Het is tijd om het team te verzamelen en groots te denken; kijk verder dan de gebruikelijke zaken en verduidelijk je langetermijnstrategie. Je wil jouw blik over de horizon van het bedrijf werpen en alles beoordelen, van de doelstellingen van het bedrijf tot de projecten die de toekomst zullen bepalen.

Voor een taak van deze omvang is de gebruikelijke vergaderruimte echter niet voldoende. Je wil in plaats daarvan ergens buiten het kantoor bijeenkomen.

… Met andere woorden, je wil een bijeenkomst op afstand organiseren.

Maar hoe plan je een effectieve externe bijeenkomst die de investering van tijd, energie en geld die bij het organiseren ervan komt kijken, rechtvaardigt? Vandaag gaan we het ontdekken. Lees verder voor een uitgebreide gids voor het plannen van effectieve externe vergaderingen (en hoe je bedrijf hiervan kan profiteren).
‍

Wat is een externe bijeenkomst?

In de kern is een externe vergadering precies hoe het klinkt: een vergadering die buiten de gebruikelijke werkplek wordt gehouden.

Toch is de locatie niet het enige onderscheid. In feite heeft het belangrijkste verschil betrekking op het doel. In plaats van een eenvoudige check-in, aankondiging of bijeenkomst met alle handen, richten bijeenkomsten op afstand zich op een specifiek doel of doel. Hierbij kan het gaan om leiderschapsteams die samenwerken om strategische kwesties aan te pakken en om het grote geheel te overdenken. Maar het kan ook gaan om zaken als productlanceringen, hackathons, brainstormsessies en/of het maken van een productroadmap.

Even terzijde: het is de moeite waard om op te merken dat vergaderingen op afstand niet hetzelfde zijn als retreats voor teambuilding. Teambinding is een duidelijk onderdeel, maar is ondergeschikt aan de vergadering zelf. Bij externe bijeenkomsten ligt de nadruk op het echte werk gedaan krijgen!
‍

Hoe je een effectieve externe vergadering plant en organiseert

Nu we weten wat ze zijn, gaan we naar de hoofdgebeurtenis: hoe je een effectieve externe vergadering plant en leidt. Nadruk op effectief. Het is tenslotte één ding om een vergadering te organiseren en iets anders om er iets uit te halen! Te vaak gaat er een jaar voorbij en is het onduidelijk wat ze werkelijk hebben bereikt.

Omdat er belangrijk werk moet worden gedaan, doelen moeten worden bereikt en kostbare middelen op het spel staan, is het dus belangrijk om speciale zorg en aandacht te besteden aan het organiseren van deze evenementen. Hier zijn enkele toptips en ideeën om je te helpen slagen.
‍

Planning

Het succes van elke externe bijeenkomst hangt vaak af van de manier waarop u zich erop voorbereidt. Van het organiseren van de locatie tot het bepalen van het schema: er komt veel bij kijken. In dit gedeelte leggen we uit hoe je je bedrijf op de juiste manier extern kunt plannen:

1. Wacht niet langer

Regel nummer één: wacht niet tot het laatste moment met het plannen van je externe vergadering! Hoe eerder je de bal aan het rollen kunt krijgen, hoe beter. We raden een periode van grofweg 2 maanden aan tussen je eerste voorbereidingen en de grote dag zelf.

Een belangrijke eerste stap is het bepalen van de belangrijkste uitkomst(en) die je van de vergadering verwacht. Is dit bijvoorbeeld een grote bijeenkomst van leidinggevenden waar u de volgende stappen van het bedrijf beslist? Of probeer je een codefest/hackathon te organiseren?

Als je eenmaal weet wat het doel ervan is, kun je in het onkruid duiken – uitzoeken wie de vergadering leidt, wie er aanwezig moet zijn, hoe lang deze moet duren, enzovoort. Van daaruit kan je je doelstellingen verfijnen, alle interne gegevens verzamelen die je nodig hebt en externe deskundigen uitnodigen waarvan je denkt dat ze aanwezig moeten zijn.

2. Beperk de reikwijdte

Regel nummer 2: probeer niet te veel te bereiken. Hoe verleidelijk het ook kan zijn om verheven doelen te stellen en eindeloze problemen aan te pakken, minder is bijna altijd meer.

Als je je te dun verspreidt, loop je het risico niets tastbaars uit de vergadering te halen. Misschien voel je je goed over de lange lijst met actiestappen die je heeft opgesteld, maar mis je een concrete strategie waarmee je iets kunt bereiken.

Een betere aanpak is om de reikwijdte van de discussie te beperken en deze aan de aanwezigen te communiceren. Dit moet leiden tot een gerichte reeks initiatieven die zijn ontworpen om een specifiek probleem in het bedrijf aan te pakken.

3. Stel het budget in

Een factor die van invloed is op bijna elk aspect van je externe bijeenkomst, is hoeveel geld je eraan moet uitgeven. Het budget moet tenslotte alles kunnen dekken, van vervoer en accommodatie tot eten en de locatie zelf (meer over deze elementen volgt binnenkort). Het bepaalt ook hoe lang je kan blijven, waar je heen kunt en hoeveel mensen comfortabel aanwezig kunnen zijn.

Er is hier geen goed of fout; de omvang van je budget hangt af van het type en de duur van de bijeenkomst die je wilt organiseren. Het belangrijkste is om er een in te stellen! Als je dat niet doet, loop je het risico dat je te veel geld uitgeeft aan een vergadering die zijn potentieel niet waarmaakt.

4. Denk aan de praktische zaken

Nadat je de basisindeling van de bijeenkomst hebt overwogen en wie er aanwezig zal zijn, kunt u beginnen met het regelen van de praktische zaken. Dit omvat zaken als:

• Het boeken van de locatie
• Organiseren van vervoer en parkeren
• Cateraars inhuren of een andere bron van eten/drinken organiseren

Wat de locatie betreft, zorg ervoor dat deze a) groot genoeg is, b) toegankelijk is en c) in staat is om de technologie die je gaat gebruiken te ondersteunen. Uiteraard moet deze ook gedurende de volledige duur van de vergadering beschikbaar zijn. En het eten? Hoeveelheden zijn belangrijk, maar het is nog belangrijker om rekening te houden met de dieetbeperkingen van mensen.

Nogmaals, wacht niet tot het laatste moment! Als je van tevoren reserveert, weet je zeker dat je over de ideale ruimte en inrichting beschikt voor je externe locatie.

5. Stel de agenda vast

Een externe vergadering houden zonder agenda is hetzelfde als proberen katten te hoeden. Het is een recept voor verwarring, inefficiënte tijdregistratie en uiteindelijk een gebrek aan resultaten. Dus doe jezelf een plezier en maak er zo snel mogelijk een! Stel doelstellingen voor elke dag vast, bepaal de volgorde van de gebeurtenissen en geef een ruwe tijdslimiet op voor elk onderdeel van de vergadering.

Houd er echter rekening mee dat structuur ook cruciaal is. Misschien vind je het een leuk idee om een deel van de tijd aan onderwerpen te besteden en het woord open te stellen voor discussie. Helaas kan deze vrij stromende benadering de creativiteit eerder onderdrukken dan aanmoedigen.

Om het gesprek vooruit te helpen, raden we een agenda aan met vaste tijdstippen voor specifieke onderwerpen en doelstellingen voor elk onderwerp. Je kan ook een paar belangrijke vragen stellen en de discussie stimuleren met relevante materialen en/of activiteiten.

6. Verdeel rollen en verstuur de agenda

Heb je meer dan één persoon nodig om de vergadering te leiden? Zo ja, wie doet wat? En wanneer? Het is zinvol om deze rollen toe te wijzen bij het opstellen van de agenda en (nadat je hebt bevestigd dat ze dit graag willen doen) een opmerking op te nemen over wie elke sectie faciliteert. Dit is natuurlijk een betwistbaar punt als je of iemand anders de hele vergadering alleen leidt.

Oh, en vergeet niet om de agenda met de aanwezigen te delen! Doe dit ongeveer een week vóór de externe bijeenkomst, zodat mensen zich vertrouwd kunnen maken met het plan.
‍

Hosten

Oké, laten we verder gaan en ons voorstellen dat de vergadering om de hoek staat. In dit gedeelte bieden we enkele tips en ideeën over hoe je dit effectief kunt uitvoeren.

1. Begin met het introduceren van het doel

Begin elke dag met het herinneren van de deelnemers aan de doelstellingen van de vergadering. Hopelijk heeft iedereen de agenda gelezen en is hij er toch mee bekend. Maar het kan geen kwaad om te herhalen waarom u daar bent en wat u probeert te bereiken. Het definiëren van het doel van de bijeenkomst moet het gesprek scherper maken en u in de richting van de doelen brengen die u zich heeft gesteld.

Op dezelfde manier is het de moeite waard om mensen gedurende de dag weer op de agenda te zetten. Dit moet voorkomen dat je te ver off-topic gaat.

2. Stimuleer interactie

Er zijn maar weinig dingen in het leven die saaier zijn dan urenlang naar iemand luisteren. Je schakelt uit, rolt met je ogen en kijkt naar de klok – waarbij je bereid bent de minutenwijzer iets sneller te laten draaien. Regel nummer één voor het hosten van je externe bijeenkomst is dus om mensen betrokken te houden. Praat niet alleen tegen ze. Praat met hem.

Dit is nog een reden om per tijdslot op de agenda vragen en activiteiten te bedenken. Ze helpen het gesprek te stimuleren, interactie aan te moedigen en de discussie te informeren. Doe wat je kunt om de aandacht van mensen vast te houden en je zult eindigen met een productievere en betekenisvollere vergadering.

3. Zorg voor regelmatige pauzes

Het concentreren op ingewikkelde onderwerpen, het bedenken van ideeën en het voeren van een stimulerend gesprek is vermoeiend. Bescherm het energieniveau van mensen door regelmatig pauzes in te plannen. Als je om de paar uur stopt voor thee, koffie, eten en toiletbezoek, moet je ervoor zorgen dat mensen niet afhaken.

Toptip: Vergeet niet om duidelijk te zijn over de lengte van elke pauze (je kunt dit zelfs op de agenda markeren). Elke verwarring kan leiden tot vertragingen en tegenslagen die de beperkte beschikbare tijd in beslag nemen.

4. Maak tijd voor teambinding

De belangrijkste focus van elke externe vergadering is productiviteit. Maar dat betekent niet dat je teambuilding niet in de ervaring kunt integreren. Hoe vaak komt jouw team immers buiten kantoor samen?! Nu je allemaal op één plek bent, is dit een uitgelezen kans om elkaar te leren kennen.

Teambuilding hoeft niet per se in de agenda te worden ingebouwd. Het kan zo simpel zijn als de pauzes tussen de sessies lang genoeg maken om een zinvol gesprek te voeren. Je kunt ook stoelen toewijzen in plaats van iedereen te laten kiezen. Dit zou ervoor zorgen dat mensen met andere collega's omgaan dan normaal.

5. Zoek feedback

Wij raden je aan aan het einde van je externe bijeenkomst te proberen erachter te komen wat er goed ging en wat beter had gekund. Je kan de deelnemers rechtstreeks vragen, hen anonieme feedbackformulieren geven die ze op een later tijdstip kunnen retourneren, of papier besparen door een van de vele websites voor feedbackenquêtes te gebruiken.

Zoek feedback over alles wat relevant lijkt. Hoe tevreden waren mensen bijvoorbeeld over het algemeen over de bijeenkomst? Hoe productief vonden ze het? Hebben ze ideeën over hoe ze de volgende keer de productiviteit kunnen verhogen? Hebben ze zich vermaakt ? Wat zouden ze anders hebben gedaan als er iets was gebeurd? Welke gegevens je ook verzamelt, ze zijn van onschatbare waarde voor de volgende externe vergadering die je houd.
‍

Waarom zijn externe vergaderingen belangrijk?

Klinkt alles wat we zojuist hebben besproken als te veel hard werken? Als je hoort over de voordelen die het met zich meebrengt, zou u er misschien van kunnen overtuigen om het toch te doen! Geloof ons: het organiseren van een externe bijeenkomst kan een aantal aantrekkelijke voordelen bieden. Hier zijn enkele van de belangrijkste manieren waarop je winst kunt maken:

Ze veranderen de hoofdruimte

Het samenwerken op een nieuwe locatie brengt mensen in de eerste plaats in een andere hoofdruimte.

De ontmoeting voelt betekenisvol. De verandering is verfrissend en de nieuwigheid is opwindend. Het voelt niet meer als ‘werk’. Uiteindelijk is het ergens anders ontmoeten bevorderlijk voor de creativiteit, de mate van betrokkenheid en de helderheid van denken die nodig zijn voor de taak(en) die voorhanden is.

Ze verhogen de productiviteit en de teamgeest

Het voorgaande voordeel heeft als domino-effect dat de productiviteit en betrokkenheid toenemen – een positief resultaat dat nog wordt versterkt door de afwezigheid van afleiding en onderbrekingen waarmee je op kantoor te maken kunt krijgen. Probleemoplossing en brainstormen worden gemakkelijker en het team loopt met een versterkt gevoel weg.

Deelnemers krijgen uiteindelijk een hernieuwd gevoel van doelgerichtheid en saamhorigheid: tevreden over wat ze hebben bereikt en verenigd in waar ze naartoe werken.

Ze bieden een onderbreking van de normaliteit

Een andere bonus is natuurlijk de pauze die iedereen krijgt van zijn gewone routine. Tot op zekere hoogte vertegenwoordigen vergaderingen op afstand een tijd weg van de dagelijkse stress van het kantoor! Je gaat om met collega's, voert nieuwe gesprekken en omarmt verschillende uitdagingen.

Op deze manier kunnen externe bijeenkomsten een verrijkend effect hebben op zowel individuele werknemers als het bedrijf als geheel.
‍

Heb je hulp nodig bij het plannen van je externe vergadering?

Vergaderingen op afstand zijn krachtige zakelijke hulpmiddelen om groots te denken, plannen te maken voor de toekomst, de productiviteit te stimuleren en de teamgeest te vergroten. Toch valt niet te ontkennen hoeveel tijd, energie en middelen het kost om te organiseren!

Als dat (of de zorg over het maken van dure fouten) je ervan weerhoudt er zelf een te houden, dan kan Surf Office je helpen. Als experts in het organiseren van werkretreats kan je profiteren van de vele voordelen van een bijeenkomst op afstand, zonder dat je deze hoeft te organiseren! Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.