Bedrijfsevenementen zijn bedrijfsbijeenkomsten die zakelijke teams samenbrengen in een ontspannen externe omgeving. Door dit te doen bieden ze een onschatbare onderbreking van de routine, maar ook een waardevolle kans om plezier te hebben, samen te werken, deel te nemen aan teambuildingactiviteiten en te netwerken met collega's.
Maar dat wist je allemaal al! De echte uitdaging is het bijhouden van de talloze soorten bedrijfsevenementen die plaatsvinden. Om je hierbij te helpen hebben we gebruik gemaakt van onze ervaring met het organiseren van evenementen voor bedrijven in heel Europa en de VS, om een uitgebreide lijst met bedrijfsevenementen te onthullen (en wat ze te bieden hebben). Genieten!
22 Soorten bedrijfsevenementen
Bedrijfsevenementen zijn er in veel verschillende soorten en maten, waarbij elk type iets anders tot stand brengt. Het geheim van het kiezen van de juiste keuze voor je bedrijf is begrijpen wat je probeert te bereiken en voor wie je het organiseert. Houd dat in gedachten terwijl je de 22 komende mogelijkheden doorzoekt.
1. Bedrijfsretreats
Enkele van de meest succesvolle bedrijfsevenementen zijn bedrijfsretreats. Dit is waar collega's het kantoor verlaten voor een paar dagen afleidingsvrij socialiseren en teambuilding, met af en toe werktaken voor de goede orde.
Het resultaat is een effectieve manier om op een persoonlijker niveau verbinding te maken en sterkere relaties te ontwikkelen. De teamcommunicatie krijgt een boost en de verandering van omgeving doet wonderen voor het verbeteren van het moreel. Uiteindelijk keert iedereen verfrist en verkwikt terug naar kantoor.
Als dit soort bedrijfsevenementen aantrekkelijk klinkt, overweeg dan om Surf Office in te huren om te helpen met de logistiek. Met jarenlange ervaring in het organiseren van bedrijfsretreats en vertrouwde partners op meer dan 100 locaties over de hele wereld, maken we het proces van begin tot eind naadloos en besparen we je bedrijf tijd en geld.
2. Beurzen
Beurzen worden gehouden op grote binnen- of buitenlocaties en zijn tentoonstellingen waar bedrijven in een bepaalde branche betalen om hun producten/diensten te promoten. Omdat het grote bedrijfsevenementen zijn, kan het hosten ervan tienduizenden dollars kosten – vandaar dat de meeste bedrijven eenvoudigweg evenementen bijwonen die al in hun niche plaatsvinden.
Of je nu besluit om beurzen te organiseren of erheen te gaan, de voordelen blijven hetzelfde: je komt in contact met potentiële klanten, netwerkt met mogelijke partners en ziet wat jouw concurrenten doen. Als je ervoor kiest om er een te organiseren, moet je sponsors vinden, een locatie zoeken, reclame maken voor het evenement en gastsprekers uitnodigen. Het vergt serieuze inspanningen, maar het resultaat is dat je je imago als toonaangevend merk in de branche verstevigt.
3. Productlanceringen
Heb je een nieuw product of een nieuwe dienst die binnenkort op de markt komt? Wil je opwinding creëren bij potentiële klanten en er wat buzz over genereren in de pers? Zoek niet verder dan een productlancering voor je volgende bedrijfsevenement.
Een goed uitgevoerde lancering is een cruciale stap in het productontwikkelingsproces en zorgt voor elk van deze gewaardeerde resultaten, evenals voor een hernieuwde merkbekendheid. Deze evenementen worden gehouden in kleine vergaderzalen tot gigantische congrescentra en omvatten doorgaans een combinatie van marketing- en PR-activiteiten. Verwacht productdemonstraties, toespraken, interviews en andere soortgelijke promotie-inspanningen.
Als je er een wilt organiseren, is het absoluut noodzakelijk om je merkwaarden en doelgroep in gedachten te houden. Als je dat niet doet, wordt het moeilijker om een overtuigend verhaal te creëren dat de unieke waardepropositie van het product/dienst communiceert.
4. Feestdagen
Vakantiefeesten zijn luchtige bedrijfsevenementen waar bezoekers zich kunnen ontspannen en ontspannen. Vanuit het perspectief van het bedrijf zijn het ook manieren om waardering te tonen voor de inspanningen van mensen. Je kunt ze zien als een ‘bedankje’ in de vorm van door het bedrijf gesponsorde lunches, feestelijke diners, cocktailparty’s, enzovoort.
Wat incentives betreft, helpen bedrijfsfeestjes bij het opbouwen van kameraadschap binnen teams en het verbeteren van de algehele werkcultuur. Medewerkers ontmoeten elkaar buiten de muren van het kantoor, maken contact op een meer vertrouwd niveau en genieten van alles, van energiespelletjes en karaoke tot live-entertainment.
Het is echter belangrijk dat deze evenementen zo inclusief mogelijk zijn, dus houd bij het organiseren ervan rekening met ieders interesses, verlangens en verschillende culturele/religieuze overtuigingen. Het aanbieden van vervoer/accommodatie kan ook de moeite waard zijn – vooral als er alcohol in het spel is, of als mensen lange afstanden moeten afleggen om de bijeenkomst bij te wonen.
5. Bestuursvergaderingen
Bestuursvergaderingen zijn meer exclusieve en formele bedrijfsevenementen waarbij de raad van bestuur samenkomt om de financiële positie van het bedrijf te bespreken en belangrijke beslissingen te nemen over de bedrijfsvoering. Strategische planning, risicobeheer en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn slechts enkele van de gespreksonderwerpen die aan de orde kunnen komen.
Wat de frequentie betreft, vinden bestuursvergaderingen op semi-regelmatige basis plaats – bijvoorbeeld elk kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks, maar ook in bijzondere omstandigheden of voor noodgevallen. Hun formaat en duur? Deze kunnen beide variëren, afhankelijk van de vooraf vastgestelde agenda en het aantal te bespreken onderwerpen.
Alle bestuursvergaderingen moeten ook voldoen aan de wettelijke vereisten en het interne governancebeleid. Bedrijven moeten bijvoorbeeld een agenda opstellen, relevante informatie en materialen vooraf aan bestuursleden verstrekken en de notulen van de vergaderingen vastleggen. Aandeelhouders zullen ook verslagen van bestuursvergaderingen verwachten.
6. Conferenties
Net als beurzen zijn conferenties populaire grootschalige bedrijfsevenementen die merken verbinden met hun doelgroepen en mogelijkheden creëren voor netwerken en samenwerking. Het belangrijkste verschil draait om de bedoeling. Terwijl beurzen een aanzienlijke verkoopcomponent hebben, richten conferenties zich op het delen van relevante informatie met het publiek.
Ze duren meestal een aantal dagen, worden georganiseerd in hotels of conferentiecentra, en bieden sprekers, workshops en paneldiscussies, naast sessies over onderwerpen als trends in de sector of problemen waarmee bedrijven in de zaal worden geconfronteerd.
Het resulterende bedrijfsevenement is zeer gewild, maar ook complex en tijdrovend om te organiseren. Van het selecteren van de locatie tot het promoten van het evenement bij potentiële deelnemers: succesvolle conferenties vereisen een zorgvuldige planning om ervoor te zorgen dat a) deelnemers een eersteklas ervaring krijgen en b) de organisator hun ROI maximaliseert.
7. Liefdadigheidsevenementen
Van galadiners en veilingen tot benefietconcerten en leuke activiteiten: liefdadigheidsevenementen zijn bedoeld om geld in te zamelen voor een bepaald doel, iets terug te geven aan de gemeenschap en de toewijding van het bedrijf aan sociale verantwoordelijkheid te demonstreren.
Om er een te plannen, begin je met het identificeren van een doel of organisatie die aansluit bij de waarden en missie van je bedrijf. Wil je de buy-in van je werknemer verkrijgen? Onderzoek ze vooraf om de oorzaken te vinden waar ze het meest gepassioneerd over zijn. Van daaruit kan je doelen voor het evenement gaan stellen, zoals hoeveel je wil inzamelen en hoeveel bezoekers je moet aantrekken.
Promotie is de sleutel tot het succes van liefdadigheidsevenementen. Zorg er dus voor dat je, afgezien van het gebruik van traditionele marketingmethoden zoals sociale media, je professionele netwerk benut en influencers, beroemdheden en gemeenschapsleiders uitnodigt om het bewustzijn te vergroten. Het veraangenamen van de deal met leuke activiteiten (zoals loterijen, liveoptredens en dergelijke) zou ook de belangstelling en donaties moeten stimuleren.
8. Incentivereizen
Incentivereizen zijn vergelijkbaar met vakantiefeesten in die zin dat ze werknemers belonen door hen de kans te geven zich te ontspannen. Het verschil is dat deze bedrijfsevenementen over het algemeen groter (en duurder!) zijn. Denk bijvoorbeeld aan betaalde weekenden in Spanje of een bezoek van een week aan een bestemming naar keuze.
Ze zijn ook vaak gereserveerd voor toppresteerders – mensen die bepaalde prestatiedoelen hebben overtroffen – in plaats van voor het hele personeelsbestand. Waarom? Omdat bedrijven niet alleen hun dankbaarheid proberen te uiten! Incentivereizen zijn precies dat: een incentive. Het idee is om hard werken te motiveren en mensen te dwingen specifieke bedrijfsresultaten te behalen met de belofte van een wenselijke vakantie.
Een extra bonus is hun vermogen om het moreel van de werknemers te stimuleren en vriendschappelijke concurrentie te faciliteren. Je vraagt het team immers niet om voor niets hard te werken! Nu er een gedenkwaardig avontuur voor het oprapen ligt, worden zaken als laat blijven en het behalen van prestatiedoelen veel spannender.
9. Waarderingsceremonies
Zoals de naam al doet vermoeden, zijn waarderingsceremonies evenementen waarbij bedrijven de bijdragen, loyaliteit en prestaties van hun werknemers, klanten of zakenpartners erkennen. Ze nemen vele vormen aan, variërend van grote prijsuitreikingen en galadiners tot rustige bijeenkomsten op kantoor.
Er zijn geen vaste regels voor wat er gebeurt tijdens waarderingsceremonies. Niettemin vinden ze doorgaans plaats aan het einde van een project of boekjaar, bevatten ze toespraken van leidinggevenden en omvatten ze de uitreiking van certificaten/onderscheidingen aan mensen die iets opmerkelijks hebben gedaan. Het is ook gebruikelijk dat bedrijven speciale mijlpalen markeren, zoals de pensionering of promotie van een werknemer.
Behalve dat het ontspannende en vrolijke gelegenheden zijn, lopen werknemers weg van waarderingsceremonies met het gevoel erkend en gewaardeerd te worden. Dit helpt bij het creëren van een positieve bedrijfscultuur die zorgt voor een grotere loyaliteit binnen het team.
10. Familieplezierdagen
Deze ontspannen bedrijfsevenementen nodigen de dierbaren van werknemers uit voor een dag vol door het bedrijf gesponsord entertainment. Of je nu samen buiten aan het barbecueën bent, spelletjes speelt, lokale bezienswaardigheden bezoekt of aan knutselen doet, het doel is altijd hetzelfde: een leuk dagje uit bezorgen voor alle betrokkenen!
We houden om vele redenen van deze evenementen, maar de inkijk die ze collega's geven in elkaars thuisleven is een groot pluspunt. Het creëert een kans om meer over elkaar te leren en raakvlakken buiten het kantoor te vinden. Deelnemers maken daarbij de sprong van collega naar vriend.
Houd rekening met teamleden die mogelijk geen directe familieleden of familieleden hebben om uit te nodigen. Door het evenement open te stellen voor vrienden en partners, wordt je leuke dag iets dat iedereen zal waarderen.
11. Nieuwe ervaringsdagen
Wat hebben jij en je collega’s/werknemers nog nooit eerder gedaan? Beter nog: wat zijn drie tot vijf dingen die je nog nooit hebt gedaan? Nadat je deze vragen als team hebt beantwoord, dagen nieuwe ervaringsdagen je uit om de situatie om te draaien door die items van je collectieve bucketlist af te vinken!
Het kan bijvoorbeeld zijn dat niemand in het team Duits eten heeft gegeten, in een bepaald deel van de stad is geweest of aan het bowlen is geweest. In deze situatie zou je de hele dag schnitzel en curryworst eten voordat je een bowlingbaan in het betreffende gebied zou vinden.
Hoe het ook zij, probeer ervaringen te kiezen die gemakkelijk, toegankelijk en budgetvriendelijk zijn. Nadat je ze samen hebt vastgesteld en gedaan, krijg je nieuwe gedeelde herinneringen en zou je je een gelukkiger, meer samenhangend geheel moeten voelen.
12. Hackathons
Bedrijfshackathons zijn spannende evenementen waarbij medewerkers gedurende een bepaalde tijd samenwerken om:
- Een specifiek probleem oplossen of
- Creëer een nieuw product/dienst.
Een team van ontwikkelaars en ontwerpers heeft bijvoorbeeld 48 uur de tijd om te brainstormen, een prototype te maken en een nieuwe app te maken, een bestaand product te verbeteren of de volgende grote marketingcampagne van het bedrijf te produceren.
Ongeacht het doel ervan, de focus van elke hackathon ligt altijd op productiviteit. Er is een zekere mate van plezier bij betrokken, maar het zijn vooral intense periodes van samenwerking, ontworpen om innovatie en creatieve probleemoplossing te stimuleren. Wat de voordelen betreft, je zal versteld staan van wat je in zo'n korte tijd kunt bereiken en tijdens het evenement een boost zult zien in teamwerk, communicatie en medewerkersbetrokkenheid.
13. Improvisatieworkshops
Op zoek naar een leuk bedrijfsevenement dat samenwerking faciliteert? Een improv workshop zou ideaal kunnen zijn. Deze sessies, een afkorting van"improvisatie" dagen teamleden uit om geïmproviseerde scènes na te spelen zonder script of voorafgaande voorbereiding.
Dit soort spellen kunnen in het begin echter intimiderend zijn, dus overweeg om de groep vooraf mee te nemen naar een live improvisatieoptreden. Dit zou iedereen een duidelijker beeld moeten geven van wat erbij komt kijken, en hen helpen om in de geest van de gebeurtenis te komen wanneer deze uiteindelijk plaatsvindt. Als alternatief kan je een acteur inhuren om de sessie te leiden, aanmoediging te bieden en je door elke activiteit te leiden.
Met een budget? Bekijk onze lijst met improvisatiespellen en breng ze gewoon een middag samen door op kantoor!
14. Afdelingsoverstijgende mixers
Grote bedrijven kunnen hele afdelingen hebben vol met medewerkers die elkaar nooit (of zeer zelden) persoonlijk ontmoeten. Als dat in je bedrijf het geval is, kan je dit oplossen met een afdelingsoverstijgende mixer. Deze bedrijfsevenementen, ook wel bekend als interdepartementale socials, nodigen twee of meer afdelingen uit om buiten het kantoor te socialiseren.
De mogelijkheden voor wat ze inhouden zijn eindeloos. Je kunt een pizzaparty organiseren, een trivia-avond organiseren, uit eten gaan of een drankje doen na het werk in een bar in de stad. Als alternatief, als je liever iets doet dat minder planning vergt, kunnen twee afdelingen elkaar gewoon ontmoeten voor een praatje tijdens de lunch (of voor een officiële lunch en om te leren).
Welke vorm je afdelingsoverschrijdende mixer ook aanneemt, het zal de interactie bevorderen tussen werknemers die misschien geen andere kans hebben om elkaar te leren kennen. Mensen maken nieuwe vrienden en teamwerk krijgt daardoor een boost – net als de bredere bedrijfscultuur.
15. Interne tests
Interne tests zijn als een voorloper van de productlanceringen waar we het eerder over hadden. Beide presenteren nieuwe producten aan een publiek. In tegenstelling tot een grootschalig evenement waarbij een voltooide widget aan de buitenwereld wordt onthuld, brengen interne tests echter leden van de organisatie samen om iets in ontwikkeling te testen en feedback te geven. Dit dient twee hoofddoelen:
- Ten eerste werpt het waardevol licht op het product/dienst, inclusief eventuele tot nu toe onopgemerkte problemen. De organisatie kan dan de spreekwoordelijke plooien gladstrijken voordat het op de markt komt – wat op de lange termijn tijd, geld en gedoe bespaart.
- Ten tweede bieden interne tests organisatoren van evenementen de mogelijkheid om een nieuw product uit te leggen of een nieuwe dienst te runnen. Dit scherpt hun begrip van het aanbod aan en helpt hen dit te zijner tijd onder potentiële klanten te promoten.
16. Escaperooms
Je wordt met je team opgesloten in een kamer en hebt 60 minuten om de sleutel te vinden. De vangst? De enige manier om te slagen is door samen te werken en een reeks aanwijzingen te vinden en op te lossen! Dat is in een notendop wat er gebeurt als je je aanmeldt voor een escape room-ervaring – een van de populairste teambuildingactiviteiten voor bedrijven op deze lijst.
Bedrijfsleiders houden om een aantal redenen van escape rooms, maar vooral omdat ze een hoog niveau van teamwerk en communicatie eisen. Als dat nog niet genoeg is, zijn ze ook ongelooflijk onthullend.
Je ontdekt onder andere wie in het team natuurlijke leiderschapskwaliteiten heeft, hoe goed mensen reageren onder druk en hoe collega’s conflicten oplossen. Hoe de escape rooms ook verlopen, je loopt weg met talloze gesprekspunten om mee terug te nemen naar kantoor.
17. Versnel het socialiseren
Dit bedrijfsevenement neemt het concept van speeddaten over en past het toe op het verbinden van collega's. Dit is hoe het werkt:
Het team komt bijeen op een locatie waar twee rijen stoelen tegenover elkaar staan. Er moeten voldoende zitplaatsen zijn voor alle aanwezigen. Vraag mensen vervolgens om te gaan zitten en geef ze vijf minuten de tijd om te praten met degene die tegenover hen staat. Als de tijd om is, laat je een zoemer klinken en geef je één kant van de rij de opdracht een stoel naar links te verplaatsen. Iedereen zou nu een nieuwe gesprekspartner moeten hebben om mee te praten!
Herhaal dit proces zo vaak als je wilt, zodat verschillende collega's de kans krijgen om met elkaar in contact te komen, gemeenschappelijke interesses te vinden en nieuwe vrienden te maken. Zoals je mag verwachten is dit bedrijfsevenement uitstekend geschikt om teams te verenigen en een positieve sfeer op kantoor te bevorderen.
18. Filmavonden
Filmavonden missen de formaliteit van andere bedrijfsevenementen, en dat is één van de redenen waarom wij ze aanbevelen! Hun ongedwongen karakter maakt deel uit van de aantrekkingskracht. Bezoekers kunnen ontspannen en genieten in een ontspannen omgeving, waarbij ze een band opbouwen met hun gedeelde liefde voor bepaalde films en personages.
Als die prikkels niet voldoende zijn, zijn filmavonden ook eenvoudig te organiseren, betaalbaar en ideaal voor teambuilding. Voor de minste moeite kun je voor iedereen kaartjes kopen om een film (of twee!) te zien in een plaatselijk theater. Of huur voor een meer exclusieve avond de hele locatie af?
Maak je ook geen zorgen als je een beperkt budget hebt. Met voldoende ruimte, een groot scherm en bakken vol popcorn uit de winkel kunnen doe-het-zelf-filmavonden net zo leuk zijn, vooral als je een thema instelt en mensen vraagt om verkleed te komen. Je kunt het evenement zelfs combineren met een leuke familiedag, waarbij je de dierbaren van je werknemer uitnodigt om de ervaring te delen.
19. Groepsrondleidingen
Bedrijfsevenementen voor kleine teams worden niet veel beter dan groepsrondleidingen. Boeiend en gedenkwaardig verkent je unieke attracties met een gids die je onderweg fascinerende inzichten geeft.
Je kan bijvoorbeeld een wandeltocht maken door een naburige stad, waarbij je langs historische bezienswaardigheden wordt gevoerd en verhalen uit vervlogen tijden worden verteld. Of waarom probeer je niet eens een museumbezoek? Of een wijntour? Culinaire rondleidingen, fietstochten, brouwerij rondleidingen en kunstwandelingen kunnen ook leuk zijn. Of het nu gratis, op donaties gebaseerde of betaalde excursies zijn, je zal samen genieten van een meeslepend cultureel uitje en waardevolle quality time.
Houd er rekening mee dat bij de beste groepsreizen rekening wordt gehouden met de belangen van het team! Dus als je met een stel foodies versus historische liefhebbers werkt, raden we je aan een foodtour te organiseren in plaats van een uitstapje naar het plaatselijke museum – en vice versa.
20. Retreats voor teambuilding
In tegenstelling tot andere retreats, zoals workations, waar werk een prioriteit blijft, is het belangrijkste doel van retreats voor teambuilding het verbeteren van de dynamiek tussen collega's.
Door een paar dagen vol leuke activiteiten en welverdiende ontspanning naar een nieuwe plek te gaan, kom je als een meer samenhangende eenheid naar buiten, wat wonderen doet voor de productiviteit als je terugkeert naar kantoor. Of je nu wandelt, fietst, dagen op het strand doorbrengt of ijsbrekers speelt in het hotel: je stemt de activiteiten af op de interesses van je medewerkers en versterkt daarbij de onderlinge relaties.
Ook dit soort bedrijfsevenementen zijn er één waarin wij gespecialiseerd zijn! Als je ondersteuning wilt bij alles, van het kiezen van de ideale locatie tot het vinden van geschikte accommodatie (en niet te vergeten het organiseren van activiteiten en het reserveren van tafels in restaurants), dan staat Surf Office voor je klaar.
21. Vrijwilligersevenementen
Wil je bijdragen aan een goed doel of iets positiefs doen voor de lokale gemeenschap? Overweeg om een vrijwilligersdag voor je team te organiseren. Deze steeds vaker voorkomende bedrijfsevenementen omvatten het nemen van verlof om vrijwilligerswerk te doen voor een non-profitorganisatie of een taakstrafproject.
Vrijwilligersdagen bieden tal van voordelen. Zij:
- Zorg voor een pauze in de normale routine
- Stimuleer een gevoel van betekenis en een gedeeld doel onder medewerkers
- Geef iedereen de kans om nieuwe vaardigheden op te doen
- Geef het team een dieper inzicht in sociale kwesties
- Versterk de relaties tussen collega's
- Genereer goodwill binnen het team
Van het doorbrengen van middagen in verpleeghuizen tot het helpen van een handje in gaarkeukens, deze mogelijkheden voor groepsvrijwilligerswerk nemen vele vormen aan. Als je moeite hebt om te beslissen wat je moet doen, vraag het dan aan het team! Ze zijn misschien op de hoogte van lokale projecten waarvoor ze extra hulp nodig hebben of die specifieke doelen hebben die ze willen steunen.
22. Teamuitje
Klaar voor nog een bedrijfsevenementidee dat buiten kantoor plaatsvindt? Teamuitjes zetten alle gedachten aan werk opzij ten gunste van plezier en het verenigen van het team in een informele sfeer. Voorbeelden van populaire uitjes zijn de hierboven genoemde escape rooms en filmavonden. Maar je zou ook:
- Organiseer een team BBQ bij iemand thuis
- Organiseer een zwembadfeest
- Doe samen een kookles
- Organiseer een spelletjesavond
- Ga naar het strand
- Bezoek samen een pretpark
- Laat je stoom afblazen tijdens een door het bedrijf gesponsord avondje uit
Een volledige lijst met ideeën voor teamuitjes vind je hier. Wat je ook kiest, het organiseren ervan kan een uitdaging zijn, vooral als je er een nachtje tussenuit wilt. Als je hulp nodig hebt bij het plannen van een team voor de langere termijn op een externe locatie (dat wil zeggen een evenement met minimaal twee overnachtingen), dan is Surf Office een one-stop-shop die je tijd, geld en energie kan besparen.
Zo plan je een succesvol bedrijfsevenement
Het oude gezegde dat “falen om te plannen hetzelfde is als plannen om te falen” is zeker van toepassing op bedrijfsevenementen. Er kunnen tenslotte honderden mensen komen en tienduizenden dollars op het spel staan! Een effectieve planning zorgt ervoor dat het evenement soepel verloopt, goed in de smaak valt bij de deelnemers en gewenste bedrijfsresultaten oplevert. Met dat in gedachten volgen hier enkele toptips voor het organiseren van een bedrijfsevenement:
1. Kies de juiste locatie
De eerste stap is het kiezen van een geschikte evenementbestemming – een beslissing die voor sommige bedrijven gemakkelijker is dan voor andere! Bedrijven die zich op afstand richten, moeten bijvoorbeeld overwegen welk land, stad of gemeente het handigst is voor hun personeel. Je Amerikaanse managementteam wil misschien naar Napa Valley, Californië ,maar als het voor je Europese collega's eenvoudiger is om naar Malaga, Spanje te reizen, dan kan dat een betere optie zijn.
Dan is er de locatie om over na te denken. Of het nu gaat om een huis aan het strand of een evenementenruimte in een hotel, deze moet toegankelijk, comfortabel en groot genoeg zijn voor iedereen. Bonuspunten als de voorzieningen ongeëvenaard zijn.
2. Stel activiteiten in die geschikt zijn voor je doel
Alle bedrijfsevenementen hebben een centraal doel/doel. Maar de beste bedrijfsevenementen oriënteren hun hele agenda eromheen.
Neem bijvoorbeeld productlanceringen. Hun doel is om nieuwe widgets te introduceren bij potentiële klanten en voldoende opwinding te genereren om de verkoop te stimuleren. Om dit te doen, kunnen ze een boeiende presentatie waarin de functies van de widget worden benadrukt, combineren met gedenkwaardige ervaringen en workshops waarin deelnemers de widget zelf kunnen uitproberen.
Houd daar rekening mee bij het plannen van uw eigen evenement. Vraag jezelf af wat je probeert te bereiken, selecteer een bedrijfsevenement dat aansluit bij het doel en stel vervolgens een agenda op vol activiteiten die de nodige resultaten zullen opleveren.
3. Begrijp je publiek
Bedrijfsevenementen zijn vergelijkbaar met verjaardagsfeestjes. Je moet precies weten voor wie je ze organiseert, zodat iedereen het naar zijn zin heeft! Als je je doelgroep niet vooraf definieert, loop je het risico tijd en geld te investeren in een evenement dat niet aansluit bij hun behoeften en interesses.
En hoeveel mensen ga je uitnodigen? Dit kan een stressvolle beslissing zijn, maar over het algemeen adviseren wij te veel in plaats van te weinig uit te nodigen. Lege stoelen en tafels vol niet opgegeten voedsel zien er immers niet goed uit (en zijn ook geldverspilling). Bovendien kan een overboeking een buzz creëren die overslaat naar het volgende evenement. Net zoals de prijzen stijgen als de vraag groter is dan het aanbod, kan de belangstelling voor toekomstige evenementen toenemen als er te veel mensen komen opdagen!
4. Werk met betrouwbare leveranciers
De beste evenementen partners zijn georganiseerd, punctueel en uitgerust om het aantal mensen dat je ontvangt aan te kunnen. Ze zouden ook sterk aanbevolen moeten worden door branchegenoten en lovende recensies online moeten hebben en getuigenissen op websites voor extra sociaal bewijs.
Natuurlijk kosten betrouwbare leveranciers van hoge kwaliteit ook meer om in te huren. Vergeet niet dat je krijgt waar je voor betaalt in het leven! Hoewel budgetvriendelijke leveranciers vanuit financieel perspectief verleidelijk kunnen zijn, kun je de beslissing om geld te besparen betreuren als ze te laat zijn, slecht uitgerust zijn of gewoonweg onbekwaam zijn. Het is onze ervaring dat meer uitgeven vooraf tijd, energie en geld bespaart.
5. Promoot het evenement vooraf
Het organiseren van een bedrijfsevenement heeft geen zin als er niemand komt opdagen. Geef je publiek dus voldoende aandacht en vind creatieve manieren om het bij hen onder de aandacht te brengen!
De exacte marketingstrategie die je hanteert, is afhankelijk van het evenement in kwestie. Een eenvoudige e-mailuitnodiging kan bijvoorbeeld voldoende zijn voor kleine evenementen met beperkte gastenlijsten, terwijl grotere evenementen grotere en krachtiger methoden vereisen. Een eerste e-mail, gevolgd door regelmatige posts op sociale media, advertenties in relevante nieuwsbrieven en promotie-inspanningen van je verkoopteam kunnen allemaal voor dit doel worden gebruikt.
Met je team op reteat? Geef iedereen de kans om na te denken over waar ze heen willen en wat ze willen bereiken.
Vertrouw op Surf Office om je bedrijfsevenement te organiseren
Zoals je ziet, zijn bedrijfsevenementen in veel verschillende vormen verkrijgbaar en hebben ze een breed scala aan functies! Ze zorgen er echter allemaal voor dat werknemers buiten de locatie samen kunnen komen, een pauze kunnen nemen van hun gebruikelijke routines en kunnen netwerken met hun collega's. Teamkameraadschap, communicatie en de bedrijfscultuur verbeteren gaandeweg het proces.
Klaar om er zelf eentje te organiseren? Wil je professionele ondersteuning tijdens het hele proces? Surf Office plant en organiseert bedrijfsevenementen voor bedrijven van elke omvang. Neem vandaag nog contact op met onze planningsexperts om je evenement tot leven te brengen.
