesseren!

5. Paneldiscussies

Een panel is een geweldige manier om interactie en betrokkenheid te vergroten en tegelijkertijd les te geven en relevante informatie te verstrekken. In plaats van een lezingachtige sessie waar mensen in feite worden toegesproken, kun je een paar experts of thought leaders uitnodigen om vooraan in de zaal te zitten en een begeleide discussie te voeren. Je moet van tevoren een paar onderwerpen kiezen en ze een agenda geven, maar laat het gesprek natuurlijk verlopen. Zorg ervoor dat je voldoende tijd vrijmaakt voor vragen en antwoorden, aangezien de dialoog waarschijnlijk wat gedachten en vragen van conferentiegangers zal opwekken.

6. AMA (Vraag me alles)

Een leuke, maar productieve activiteit op een conferentie is een "Ask me anything"-sessie. Voor dit idee heb je een expert nodig die deskundig en innemend is en zich op zijn gemak voelt voor een menigte. Vervolgens moeten deelnemers alles kunnen vragen (binnen redelijke grenzen). De onderwerpen kunnen niet alleen gaan over het onderwerp van de conferentie, maar ook over het persoonlijke leven, sport, hobby's, alles (zoals de naam al aangeeft).

7. Menselijke warmtekaart

Je kunt een menselijk spectrogram maken door alle aanwezigen te laten staan. Vervolgens stel je vragen en moeten deelnemers reageren door naar het gebied in de kamer te lopen dat hun antwoord aangeeft. Dit creëert natuurlijke groeperingen, zodat deelnemers een beeld krijgen van overeenkomsten en ook de diversiteit van de aanwezige mensen. Je kunt vragen baseren op zaken als geografie, hobby's, functie of zelfs hun gewenste uitkomsten van de conferentie.

8. IJsbrekers

Deze simpele vragen zijn altijd een goed idee; velen beschouwen ze als een must voor elke conferentie of evenement. Je kunt ze gebruiken aan het begin van de algemene conferentie of in elke breakout-sessie. Dit is een gemakkelijke manier om verschillende sessies te beginnen en ze nemen slechts een paar minuten in beslag en er is geen voorbereiding nodig. Natuurlijk bieden ijsbrekers ook een geweldige manier voor deelnemers om elkaar te ontmoeten en met elkaar te communiceren, wat een belangrijk kenmerk is van een succesvolle conferentie. Volg onze blog voor honderden unieke ijsbreker en team warming-up spellen (en ook grote groepsenergizers).

9. “Muziektafels”

Dit is een variant op het kinderspel stoelendans. Weet je nog dat er muziek werd afgespeeld en spelers naar een andere stoel gingen voordat de tijd om was? Laat iedereen voor dit spel in kleine groepjes aan een tafel zitten. Idealiter zitten er niet meer dan 10-12 mensen per tafel. Begin elke sessie door een specifieke vraag te stellen en geef de tafel 10 of 15 minuten om te bespreken. Vervolgens moet elk groepslid opstaan en naar een andere tafel gaan. Dit moet doorgaan totdat iedereen aan meerdere tafels heeft gezeten en meerdere onderwerpen heeft kunnen bespreken. Een unieke draai aan dit idee is om de discussievragen van tevoren te krijgen. Je kunt voorafgaand aan de conferentie een e-mail sturen waarin je deelnemers vraagt om hun meest dringende vragen in te dienen en daaruit te kiezen. Op die manier weet je zeker dat wat er wordt besproken, daadwerkelijk waarde heeft voor de aanwezigen.

10. Discussiekring

Deze interactieve activiteit stelt mensen in staat om deel te nemen in de mate waarin ze dat willen. Zet verschillende gebieden op in de evenementenlocatie, met specifieke onderwerpen voor elk gebied. Deelnemers staan in een cirkel en vervolgens wordt iedereen uit de cirkel uitgenodigd om in de cirkel te stappen en hun gedachten te delen. Natuurlijk mag niemand het gesprek monopoliseren en sommige mensen willen misschien helemaal niet naar voren stappen. Maar voor degenen die dat wel doen, is dit een goede manier om mensen hun gedachten en meningen op een interactieve manier te laten delen.

11. “Braindates”

Deze activiteit vereist wat werk voorafgaand aan de conferentie, maar het is de moeite waard vanwege de ervaring die het je deelnemers biedt. Begin een paar weken voor het evenement en e-mail alle deelnemers om specifieke vragen te krijgen of om te delen in welke onderwerpen ze bijzonder bedreven zijn. Vervolgens kan je antwoorden vergelijken om mensen in kleine groepen te matchen zodra ze bij het evenement zijn. Zodra je deelnemers matcht op basis van hun antwoorden, kunnen deelnemers contact leggen met hun 'matches' en tijd inplannen om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Dit is een geweldige manier voor mensen om nieuwe kennis op te doen terwijl ze gelijkgestemde individuen ontmoeten. Het zorgt er ook voor dat ze waarde uit de conferentie halen, omdat ze zeker weten dat ze discussies voeren op basis van hun specifieke interesses.

12. Inchecken halverwege de conferentie

Het is belangrijk om bij je deelnemers te checken hoe het gaat. Dan kan je ontdekken of je nog iets anders moet doen om de interesse van iedereen vast te houden. Je kunt dit halverwege de dag persoonlijk doen door een facilitator voor de groep te laten spreken, of je kunt een digitale versie maken door mensen op hun mobiele telefoon te peilen. Vervolgens kan je ook vragen op maat maken voor je publiek. Dit is waardevolle feedback, niet alleen voor de directe conferentie, maar ook voor alle conferenties die je in de toekomst plant.

13. Reis Trivia

Trekt je conferentie een internationaal publiek? Of zelfs een publiek van over het hele land? Zo ja, dan kan het leuk en leerzaam zijn om meer te weten te komen over waar deelnemers vandaan komen. Bedenk Trivia vragen op basis van wat je weet over de geboorteplaatsen van deelnemers. Je kunt een cool visueel spel maken door foto's van beroemde bezienswaardigheden te laten zien en mensen te laten raden. Of je kunt verschillende geografische vragen stellen en kijken wie het meest lijkt te weten. Bonuspunten als je een prijs aanbiedt aan de winnaar.

14. Erkenning van de sponsor

De meeste conferenties zijn niet mogelijk zonder gulle sponsors. Zorg ervoor dat ze de liefde voelen door ze tijdens de conferentie publiekelijk te bedanken. Hoewel de erkenning cruciaal is, is het vaak een saai onderdeel van het evenement voor de deelnemers. Het is dus een goed idee om dit snel en efficiënt te doen. We moedigen iedereen aan om tot het einde te applaudisseren en dan één groot applaus te geven voor de sponsors. Zorg voor voldoende visuele middelen, waaronder een groot bord of dia met elk sponsorlogo terwijl je hun naam deelt met het publiek.

15. Keynote-haardvuurgesprekken

Heb je ooit een expert horen spreken en je bijna een beroemdheid gevoeld? Als je weet hoe indrukwekkend een keynote-sessie kan zijn, stel je dan eens voor hoezeer je deelnemers het zullen waarderen om met de spreker te mogen zitten en directer met hem of haar te praten. Je kunt een informelere opstelling creëren waarbij de spreker converseert met een moderator die vragen stelt, en deelnemers vervolgens de mogelijkheid hebben om ook vragen in te dienen. Als je een interactieve conferentietool gebruikt, kun je via het platform vragen verzamelen en die vervolgens ook in de discussie gebruiken. Op deze manier kun je een alomvattend gesprek creëren, waarbij de deelnemers deel uitmaken van de ervaring en er niet alleen maar deel van uitmaken.

16. Spelshow aan het einde van de conferentie

Een andere manier om te voorkomen dat je deelnemers zich te passief voelen, is door ze te ondervragen over wat ze tot nu toe op de conferentie hebben geleerd. Kies een veelvoorkomend spelshowformat, zoals de Newlywed Game en laat een moderator de activiteit leiden. Je kunt ook een poll houden onder het publiek om meer ideeën voor vragen te krijgen. Dit is een leuke manier om de conferentie af te sluiten en de belangrijkste inzichten samen te vatten.

17. Wereldcafé

Voor deze activiteit splitst iedereen zich op in kleinere groepen en gaat aan een tafel zitten. Het is een soortgelijk concept als het muzikale tafelspel, alleen voor elke sessie beweegt er maar één persoon van de tafel. Wanneer ze aan een nieuwe tafel komen, moeten ze de "host" worden en een nieuwe discussie modereren. Op deze manier kunnen deelnemers zeker een grote verscheidenheid aan discussieonderwerpen ervaren en nieuwe mensen ontmoeten.

18. Deskundige kliniek

Vaak bezoeken mensen conferenties om oplossingen te krijgen die zijn afgestemd op actuele uitdagingen of problemen. Om meer waarde toe te voegen voor je deelnemers, geef je iedereen de mogelijkheid om een-op-een tijd te boeken met een expert uit de sector. Iedereen kan ongeveer 10-15 minuten met hen overleggen. Verdeel deze tijdsblokken over het evenement om meer mensen de kans te geven om deel te nemen. Op deze manier kunnen ze gepersonaliseerd, nuttig advies krijgen dat ze meenemen.

19. Oplossingsruimte

Vergelijkbaar met het bovenstaande idee - maar met een beetje meer tijdsinvestering - biedt deze activiteit een andere mogelijkheid om advies op maat te krijgen. Zet voor dit idee meerdere tafels van ongeveer 8 personen op en laat elke deelnemer zijn of haar unieke probleem opschrijven. Vervolgens moet de hele tafel opstaan en één stoel naar links schuiven. Elke persoon krijgt 7 minuten om oplossingen op te schrijven voor het probleem dat voor hem of haar ligt. Herhaal dit totdat iedereen weer op zijn of haar eigen stoel zit. Dit kan een echt gedenkwaardige manier zijn om de deelnemers achter te laten met uitvoerbare oplossingen.

20. Denk, combineer en deel

Als je wilt dat deelnemers zich verdiepen in een bepaald onderwerp, is deze activiteit nuttig. Begin met een gedachteprikkeltje, pollvraag en geef mensen vervolgens 2 minuten om na te denken en te stemmen. Koppel vervolgens personen met een tegengestelde stem aan elkaar (dus twee personen met tegengestelde stemmen). Vervolgens moet elke persoon tijd besteden aan het bespreken en proberen hun partner te overtuigen van hun eigen mening. De activiteit eindigt met een andere stemming, waarbij u kunt zien hoeveel mensen hun mening hebben veranderd.

21. Pitchsessie

Dit idee voor een evenement is populair bij startupconferenties. Tijdens deze sessies proberen beginnende ondernemers hun idee te pitchen aan een groep. Geef mensen voldoende tijd om hun bedrijfs- en marketingideeën voor te bereiden en promoot ze vervolgens bij een panel dat de presentaties zal beoordelen. Als je het voor alle deelnemers aantrekkelijker wilt maken, kun je hen ook hun zegje laten doen. Maak gewoon een enquête waarin je hun favoriet vraagt als alles is afgerond, of je kunt zelfs na elke sessie polls aanbieden voor meer specifieke feedback (wat erg nuttig kan zijn voor de presentatoren).

Ideeën voor virtuele conferenties

22. Gebruik pollvragen

Elke keer dat je deelnemers zich betrokken en onderdeel van de gebeurtenissen kunt laten voelen, is dat geweldig. Pollvragen zijn de perfecte manier om je conferentie te beginnen of te beëindigen en bieden een welkome pauze en gespreksstarter in het midden. Polls zijn een geweldige manier om te interacteren en je kunt ze ook leuk maken. Je kunt polls ook gebruiken als ijsbreker om dingen op gang te brengen.

23. Virtuele evenementen cadeautassen

Virtuele conferenties zijn populairder geworden sinds de pandemie. Als je op een gedenkwaardige manier wilt beginnen, stuur dan gift bags naar het huis van elke gast. Zorg ervoor dat de bags een welkomstcadeau bevatten, samen met de materialen die ze nodig hebben voor al hun sessies. Je kunt ook kaarten toevoegen voor discussievragen of uitspraken die ze kunnen gebruiken om gesprekken met andere deelnemers op gang te brengen.

24. Wedstrijden op sociale media

Dit is een goede manier om een beetje plezier toe te voegen aan evenementen op afstand, hoewel ze ook gebruikt kunnen worden voor persoonlijke conferenties. Begin met het maken van een simpele hashtag voor je evenement. Stel je deelnemers vervolgens een vraag. Vraag ze bijvoorbeeld om een foto in te sturen van de sessie waar ze net vandaan komen, of met een nieuwe persoon die ze op het evenement hebben ontmoet. Vervolgens kun je de berichten gebruiken als deelname aan een soort loterij (met coole prijzen om deelname aan te moedigen).

25. Virtuele bierproeverij

Dit creëert een unieke kans voor deelnemers om verbinding te maken. Je kunt een sessie opzetten en alle benodigde materialen naar deelnemers sturen, zodat ze op het afgesproken tijdstip kunnen deelnemen. Je hebt ook iemand nodig die een expert is op het gebied van bier en de proeverij kan begeleiden vanaf een virtueel platform. Je kunt ook leuke discussiepunten opnemen, zoals geschiedenislessen of tips voor het maken van bier. Deze activiteit brengt zeker hogere kosten met zich mee dan veel andere activiteiten, maar als je wat budget hebt om mee te spelen, is het behoorlijk gedenkwaardig en leuk voor deelnemers aan het evenement.

26. Presentator radiostations

Help deelnemers om meerdere experts in één evenement te bereiken. Om dit te doen, moet je iedereen voorzien van draadloze hoofdtelefoons met verschillende kanalen. Elke expert heeft zijn eigen kanaal en alle deelnemers kunnen kiezen naar welk kanaal ze willen afstemmen. Op deze manier kan je ervoor zorgen dat gasten leren over wat er echt toe doet voor hen.

27. 20 seconden voor 20 dia's

Deze activiteit is een vorm van data blitz waarbij deelnemers iets kunnen leren over veel verschillende onderwerpen. Laat meerdere sprekers korte presentaties voorbereiden met 20 dia's, waarbij ze 20 seconden de tijd hebben om elke dia door te nemen. Dit geeft sprekers ongeveer 7 minuten om hun presentatie te geven en elke spreker moet een korte, diepgaande duik in een idee, product of probleem bevatten.

28. Specifieke situaties oplossen

Om meer waarde te bieden aan congresgangers, moet u ze voorzien van echte oplossingen en diepgaande discussies. Bedenk een paar verschillende scenario's die relevant zijn voor uw vakgebied en laat ze vervolgens aan tafels discussiëren. U kunt kiezen uit dagelijkse uitdagingen op de werkplek of serieuzere, specifieke hindernissen. Geef iedereen vervolgens een half uur de tijd om hun beste oplossingen te bedenken en deze met de groep te delen. Zorg ervoor dat elke tafel de kans krijgt om te delen, zodat iedereen die aanwezig is kan profiteren van verschillende perspectieven.

29. Hulpmiddelen voor live streaming

Traditionele vragen en antwoorden op conferenties kunnen veel problemen opleveren. Je kunt het jezelf makkelijker maken door de meest relevante vragen te verzamelen en ook het podiumvrees weg te nemen die mensen kunnen hebben als ze vragen stellen. Met behulp van specifieke technische platforms kunnen deelnemers vragen indienen en vervolgens de vragen die ze het liefst beantwoord willen zien, upvoten. Mensen kunnen dit anoniem of met een naam doen en de moderator kan de vraag op het presentatiescherm zetten, zodat iedereen deze kan zien terwijl ze deze beantwoorden.

30. Netwerksoftware

Help je deelnemers om specifieke mensen te ontmoeten door voorafgaand aan het evenement een netwerksoftware te implementeren en deze te promoten bij je deelnemers. Zie het als een soort matchmakingtool voor bedrijven, waarbij deelnemers hun vaardigheden, rol en wat ze zoeken kunnen noteren. Op basis daarvan zal de software hen koppelen aan relevante matches. Je deelnemers aan het evenement zullen het waarderen dat je deze kans voor hen creëert om te netwerken en anderen te ontmoeten, aangezien zoveel van de ROI van een conferentie afhangt van wie je daar ontmoet.

Krijg hulp bij het plannen van een zinvolle conferentie

Er zijn verschillende soorten conferenties voor verschillende doelgroepen. Je kunt een conferentie vinden voor alles van educatie tot B2C, B2B, teambuilding, netwerken, etc. Sommige grote bedrijven organiseren hun eigen "all hands" conferentie (vaak ook wel company summit genoemd) waar ze mensen van over het hele land of zelfs de hele wereld samenbrengen. Dit zijn in wezen robuuste teambuilding-evenementen voor grote groepen waar je personeel kan genieten van het verbinden en leren met andere mensen binnen je bedrijf.

Uiteraard is dat soort evenement een hele onderneming. Schakel professionele hulp in met de logistiek om een evenement te organiseren waar deelnemers enthousiast over zullen zijn. Surf Office kan je helpen bij het plannen, organiseren en uitvoeren, zodat je een boeiend teambuildingsevenement kunt samenstellen met netwerken, leren en veel plezier.