Het nieuwe jaar markeert voor veel bedrijven een nieuwe start. Goede voornemens voor het nieuwe jaar gelden niet alleen voor individuen. Dit is het moment waarop veel bedrijven doelen stellen en hun visie op groei delen. Medewerkers zijn bijzonder productief na de winterstop.
De nieuwe energie die het begin van het jaar markeert, kan na een tijdje vervagen. Om je momentum gaande te houden, kan je beginnen met het plannen van je volgende bedrijfsretreat. Een bedrijfsretreat kan:
- Het moreel verhogen
- Helpt teams te werken aan een gemeenschappelijk doel
- Creëert sterkere teams die beter communiceren
- Helpt externe werknemers elkaar te leren kennen
Dit is het moment om het budget voor je volgende bedrijfsuitje voor te bereiden en goed te keuren. Terwijl jij je totale operationele budget opbouwt, moet je wat geld opzij zetten dat je kunt gebruiken voor een retreat op een andere locatie. Welk budget je nodig hebt, is afhankelijk van verschillende factoren. Deze factoren omvatten:
- Het doel van de retreat(werk of teambuilding)
- De locatie
- Het aantal mensen
- Vervoerskosten
- Teamactiviteiten
- De lengte van het retreat
Bij Surf Office hebben we tientallen bedrijfsretreats georganiseerd. We hebben veel ervaring uit de eerste hand met het plannen en prijzen van retreats. We hebben geleerd dat de grootste kostenpost meestal de verblijfskosten zijn. Daarom kijken we eerst naar de locatie, teamgrootte, retreatduur en prijs per persoon per nacht.
Je hoeft geen expert op het gebied van retreatplanning te zijn om het budget te kunnen inschatten. Er is een eenvoudige formule die je een goede schatting kan geven van waaruit je kunt werken.
Gebruik de basisformule:
prijs per persoon per nacht x aantal nachten x aantal personen = eerste inschatting van het budget.
Voeg vervolgens de transportschatting en een extra buffer van 20% toe om een definitieve schatting te krijgen. Of gebruik gewoon de gratis retreatbudgetcalculator van Surf Office om aan de slag te gaan.
Hoe je jou budget kunt plannen
Er zijn een aantal factoren waarmee je rekening moet houden bij het budgetteren voor je bedrijfsretreat. Onze retreat-expert Jolanda raadt aan om te beginnen met de locatie.
“Het kiezen van de juiste locatie is waarschijnlijk de belangrijkste beslissing die je neemt. Er zijn veel locaties in Europa die budgetvriendelijk zijn en toch een geweldige offsite-ervaring bieden”, zegt Jolanda.
De juiste locatie voor je team op een externe locatie hangt grotendeels af van waar je bedrijf zich bevindt. Kijk bijvoorbeeld eens naar wat deze echte bedrijven hebben uitgegeven aan retreats met Surf Office (de prijs is exclusief vluchten/reiskosten):
Scenario 1:
In de EU gevestigd team dat binnen de EU reist
- Teamgrootte: 14
- Duur retreat: 3 dagen
- Locatietype: stadsappartementen
- Retreatlocatie: Praag
- Prijs per persoon per nacht: 140 USD
- Totaal: 140 USD x 14 x 3 = 5.880 USD
Scenario 2:
In de VS gevestigd team dat binnen de VS reist
- Teamgrootte: 45
- Duur van de retreat: 5 dagen
- Type locatie: gastenverblijf
- Retreatlocatie: Santa Cruz
- Prijs per persoon per nacht: 290 USD
- Totaal: 290 USD x 45 x 5 = 65.250 USD
Scenario 3:
In de VS gevestigd team reist naar de EU
- Teamgrootte: 51
- Duur retreat: 4 dagen
- Locatietype: Appartementen
- Retreatlocatie: Lissabon
- Prijs per persoon per nacht: 190 USD
- Totaal: 190 USD x 51 x 4 = 38.760 USD
Scenario 4:
Volledig verspreid team dat naar de EU reist
- Teamgrootte: 22
- Duur van de retreat: 6 dagen
- Locatietype: Appartementen
- Retreatlocatie: Madrid
- Prijs per persoon per nacht: 140 USD
- Totaal: 140 USD x 22 x 6 = 18.480 USD
Zoals je kunt zien, zijn Europese locaties budgettechnisch gezien vaak zinvoller, zelfs voor volledig (of gedeeltelijk) gedistribueerde teams. Zelfs afgelegen Amerikaanse bedrijven kunnen kosten besparen, nadat ze de transportkosten hebben toegevoegd, maar zich in Europa hebben teruggetrokken. Voor hulp bij het kiezen van een locatie kan je de Location Finder- tool van Surf Office proberen, die kan aanbevelen waar mensen uit een gedistribueerd team elkaar moeten ontmoeten.
Andere factoren waarmee je rekening moet houden bij het plannen van je retreat
Het is duidelijk dat de locatie de grootste factor is die van invloed is op je retreatbudget. De locatie zal je uitgaven in deze andere belangrijke categorieën stimuleren:
Vervoer
Vervoer is een andere grote kostenpost, naast accommodatie. Europese bedrijven kunnen vliegreizen binnen Europa vermijden als ze zich zorgen maken over hun ecologische voetafdruk. Amerikaanse bedrijven uit Silicon Valley kunnen hun retreatprijzen verlagen door ergens dichtbij te gaan, zoals Santa Cruz .
Op dezelfde manier is het voor Amerikaanse bedrijven mogelijk om voor hetzelfde budget naar Europa te reizen als wanneer ze binnen de VS zouden reizen – en meer uit de ervaring te halen (zie bijvoorbeeld Scenario 2 versus Scenario 3). Californië is over het algemeen een duurdere locatie dan bijvoorbeeld Portugal. Daarom zullen de duurdere accommodatie, het eten, de werkruimte en de activiteiten in Californië zwaarder wegen dan het duurdere vliegticket naar Portugal.
Vergeet niet rekening te houden met luchthaventransfers binnen je budget. Jou teamleden zullen hulp op prijs stellen om van het vliegveld naar de retreatlocatie te komen. Voor een klein beetje extra geld zorg je ervoor dat iedereen op tijd binnenkomt en jouw agenda kan worden ingevuld.
Accommodatie
Het type accommodatie dat je kiest voor je retreat is van belang. Begin met het inschatten van hoeveel mensen er op de retreat zullen zijn. Dan kun je zien welke mogelijkheden er zijn. Heb je een 5-sterrenhotel nodig? Kan je dat geld gebruiken in plaats van een teamdiner of een bindingsactiviteit? Kijk eens naar de retreatlocaties van Surf Office om appartementen, villa's, hotels en meer te verkennen. Als je budget zeer beperkt is, is het delen van kamers de eenvoudigste manier om kosten te besparen.
Werkruimte
Als je van plan bent om tijdens deze retreat wat werk te doen, kan het zijn dat je een privéwerkruimte of een vergaderruimte moet boeken. Surf Office beschikt over werkplekken met een capaciteit tot 40 personen. Elke ruimte is voorzien van snel internet, vergaderruimtes en telefooncellen. Bepaal wat het doel is van je bedrijfsretreat. Als je een hackathon wilt organiseren of je wilt concentreren op innovatie, houd dan rekening met werkruimte in je budget.
Eten en plezier
Teambuilding-retreats klinken misschien als een vakantie, maar ze kunnen leiden tot betere bedrijfsresultaten. Zelfs tijdens een werkgerichte retreat moet je tijd inplannen voor plezier. Budget voor teammaaltijden om je medewerkers samen te brengen voor binding. Bedenk bij het budgetteren of je een volledige cateringservice nodig heeft of slechts een paar groepsmaaltijden. Plan de maaltijden van je team van tevoren en beslis of je restaurants met zeevruchten, traditionele Spaanse tapas, veganistische opties of een andere keuken wilt boeken waar je team dol op is!
Voedsel is slechts één ding waar we allemaal een band mee kunnen hebben. Retreats zijn veel leuker als collega’s tijd besteden aan het maken van herinneringen. Ontdek de biersmaken van Praag met een microbrouwerijtour, neem surflessen op de beste surflocatie van Europa op Gran Canaria, of ga zelfs wandelen in het Catskills-gebergte. Teamactiviteiten zijn de snelste manier om de teamgeest te verbeteren tijdens je externe ervaring.
Conclusie en volgende stappen
Bedrijven die een retreat plannen, moeten weten: je budget zal in Europa verder reiken dan in de VS. Er zijn manieren om met een beperkt budget een bedrijfsretreat in Zuid-Europa te plannen en toch een goede ervaring te hebben.
Neem bijvoorbeeld de kosten van Lissabon versus Santa Cruz. Surf Office in Lissabon kan bedrijven hosten voor 80-250 USD per persoon/dag, afhankelijk van de tijd van het jaar en de agenda. Surf Office Santa Cruz schat de kosten daarentegen op 190-350 USD, wat aanzienlijk hoger is.
Kort gezegd: in het zuiden van Europa kun je voor een fractie van de prijs die in de VS zou kosten, luxer gaan. Als je prijsbewust bent in de VS, zijn er geweldige opties in de buurt van technologiehubs die wij voor je kunnen laten werken. Neem contact op met Surf Office om aan de slag te gaan.
