Stel je voor dat je zonder enige opwarming een vergadering binnenloopt, regelrecht de koude, harde agenda in. Het is alsof je in een zwembad duikt zonder eerst je tenen in te dompelen – een beetje een schok, toch? Daarom zijn openingsreflecties vergelijkbaar met de warming-up voor je vergadermarathon. Ze lijken misschien klein, maar ze spelen een strategische rol bij het plannen en leiden van je vergaderingen.
In de blog van vandaag gaan we dieper in op waarom deze openingsbespiegelingen precies belangrijk zijn en geven we tips over hoe je ze kunt uitvoeren vóór het begin van je volgende vergadering. Dit geldt ook voor elk type bijeenkomst! Of het nu gaat om een wekelijkse bijpraat of een belangrijke bijeenkomst; er zijn nu geen excuses meer voor slecht geplande vergaderingen!
1. Welkom en dankbaarheid
Stel je voor dat je een kamer binnenloopt en het eerste wat je hoort is een warm 'Welkom! We zijn zo blij dat je er bent.' Je hebt meteen het gevoel dat je ertoe doet. Dat is wat het uiten van dankbaarheid en het verwelkomen van deelnemers doet. Het zet de bijeenkomst op de juiste manier op gang en geeft iedereen het gevoel deel uit te maken van iets zinvols. En als mensen zich gewaardeerd en gewaardeerd voelen, raad eens? De kans is groter dat ze betrokken zijn en bereid zijn een bijdrage te leveren, waardoor de discussie productiever wordt.
Laten we niet vergeten dat vergaderingen soms een beetje een buzzkill kunnen zijn, toch? Je zit midden in je werk en ineens is het tijd voor een vergadering. Maar als iemand de vergadering begint met te zeggen: "Bedankt dat je hier bent; jouw aanwezigheid doet ertoe", is dat een soort moreel booster. Het herinnert iedereen eraan dat deze bijeenkomst niet alleen maar tijdrovend is; het is betekenisvol. Het is alsof je een potentiële frons omzet in een kleine glimlach.
Laten we het proberen: "Goede [ochtend/middag/avond], allemaal. Ik wil beginnen met het uiten van mijn dankbaarheid voor jullie tijd en aanwezigheid hier vandaag. Bedankt dat jullie deel hebben uitgemaakt van deze bijeenkomst."
De top tip van Surf Office: De "Welcome Handshake" is een uitstekende keuze om een gevoel van welkom en dankbaarheid te bevorderen tijdens vergaderingen, of deze nu fysiek of virtueel zijn. Het draagt bij aan het creëren van een warme en inclusieve sfeer, waardoor deelnemers zich vanaf het begin gewaardeerd en gewaardeerd voelen.
Onthoud deze stappen!
- Strek een open hand uit met een glimlach.
- Wacht tot de deelnemers reageren (fysiek of virtueel).
- Spreek je dankbaarheid mondeling uit:"Bedankt dat je hier bent."
- Houd oogcontact tijdens virtuele vergaderingen.
2. Doel en doelstellingen
Ooit in een vergadering gezeten waarvan je geen idee had waarom je daar was of wat je moest bereiken? Ja, wij ook! Het is alsof je in het donker ronddwaalt! Het doel en de doelstellingen meteen vanaf de poort vermelden, is als het licht aandoen. Iedereen weet meteen waarom ze bijeen zijn gekomen en wat ze moeten bereiken. Duidelijkheid is je beste vriend tijdens een vergadering.
Laten we proberen: "Hallo team. Vandaag zijn we hier bijeen om [het doel of de doelstellingen van de bijeenkomst te vermelden]. Laten we samenwerken om onze doelen te bereiken."
De top tip van Surf Office: Geef de notulen van de vergadering duidelijk aan het team door en houd je aan de toegewezen tijdvakken. Als je het over productiviteit wilt hebben, geef dan aan dat het X-aantal minuten zal duren. Als je van het onderwerp afwijkt, kan de vergadering langer duren en al je harde werk en voorbereiding zijn uit het raam gevlogen!
3. Erkenning van prestaties
Bedenk hoe het voelt als je harde werk wordt erkend en gevierd. Het is als een shot positiviteit recht in het hart. Het erkennen van prestaties aan het begin van een vergadering doet precies dat: het geeft je teamleden een boost aan het moreel. Het vertelt hen dat hun inspanningen niet onopgemerkt blijven en dat hun werk gewaardeerd wordt.
Als mensen zich gewaardeerd voelen, is de kans groter dat ze de bijeenkomst met enthousiasme en een positieve instelling benaderen. Deze positieve energie kan aanstekelijk zijn, zich door het hele team verspreiden en een productieve toon voor de discussie zetten.
Laten we het eens proberen: "Voordat we in onze agenda duiken, wil ik even de tijd nemen om enkele recente prestaties te vieren. [Noem een recent succes of een recente mijlpaal]."
De top tip van Surf Office: Creëer een systeem van prijzen of certificaten om uitmuntende prestaties te eren. Voordat de bijeenkomst begint, reik je deze prijzen uit aan teamleden die uitblinken op verschillende gebieden, zoals projectvoltooiing of innovatie. Je kunt dit tot een vast onderdeel van je vergaderingen maken.
4. Teambonding
We weten allemaal dat ijsbrekers een warming-up zijn voor de hersenen en het hart. Ken je die ongemakkelijke stilte als een vergadering begint? IJsbrekers barsten daar doorheen als een kampioen. Ze maken het allemaal gezellig en comfortabel, zodat we kunnen kletsen zonder het gevoel te hebben dat we op een formeel etentje zitten.
Laten we zeggen dat we diep in de ijsbreker zitten en dat je ontdekt dat je collega niet alleen van spreadsheets houdt, maar ook een amateur-salsadanser is. Door dit soort persoonlijke dingen te delen, kunnen we op een dieper niveau een band opbouwen. Het is alsof je ontdekt dat jullie allebei voor hetzelfde sportteam staan; het is een directe verbinding. En geloof het of niet, die verbinding kan ervoor zorgen dat we beter samenwerken.
Laten we het proberen: "Laten we deze bijeenkomst beginnen met een snelle ijsbreker. Vertel in één zin iets interessants of opwindends dat je onlangs is overkomen."
De top tip van Surf Office: Een van onze favoriete ijsbrekers om aan vergaderingen deel te nemen is "Twee waarheden en een leugen" – perfect om een vriendelijke toon te zetten vóór een vergadering!
Hier is hoe het gaat:
- Ieder van jullie denkt aan twee dingen over jezelf die waar zijn en één ding is een totale leugen.
- Als het jouw beurt is, deel je ze alle drie met de groep, maar houd je pokerface!
- Nu is het de taak van de anderen om te raden welke leugen de leugen is.
- Nadat de stemmen binnen zijn, kun je het verhaal achter de leugen vertellen.
Waarom is dit spel geweldig, vraag je? Nou, het is een sociale puzzel. Het zorgt ervoor dat iedereen praat, lacht en eigenzinnige feiten over elkaar leert. Bovendien is het een handige manier om het ijs te breken en een team op te bouwen!
5. De toon instellen
Een geweldige manier om de toon te zetten in elke vergadering is door de werknemers eraan te herinneren waarom ze überhaupt zo hard werken. Zie het als een klein vonkje dat onze hele kamer kan verlichten. Wanneer we opnieuw verbinding maken met de missie van ons bedrijf, is het alsof we de opwinding herontdekken die we hadden toen we voor het eerst lid werden. Het is alsof we onze passie voor wat we doen opnieuw aanwakkeren. En geloof ons, dat soort emotionele verbondenheid kan ons een turboboost van energie geven en ons tijdens de bijeenkomst opgewekt houden.
Laten we het volgende proberen: "Laten we bij het begin onze gedeelde inzet voor [bedrijfswaarden/missie/doelen] in gedachten houden. Laat dat onze discussies vandaag leiden."
De top tip van Surf Office: Soms lijken de missies en waarden van het bedrijf een beetje op die grote, mooie woorden die je in bedrijfsdocumenten aantreft. Maar zodra je ze in een waargebeurd verhaal begint te verweven, worden ze plotseling nuchter en herkenbaar.
Dus waarom deel je niet een verhaal met het team? Stel je voor dat je een verhaal deelt over een van je eigen teamleden die met een moeilijke situatie te maken kreeg, en op dat moment belichaamden ze de waarden van het bedrijf als een superheld in actie. Je haalt die woorden bijna van het papier en laat iedereen zien dat het niet alleen maar loze zinnen zijn, maar leidende sterren die onze weg verlichten.
Als je hoort hoe een medewerker er alles aan deed om het goed te maken voor een klant, zelfs als het moeilijk werd, komen je bedrijfswaarden tot leven. Het herinnert ons eraan dat deze waarden niet alleen voor de show zijn; zij zijn het kloppende hart van wat je doet.
6. Inspiratie en motivatie
Beginnen met een inspirerende quote is als een haak die iedereen naar de vergadering trekt. Mensen kunnen de verleiding niet weerstaan van een goed citaat dat de juiste toon raakt.
Bovendien ontstaat er een verbinding met je team als je een quote deelt die jou persoonlijk heeft geraakt. Het laat zien dat het niet alleen om zaken gaat, maar dat je een stukje van uzelf meeneemt naar de vergadering.
Inspirerende citaten hebben meestal een positieve impact. Door ermee te beginnen, zet je een zonnige toon die ieders humeur en motivatie een boost kan geven.
Laten we het eens proberen: "Ik kwam onlangs een citaat tegen dat mij aansprak: [Deel een inspirerend citaat]. Laten we deze woorden gebruiken als motivatie voor onze bijeenkomst van vandaag."
De beste tip van Surf Office: Probeer het internet te gebruiken om enkele van de beste offertes te onderzoeken om je team echt aan de slag te krijgen. Probeer het relevant te maken voor teamwerk of succes. Als je tijdens de bijeenkomst ook maar één persoon inspireert, heb je je doel bereikt!
Hier zijn enkele van onze favoriete citaten:
"De enige manier om geweldig werk te leveren, is door te houden van wat je doet." - Steve Jobs
"Succes is niet definitief, falen is niet fataal: het is de moed om door te gaan die telt." - Winston Churchill
“Alleen kunnen we zo weinig, samen kunnen we zo veel.” - Helen Keller
"De beste manier om de toekomst te voorspellen is door hem te creëren." - Peter drucker
"Hard werken verslaat talent als talent niet hard werkt." - Tim Notke
"Het verschil tussen een succesvol persoon en anderen is niet een gebrek aan kracht, niet een gebrek aan kennis, maar eerder een gebrek aan wil." -Vince Lombardi
"Succes is van mislukking naar mislukking lopen zonder verlies van enthousiasme." - Winston Churchill
"Teamwerk zorgt ervoor dat de droom werkt." - John C.Maxwell
"De toekomst hangt af van wat je vandaag doet." - Mahatma Gandhi
7. Emotionele check-in
Emotionele check-ins vóór teamvergaderingen kunnen een groot verschil maken in de manier waarop je team functioneert. Het is meer dan alleen een routine; het is een praktijk die een positieve invloed kan hebben op de teamdynamiek en productiviteit.
In de eerste plaats stellen deze check-ins teamleden in staat te uiten hoe ze zich voelen. Zie het als een veilige ruimte voor emotioneel delen. Het lijkt misschien een kleinigheid, maar het is cruciaal voor hun emotionele welzijn. Wanneer individuen zich openlijk kunnen uiten over hun emoties, kan dit voorkomen dat problemen escaleren of de teamdynamiek negatief beïnvloeden.
Also, check-ins contribute to building trust within the team. Trust is the glue that holds a team together, and when team members feel comfortable sharing their emotions and concerns, trust naturally grows. It's a critical component of effective teamwork, and these emotional check-ins can pave the way for stronger bonds among team members.
Laten we het volgende proberen: "Laten we, voordat we beginnen, even de tijd nemen om elkaar check-in vragen te stellen. Hoe voelt iedereen zich vandaag? Is er iets dat je zou willen delen of bespreken?"
De top tip van Surf Office: Het kan moeilijk zijn om bepaalde mensen zover te krijgen dat ze zich openstellen, vooral als ze bijvoorbeeld geïrriteerd zijn door een ander teamlid of persoonlijke problemen ervaren. Laten we dit niet proberen in een therapiesessie zonder vergunning!
De sleutel is het creëren van een veilige en comfortabele omgeving waarin teamleden het gevoel hebben dat ze zich kunnen openstellen als ze daarvoor kiezen. Laten we een spel proberen:
Bingo voor het delen van emoties
Voordat de bijeenkomst begint, deel je bingokaarten uit aan elk teamlid, waarop verschillende emoties of gevoelens in de vierkanten zijn geschreven. Bijvoorbeeld "blij", "gefrustreerd", "opgewonden", "angstig", "tevreden", enzovoort.
Tijdens het inchecken kunnen teamleden om de beurt hun huidige emotionele toestand delen, maar in plaats van dit gewoon ronduit te zeggen, proberen ze dit op een natuurlijke manier in het gesprek te verwerken. Als iemand zich bijvoorbeeld opgewonden voelt, zou hij of zij kunnen zeggen: "Ik voel me als een kind op kerstochtend over deze projectupdate!"
Andere teamleden kunnen de bijbehorende emotie op hun bingokaarten markeren als ze deze horen. Het doel is niet om iemand onder druk te zetten om te delen, maar om een luchtige en niet-opdringerige manier te creëren waarop mensen zich kunnen uiten als ze dat willen.
De eerste persoon die zijn bingokaart voltooit, kan een kleine prijs of erkenning krijgen, waardoor een leuk en vriendelijk wedstrijdelement aan de activiteit wordt toegevoegd. Deze aanpak moedigt het delen van emoties aan zonder dat iemand zich ongemakkelijk voelt of hem dwingt persoonlijke informatie vrij te geven. Het houdt de sfeer licht en plezierig, terwijl teamleden toch op emotioneel niveau verbinding kunnen maken als ze daarvoor kiezen.
8. Visuele ijsbrekers
Het toevoegen van een visuele ijsbreker is alsof je een vleugje creativiteit in je vergadercocktail strooit. Het gaat niet alleen om woorden; het gaat over verbinden op een meer persoonlijk niveau. Wanneer je je team vraagt om te pronken met hun huidige werkplekken, nodig je hen uit in jouw wereld. Dit helpt het ijs te breken en zorgt ervoor dat die virtuele relaties een beetje reëler aanvoelen.
Laten we het proberen: "Hé, laten we beginnen met een visuele ijsbreker. Laat ons je werkruimte zien en vergeet niet iets speciaals op je bureau te benadrukken."
De top tip van Surf Office: Het geheim hier is om je team een beetje fantasie te laten krijgen met camerahoeken en achtergronden. Het voegt een leuk element toe, een soort klein raadspelletje. Bovendien is het voor iedereen een kans om te pronken met hun unieke stijl.
9. Nadenken over recente uitdagingen
Voordat je in de agenda van de vergadering duikt, waarom neem je niet even de tijd om ervoor te zorgen dat projecten en taken soepel verlopen? Door na te denken over de recente uitdagingen waar je team mee te maken heeft gehad, krijgt iedereen de kans om zich uit te spreken over zorgen of mislukkingen die zich sinds de laatste bijeenkomst hebben voorgedaan. Het is een kans om van je avonturen uit het verleden te leren, je strategieën aan te passen en die allerbelangrijkste veerkracht op te bouwen.
Laten we het proberen: "Oké, laten we beginnen met nadenken over een recente uitdaging. Welke lessen kunnen we eruit halen, en hoe kunnen we die lessen goed gebruiken?"
De top tip van Surf Office: Soms zijn mensen terughoudend als ze mislukkingen of uitdagingen toegeven. Als dit bij jouw team het geval is, integreer dan misschien een spel in de vergadering om de ruimte wat meer energie te geven!
Leskaart
Zo speel je:
- Geef elk teamlid een indexkaart of een notitie. Vraag ze om aan de ene kant een recente uitdaging op te schrijven waarmee ze te maken kregen, en aan de andere kant de les die ze daaruit hebben geleerd.
- Verzamel alle kaarten en schud ze.
- Trek willekeurig een kaart en lees de uitdaging en les hardop voor zonder de auteur te onthullen.
- Moedig het team aan om de les te bespreken en hoe deze kan worden toegepast op toekomstige taken of projecten. Raad wie de kaart heeft geschreven als ze dat willen, maar concentreer je op de les zelf.
- Ga door met het tekenen en bespreken van kaarten totdat je alle uitdagingen en lessen hebt besproken of totdat je de gewenste hoeveelheid tijd aan de activiteit hebt besteed.
- Sluit af met een samenvatting van de belangrijkste conclusies en actiepunten die uit de discussies naar voren kwamen.
Deze activiteit stimuleert reflectie over recente uitdagingen en maakt zinvolle discussies mogelijk zonder de noodzaak van al te veel middelen en planning!
10. Mindfulnessminuut
Je staat dus op het punt om aan je vergadering te beginnen, maar voordat je je in de kern van de zaak stort, nemen jullie allemaal even een adempauze. Druk op de resetknop op ieders brein! Een korte mindfulness-oefening – of het nu een ademhalingsoefening van één minuut is of een mini-meditatie – helpt iedereen zijn stressniveau te verlagen en Zen warriors te worden.
Laten we het proberen: "Laten we beginnen met een moment van aandacht. Sluit die kijkers, haal diep adem en laten we onze hoofden bij het spel houden."
De top tip van Surf Office: als je avontuurlijk bent ingesteld, kun je zelfs een mindfulness-goeroe inschakelen of een aantal handige meditatie-apps gebruiken. Na verloop van tijd kan deze oefening je vergaderingen veranderen in Zen-zones van focus en rust.
11. Gastsprekers
Het uitnodigen van een gastspreker om je vergadering te openen is om verschillende dwingende redenen een fantastisch vergaderidee. Het voegt niet alleen een laagje nieuwigheid en opwinding toe aan je bijeenkomsten, maar levert ook aanzienlijke voordelen op voor je team en organisatie als geheel.
Deze mensen zijn professionals; ze hebben alle ingrediënten om de hoofden van mensen van het bureau naar de bal te krijgen!
Laten we proberen: "Goede morgen/middag/avond, allemaal. Voordat we in onze bijeenkomst van vandaag duiken, hebben we een speciale traktatie voor jullie. We hebben een motiverende spreker uitgenodigd die waardevolle inzichten met ons zal delen. Bedankt dat je er bent hier om dit moment nog betekenisvoller te maken."
De top tip van Surf Office: doe je eigen onderzoek! Elk bedrijf heeft verschillende waarden en ideologieën, en raad eens? Er zijn motiverende sprekers die perfect aan jouw beschrijving voldoen. Neem aanbevelingen van andere mensen in vergelijkbare bedrijven, surf op internet, lees recensies, maar zorg er over het algemeen voor dat de motiverende spreker geschikt is voor je bedrijf.
12. Wijzig de instelling!
Omschakelen naar een openingsreflectie vóór een vergadering kan wonderen doen. Het is als een mentale reiniger van het gehemelte, vooral als je meer dan 40 uur in dezelfde ruimte doorbrengt!
In plaats van meteen in het zakenleven te duiken, geeft het iedereen de kans om tot rust te komen, hun hoofd leeg te maken en een positieve toon te zetten. Door deze verandering in de omgeving kan je team alle afleidingen achter zich laten en zich beter concentreren. Bovendien bevordert het een meer ontspannen en open sfeer, waardoor betere communicatie en samenwerking wordt bevorderd. Dus, waar kun je heen?
Wat als we je vertelden dat je je vergaderingen offsite kunt houden , bijvoorbeeld op een... strand ? Dat klopt, stel je voor dat je met je team over ideeën brainstormt, het geluid van zachte golven op de achtergrond en de zon die je huid kust. Het klinkt misschien als een droom, maar met de hulp van Surf Office kan deze droom werkelijkheid worden.
Geen fan van het strand? Geen probleem! We hebben ook een overvloed aan verschillende stads- en plattelandsretraites voor jou en je team. Stel je voor dat je de openingsreflectie neemt tijdens een picknick op het Ierse platteland of een trektocht door de bossen van Scandinavië. Zeer inspirerende plekken!
Bij Surf Office zijn we gespecialiseerd in het creëren van unieke werkervaringen die zaken en plezier combineren.
Met Surf Office als je partner kan je je zakelijke bijeenkomsten naadloos overbrengen naar het strand, waar productiviteit en paradijs samenkomen. Dus waarom ruil je je directiekamer niet in voor een kantoor aan het strand en ervaar je de magie van het combineren van werk en vrije tijd in de meest idyllische omgeving die mogelijk is? Je team zal je dankbaar zijn, en je bedrijf zal tijdens het proces bloeien.
