Volgens een recent onderzoek dat een kijkje achter de schermen van het bedrijfsleven nam, wordt maar liefst 15% van de kostbare tijd van een organisatie besteed aan vergaderingen.
Begrijp ons nu niet verkeerd; vergaderingen dienen een essentieel doel in het grote geheel van teamwerk en besluitvorming. Maar laten we eerlijk zijn, dat is een substantieel deel van onze productieve uren die we besteden aan het uitwerken van ideeën, het overwegen van beslissingen en af en toe aan het krabbelen in de kantlijn van onze notitieblokken. Met zo'n aanzienlijke tijdsinvestering is het absoluut essentieel dat we elke minuut laten tellen!
Het betrekken van onze deelnemers aan de bijeenkomsten zou bovenaan onze prioriteitenlijst moeten staan – een missie die we van harte moeten aanvaarden.
De uitdaging is om los te komen uit de ketenen van alledaagse bijeenkomsten en deze bijeenkomsten te transformeren in levendige ruimtes van samenwerking en inspiratie. Kan je je een online/offline vergaderruimte voorstellen die bruist van opwinding en waar je teamleden gretig naar voren leunen om deel te nemen?
Laat ons je helpen met 40 van onze beste tips voor teamvergaderingen:
Out-of-the-box ideeën voor teamvergaderingen
Het internet staat vol (woordspeling niet bedoeld) met hetzelfde advies over ideeën voor teamvergaderingen, dus het is ons doel om een beetje anders te zijn dan de norm. We hebben 10 verschillende kant-en-klare ideeën samengesteld om je teamvergaderingen echt naar een hoger niveau te tillen:
1. Stil brainstormen
Instructies: Geef elk teamlid sticky notes en pennen. Stel een timer in voor een specifieke periode (bijvoorbeeld 5-10 minuten) en vraag iedereen om in stilte hun ideeën met betrekking tot een bepaald onderwerp of probleem op de plakbriefjes te schrijven. Elk idee moet op een apart briefje worden geschreven. Nadat de tijd om is, verzamel je alle plakbriefjes op een bord of muur. Bespreek en groepeer vervolgens als groep soortgelijke ideeën.
Voorbeeld: Stel dat het team aan het brainstormen is over ideeën om de aanwezigheid van het bedrijf op sociale media te verbeteren. Elk teamlid noteerde verschillende sociale-mediastrategieën op hun plakbriefjes, zoals ‘door gebruikers gegenereerde contentcampagnes’, ‘partnerschappen met influencers’, ‘live vraag- en antwoordsessies’, enz. Zodra iedereen klaar was, plakten ze de aantekeningen op een bestuur en groepeer vergelijkbare strategieën samen om verder te verkennen.
Waarom is het nuttig?: Weet je hoe soms tijdens vergaderingen niet iedereen de kans krijgt om zijn ideeën op een comfortabele manier te delen? Welnu, met stil brainstormen lossen we dat op! Pak een paar plaknotities en pennen en noteer je ideeën een paar minuten rustig. Plak ze vervolgens allemaal op het bord en zie hoe de magie gebeurt! We groeperen vergelijkbare ideeën en duiken in een verscheidenheid aan frisse en innovatieve oplossingen. Het is perfect om ervoor te zorgen dat ieders stem wordt gehoord, ongeacht hun persoonlijkheidstype.
2. Omgekeerde agenda
Instructies: Vraag teamleden aan het begin van de vergadering, in plaats van een vooraf vastgestelde agenda te presenteren, om onderwerpen of kwesties aan te dragen die ze willen bespreken. Schrijf deze onderwerpen op een whiteboard of een gedeeld document. Geef vervolgens als groep prioriteit aan de onderwerpen op basis van hun relevantie en belang voor het team en creëer in realtime een agenda.
Voorbeeld: Het team komt bijeen voor een projectplanningsvergadering. In plaats van de gebruikelijke agenda die door de teamleider wordt opgesteld, stellen teamleden onderwerpen voor die volgens hen cruciaal zijn, zoals ‘risicobeheerplan’, ‘potentiële knelpunten’, ‘roldelegatie’, enz. Deze onderwerpen worden opgesomd en het team beslist gezamenlijk om zich eerst te concentreren op het risicobeheerplan, gevolgd door de andere onderwerpen.
Waarom is het nuttig? Deze stelt het team in staat de leiding te nemen over de prioriteiten van de vergadering door hen uit te nodigen onderwerpen voor discussie voor te stellen. Het draait allemaal om eigenaarschap en betrokkenheid. Door je vanuit het perspectief van het team te concentreren op de meest kritieke kwesties, maak je de vergadering superefficiënt en productief. Bovendien kan je je hierdoor aanpassen en eventuele nieuwe uitdagingen aangaan die zich voordoen.
3. Wandelvergaderingen
Instructies: Informeer het team vooraf dat de bijeenkomst een wandelende bijeenkomst zal zijn. Kies een nabijgelegen buitenruimte of een aangewezen wandelpad in het kantoorgebouw. Start de vergadering met een kort overzicht van de te bespreken onderwerpen en loop vervolgens samen rond tijdens het leiden van de vergadering.
Voorbeeld: Het team heeft regelmatig een wekelijks voortgangsoverleg. In plaats van in de vergaderruimte te zitten, besluiten ze een wandeling door het nabijgelegen park te maken. Terwijl ze lopen, bespreken ze lopende projecten, uitdagingen en aankomende deadlines.
Waarom is het nuttig? : Wandelvergaderingen zijn best gaaf omdat je tijdens een wandeling dingen kunt bespreken. De beweging stimuleert niet alleen de creativiteit en het frisse denken, maar doorbreekt ook de eentonigheid van het zitten in een vergaderruimte. Bovendien bouwt samen wandelen sterke banden op tussen de teamleden, en dat is een recept voor geweldig teamwerk!
Vind je het een leuk idee om je vergaderingen buiten kantoor te houden? Wat dacht je ervan om iets verder te gaan dan alleen het plaatselijke park.
Kom binnen: Surf Office
Laten we ons losmaken van de eentonigheid en je volgende teamvergadering omarmen op een van onze ongelooflijke offsite retreat locaties. Je succes is onze missie, en wij zijn er om van je bedrijfsretreat een absolute hit te maken! Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe we je kunnen helpen bij het plannen van de teambijeenkomst van je leven.
4. Uitdagingen voor gastsprekers
Instructies: Nodig een gastspreker uit een niet-gerelateerd vakgebied of branche uit om een uitdaging te bespreken waarmee ze werden geconfronteerd en hoe ze die hebben overwonnen. Moedig het team na de gastpresentatie aan om te brainstormen over hoe deze oplossingen kunnen worden toegepast op hun eigen uitdagingen of projecten.
Voorbeeld: Het team werkt aan het verbeteren van de klanttevredenheid in hun softwareproduct. Ze nodigen een gastspreker uit de horeca uit die vertelt hoe hun hotelketen omging met klachten van klanten. Het team brainstormt over hoe ze de klantgerichte aanpak van het hotel kunnen aanpassen aan hun softwareondersteuningssysteem.
Waarom is het nuttig?: Dit is een geniaal idee omdat het diverse inzichten en ervaringen met zich meebrengt. De uitdagingen en oplossingen die zij delen, kunnen je team inspireren om buiten de gebaande paden te denken en met onconventionele benaderingen voor je eigen problemen te komen. Het inschakelen van een gastspreker heeft alles te maken met het verbreden van je horizon en het uitlokken van spannende discussies.
5. Geïmproviseerde pitches
Instructies: Wijs aan het begin van de bijeenkomst willekeurig teamleden toe om een geïmproviseerde pitch te presenteren voor een nieuw idee of een nieuwe oplossing voor een specifiek probleem. Geef elke persoon een korte tijd (bijvoorbeeld 2 minuten) om zich voor te bereiden voordat hij of zij zijn pitch presenteert.
Voorbeeld: Het team werkt aan een marketingcampagne voor de lancering van een nieuw product. Als opwarmactiviteit selecteert de teamleider willekeurig drie teamleden en wijst ze elk een andere doelgroep toe. Ze krijgen twee minuten de tijd om een pitch voor te bereiden over hun marketingaanpak, die ze vervolgens aan het team presenteren.
Waarom is het nuttig?: Voor wat snelle denk- en communicatieoefeningen kan je Impromptu Pitches proberen. Het is een leuke ijsbreker waarbij teamleden ter plekke creatieve ideeën moeten bedenken en presenteren. Dit helpt bij het opbouwen van aanpassingsvermogen en het vermogen om ideeën snel en duidelijk te verwoorden. Het voegt ook een cool element van opwinding toe aan je vergaderingen!
6. Innovatietoernooi
Instructies: Verdeel het team in groepen (2-4 leden per groep) en geef ze een uitdaging of probleem om op te lossen. Geef elke groep een vaste hoeveelheid tijd (bijvoorbeeld 30 minuten) om met een unieke oplossing te komen. Laat vervolgens elke groep hun idee aan het hele team presenteren, en het team stemt over het meest veelbelovende idee.
Voorbeeld: Het team heeft de taak een creatieve manier te vinden om de operationele kosten te verlagen. Ze splitsten zich op in drie groepen en brainstormden onafhankelijk over oplossingen. Na de toegewezen tijd presenteert elke groep hun kostenbesparende idee. Het team stemt en het winnende idee wordt verder ontwikkeld en geïmplementeerd.
Waarom is het nuttig?: Als je zin hebt in gezonde concurrentie, dan is een Innovatietoernooi precies wat je zoekt. Deze teambuildingoefening moedigt teamleden aan om hun A-game mee te nemen en hun beste ideeën te presenteren, wat resulteert in een schat aan innovatieve concepten. Het toernooiformaat bevordert teamwerk en samenwerking binnen de groepen , en het stemproces zorgt ervoor dat iedereen actief betrokken is bij het nemen van beslissingen. Het is een trefzekere manier om baanbrekende oplossingen te vinden!
7. Storytime-sessies
Instructies: Informeer de teamleden vóór de vergadering dat ze een 'storytime'-segment zullen hebben. Gedurende deze tijd delen teamleden om beurten een verhaal over hun recente successen, mislukkingen of leerervaringen. De nadruk ligt op de inzichten die uit deze ervaringen worden verkregen.
Voorbeeld: Tijdens een teamvergadering vertelt een teamlid een verhaal over een uitdagend project waaraan ze hebben gewerkt, waarbij de hindernissen worden benadrukt waarmee ze werden geconfronteerd en hoe ze met collega's hebben samengewerkt om deze te overwinnen. Het verhaal leidt tot een discussie over probleemoplossende benaderingen en teamwerk.
Waarom is het nuttig?: Storytime-sessies tijdens je vergaderingen creëren een ondersteunende en empathische omgeving. Het delen van persoonlijke verhalen over successen, mislukkingen en geleerde lessen kan waardevolle probleemoplossende strategieën en veerkracht aanleren. Dit schept vertrouwen en begrip onder de teamleden, waardoor het gemakkelijker wordt om uitdagingen te bespreken en gezamenlijke oplossingen te vinden.
8. Mindmapping
Instructies: Begin de vergadering met een leeg whiteboard of een gedeelde digitale mind mapping-tool. Introduceer het onderwerp of probleem ter discussie en vraag de teamleden vervolgens om samen een mindmap te maken door hun ideeën toe te voegen, gerelateerde concepten met elkaar te verbinden en verschillende aspecten van het probleem te onderzoeken.
Voorbeeld: Het team plant een evenement voor het jubileum van het bedrijf. Ze creëren een mindmap met het hoofdthema van het evenement in het midden, en vertakken zich vervolgens met verschillende elementen, zoals entertainment, gastenlijst, locatie, catering en promotiestrategieën.
Waarom is het nuttig?: Mind Mapping is een ander juweeltje van een idee. Het draait allemaal om het visueel weergeven van complexe ideeën en concepten, waardoor ze gemakkelijker te begrijpen en te verkennen zijn. De niet-lineaire aard van mindmaps moedigt divergerend denken aan, zodat je team creatief aan de slag kan en verschillende invalshoeken en mogelijkheden kan verkennen. Samenwerken op een gedeeld platform voegt dat extra vleugje teamwerk en collectieve probleemoplossing toe.
9. Artistieke expressie
Instructies: Geef elk teamlid tekenmateriaal of knutselmateriaal. Moedig ze aan om hun gedachten, ideeën of oplossingen weer te geven door middel van tekeningen, krabbels of welke artistieke uiting dan ook. Daarna kunnen teamleden hun creaties delen en de reden erachter uitleggen.
Voorbeeld: Het team brainstormt over nieuwe ontwerpconcepten voor een product. Elk teamlid schetst zijn visie op de interface van het product, waarin zijn unieke ideeën zijn verwerkt. Het team bespreekt de verschillende ontwerpen en selecteert daaruit elementen om een alomvattend concept te vormen.
Waarom is het nuttig?: Door te tekenen, krabbelen of knutselen kan je team ideeën op een geheel nieuwe manier uiten. Het maakt gebruik van hun creativiteit en moedigt hen aan om buiten de gebaande paden te denken. Het is een verfrissende aanpak die tot een aantal werkelijk unieke en onconventionele oplossingen kan leiden.
10. Stand-upcomedy-inzichten
Instructies: Kondig aan dat een deel van de bijeenkomst zal worden gewijd aan humoristische inzichten met betrekking tot het project of de uitdaging. Teamleden kunnen met humor of luchthartigheid een aspect van hun werk of bevindingen op een leuke manier presenteren.
Voorbeeld: Tijdens een bijeenkomst over procesverbetering deelt een teamlid op creatieve wijze een grappige analogie waarin hij het bestaande proces vergelijkt met een 'hamsterwiel', waarbij hij of zij het gevoel heeft dat hij voortdurend aan het rennen is zonder vooruitgang te boeken. Dit opent een discussie over de noodzaak van efficiëntere workflows.
Waarom is het nuttig?: Wie houdt er niet van lekker lachen? Stand-Up Comedy Insights zijn een fantastische aanvulling op je bijeenkomsten. Humor vermindert de spanning en creëert een ontspannen sfeer waarin teamleden zich meer op hun gemak voelen bij het delen van hun ideeën. En laten we niet vergeten dat de creatieve en geestige inzichten uit stand-upcomedy echt tot out-of-the-box-denken kunnen leiden. Bovendien maakt het de hele vergaderervaring veel leuker en bevordert het een positieve teamcultuur.
Besprekingsonderwerpen voor je volgende teamvergadering
Laten we het beeld schetsen: jij bent de leider van een dynamisch team. Ieder individu vervult zijn rol uitzonderlijk goed. We hebben Donna die fantastisch is in de boekhouding, Dom die uitblinkt op de financiële afdeling en Dave die de hele IT-afdeling beheert. Maar hier is het probleem; Dave en Donna zijn super spraakzaam en super zelfverzekerd binnen het team. Dom daarentegen is wat gereserveerder en integreert liever niet met het team. Je hebt gemerkt dat Dave en Donna de teamvergaderingen domineren, maar Dom leunt achterover en accepteert alles wat hem wordt voorgeschoteld.
Hoe is dit productief?!
Welnu, de introverte mensen zullen introvert zijn. Je kunt ze niet dwingen uit hun schulp te komen, maar je zou graag wat meer moeite zien op het gebied van de verbale kant van de zaak. Dus wat kan je doen?
Zorg ervoor dat je tijdens je volgende vergadering het hele team betrekt in een discussie die iedereen aanspreekt, en niet alleen de zelfverzekerde mensen. Met onze lijst met bemoedigende, ijsbrekende gespreksonderwerpen zul je Dom snel met elkaar zien communiceren.
(Oh, ook baas, we weten dat je misschien een beetje verlegen bent, net als Dom, daarom hebben we wat tips toegevoegd zodat jij de discussies kunt leiden. We staan achter je.)
11. Droomvakantiebestemmingen
Dit onderwerp moedigt gesprekken aan omdat het inspeelt op de aspiraties en verlangens van mensen. Door droombestemmingen te bespreken, kunnen teamleden een band opbouwen over gedeelde reisbelangen, waardoor een gevoel van kameraadschap wordt bevorderd. Het leren kennen van elkaars reisvoorkeuren kan ook opwinding veroorzaken en mogelijk leiden tot het plannen van groepsreizen of reisgerelateerde activiteiten, waardoor het teammoreel wordt gestimuleerd.
Voorbeeld van hoe je de discussie kunt leiden:
"Oké, team, we hebben de loterij gewonnen en we gaan op weg naar onze droomvakanties! Ik teleporteer naar een strandcabana met eindeloze margarita's. Waar gaan jullie heen?"
12. Favoriete films of tv-programma's
Door persoonlijke voorkeuren op het gebied van entertainment te delen, kunnen teamleden een gemeenschappelijke basis vinden en gedeelde interesses ontdekken. Het opent de deur voor boeiende discussies over verschillende genres, verhalen vertellen en karakterontwikkeling, waarbij creativiteit wordt bevorderd en nieuwe ideeën worden geïnspireerd. Het kan ook leiden tot aanbevelingen voor films of shows om samen te kijken tijdens downtime, waardoor de teamcohesie wordt bevorderd.
Voorbeeld van hoe je de discussie kunt leiden:
“Als ons team een filmgenre zou zijn, zouden we dan boordevol actie zijn, een romcom of een spannend mysterie? Vertel ons je favoriete film en leg uit waarom deze perfect onze teamdynamiek weergeeft!"
13. Bucketlist-activiteiten
Het bespreken van bucketlist-activiteiten wekt enthousiasme en avontuurlijke geesten op. Wanneer medewerkers over hun ambities praten, ontstaat er een positieve en gemotiveerde sfeer binnen het team. Teamleden kunnen mogelijkheden vinden om elkaar te ondersteunen bij het bereiken van hun doelen, waardoor een cultuur van aanmoediging en ondersteuning ontstaat.
Voorbeeld van hoe je de discussie kunt leiden:
14. Persoonlijke helden of rolmodellen
Door over rolmodellen te praten, kunnen teamleden de waarden en kwaliteiten delen die zij in anderen bewonderen. Het kan leiden tot discussies over leiderschapsstijlen, persoonlijke groei en professionele ontwikkeling. Door elkaars inspiraties te begrijpen, kunnen teamleden een gemeenschappelijke basis vinden in gedeelde waarden en effectiever samenwerken.
Voorbeeld van hoe je de discussie kunt leiden:
15. Teamsuperkrachten
Dit fantasierijke onderwerp stimuleert creativiteit en humor. Het nodigt medewerkers uit om buiten de gebaande paden te denken en na te denken over hun unieke sterke punten. Het bespreken van deze superkrachten bevordert het zelfbewustzijn en helpt teamleden elkaars uiteenlopende talenten te herkennen en waarderen, waardoor een samenwerkingsgerichte en waarderende werkomgeving wordt bevorderd.
Voorbeeld van hoe je de discussie kunt leiden:
"We zijn allemaal zelf tovenaars! Tijd om je superkracht te onthullen - één gerelateerd aan de werkplek en één volkomen absurd. Ik zal beginnen: ik kan koffie laten verdwijnen voordat iemand anders met zijn ogen knippert!"
16. Team Trivia-uitdaging
Een trivia-uitdaging zorgt voor vriendschappelijke concurrentie en bevordert het gevoel van teamwerk. Teamleden werken samen om problemen op te lossen, kennis te delen en collectieve prestaties te vieren. Het is een leuke manier om het moreel een boost te geven en de teambanden te versterken door gedeelde overwinningen.
Voorbeeld van hoe je de discussie leidt:
“Categorieën omvatten 'The Office'-citaten, kattenmemes en bedrijfsgeschiedenis. Laten we eens kijken wie de titel van trivia-kampioen kan claimen!"
17. Laat zien en vertel
Wie zegt dat dit voor het klaslokaal op school moet zijn? Door persoonlijke spullen en verhalen te delen, creëren teamleden een meer intieme en vertrouwde omgeving. Het bevordert empathie en begrip onder collega's en helpt een diepere verbinding op te bouwen die verder gaat dan werkgerelateerde onderwerpen. Deze kwetsbaarheid kan relaties versterken en de teamcohesie vergroten.
Voorbeeld van hoe je de discussie kunt leiden:
“
18. Foodie-avonturen
Het bespreken van voedselvoorkeuren en -ervaringen is een herkenbaar en plezierig onderwerp dat informele gesprekken aanmoedigt. Het helpt barrières te slechten en bevordert een ontspannen sfeer, waardoor teamleden prettiger kunnen samenwerken en ideeën kunnen delen tijdens werkgerelateerde discussies.
Voorbeeld van hoe je de discussie kunt leiden:
“
19. Tijdcapsule-oefening
Je hoeft niet echt een gat te graven en de spullen van mensen te begraven, maar we kunnen wel inspiratie uit het idee halen. Vraag elk teamlid wat ze in de capsule willen plaatsen en waarom. Het kan iets zijn dat je toekomstige zelf zal inspireren als ze de capsule over twintig jaar opgraven, of het kan een item zijn dat nu geen nut heeft, maar wel voor toekomstige "zij". Je zult verrast zijn over de routes waarlangs het gesprek kan leiden.
Voorbeeld van hoe je de discussie kunt leiden:
"Ik zal beginnen: ik zou nu een foto van mij plaatsen om mijn toekomstige oudere zelf eraan te herinneren dat ik ooit jong was en niet zo chagrijnig mocht zijn!"
20. Pet Foppe en Guilty Pleasures
Het delen van ergernissen en schuldige genoegens bevordert een luchtige en humoristische sfeer. Het moedigt teamleden aan om humor te vinden in alledaagse frustraties en herkenbare eigenaardigheden. Dit gedeelde lachen creëert een positieve en ontspannen omgeving en stimuleert open communicatie en creativiteit tijdens teamprojecten.
Voorbeeld van hoe je de discussie kunt leiden:
“Mijn schuldige genoegen: kattenvideo’s bingewatchen. Wat huisdierirritaties betreft, ik kan niet tegen trage wifi - het maakt mijn meme-scrolling-spel volledig kapot. Welke eigenaardigheden wil je bekennen?"
Snelle tips om de motivatie tijdens teamvergaderingen te verbeteren
Helaas kan het niet alleen maar lol en spel zijn in de bijeenkomsten (boooooo). Zodra het stof is neergedaald van het plezier dat je zult beleven als je onze eerdere tips volgt, is het tijd om aan de slag te gaan. We weten allemaal dat vergaderingen saai kunnen zijn, maar het is aan jou om ze interessant te maken. Hier zijn enkele supersnelle, gemakkelijk te begrijpen tips die je team zeker zullen motiveren als je eenmaal aan de kern van het zakelijke gedeelte bent begonnen:
21. Vier successen: Begin de bijeenkomst met het benadrukken van recente teamprestaties en individuele successen. Erken en prijs teamleden voor hun harde werk en prestaties.
22. Visie en doelversterking: bekijk de visie en de langetermijndoelen van het team opnieuw. Herinner het team aan het grotere geheel en hoe hun inspanningen bijdragen aan het algehele succes van de organisatie.
23. Persoonlijke doelen delen: Moedig teamleden aan om hun persoonlijke kortetermijndoelen voor de week of maand te delen. Deze check-in-vraag bevordert de verantwoordelijkheid en creëert een ondersteunende omgeving.
24. Empowerment-oefening: Voer een activiteit uit waarbij teamleden om de beurt vertellen hoe zij effectiever kunnen bijdragen aan het team en welke ondersteuning zij nodig hebben om hun doelen te bereiken.
25. Dankbaarheidscirkel: Vorm een cirkel (virtueel of fysiek) en laat elk teamlid zijn dankbaarheid uiten voor iets of iemand die verband houdt met zijn werk. Dankbaarheid bevordert een positieve mindset.
26. Viering van kleine overwinningen: Erken zelfs de kleinste prestaties en vooruitgang die door teamleden zijn geboekt. Vier deze ‘kleine overwinningen’ om de motivatie hoog te houden.
27. Leermogelijkheden: Organiseer workshops of trainingssessies die aansluiten bij de interesses en carrièreontwikkelingsdoelen van teamleden. Het leren van nieuwe vaardigheden kan de motivatie vergroten.
28. Peer Recognition Awards: Sta teamleden toe collega's te nomineren en te stemmen die een voorbeeld zijn geweest van uitstekende prestaties, teamwerk of creativiteit. Presenteer prijzen tijdens de bijeenkomst.
29. Rondetafelgesprek met positieve feedback: Moedig teamleden aan om elkaar tijdens de bijeenkomst positieve feedback te geven. Hierdoor ontstaat een cultuur van waardering en steun.
30. Sessie voor het stellen van doelen: Beëindig de bijeenkomst met een gezamenlijke oefening voor het stellen van doelen . Teamleden kunnen specifieke, meetbare doelstellingen definiëren en strategieën bespreken om deze te bereiken.
Hoe je teamvergaderingen op afstand interessant kunt maken
Oké, jullie zijn dus een team op afstand en veel van de voorgaande voorbeelden en ideeën resoneren niet echt met jullie opzet. Dat is prima, het is 2023, tijd om grip te krijgen op de realiteit en te beseffen dat niet alle teams op kantoor werken. Daarom willen wij enkele tips en trucs meegeven om je teamvergaderingen op afstand net iets interessanter te maken dan alleen camera’s op een scherm.
De volgende ideeën kunnen worden toegepast voor de software die je bedrijf het meest gebruikt, maar we zullen ons meer concentreren op Zoom-software. Laten we vastlopen in:
31. Breakoutruimtes
Gebruik de breakout rooms-functie van Zoom om je team in kleinere groepen te verdelen. Je kunt breakoutruimtes handmatig of automatisch maken. Als je bijvoorbeeld over ideeën wilt brainstormen, wijs dan verschillende onderwerpen toe aan elke brainstormruimte en stel een timer in voor de discussie. Breng iedereen na de breakoutsessies terug naar de hoofdvergadering om hun bevindingen te delen.
32. Virtuele achtergronden: Met Zoom kunnen gebruikers aangepaste virtuele achtergronden uploaden. Moedig je team aan om thema-achtergronden te gebruiken of hun eigen leuke en creatieve achtergronden te creëren. Je kunt achtergronden kiezen die verband houden met je branche, een recent teamevenement of gewoon iets leuks, zoals een strand- of ruimtescène.
33. Polling: Om polling in Zoom te gebruiken, ga je naar het tabblad "Polls" in je Zoom-instellingen en stel je vooraf je vragen in. Tijdens de vergadering kan je op het juiste moment de peilingen starten, zodat deelnemers kunnen reageren. Deel de resultaten van de enquête om discussie te genereren of beslissingen te nemen op basis van de reacties.
34. Annotatiehulpmiddelen: Wanneer je een scherm of whiteboard deelt, kan je de annotatiehulpmiddelen gebruiken om de inhoud te tekenen, te markeren of er tekst aan toe te voegen. Dit is vooral handig tijdens presentaties of gezamenlijke discussies om belangrijke punten te benadrukken.
35. Whiteboard delen: Selecteer tijdens het delen van het scherm de optie "Whiteboard" om een leeg canvas te openen waar jij en je team gezamenlijk ideeën kunnen tekenen of schrijven. Deze interactieve tool leent zich uitstekend voor brainstormsessies .
36. Reactie-emoji's: deelnemers kunnen op de knop 'Reacties' onder aan hun zoomvenster klikken om toegang te krijgen tot een verscheidenheid aan emoji's, zoals duimen omhoog, in de handen klappen en lachen. Moedig je team aan om deze emoji's te gebruiken om hun gevoelens of reacties tijdens de vergadering te uiten.
37. Spotlight-functie: als gastheer kan je de video van een specifieke deelnemer onder de aandacht brengen, zodat deze de primaire focus voor alle deelnemers wordt. Deze functie is handig tijdens presentaties of wanneer iemand een scherm deelt of spreekt.
38. Functie Hand opsteken: Wanneer iemand wil spreken of een vraag wil stellen, kan hij de functie "Hand opsteken" in Zoom gebruiken. De gastheer kan hen dan op een geschikt moment het woord geven, waardoor de discussies soepel en georganiseerd verlopen.
39. Pauzetimer: Plan voor langere vergaderingen korte pauzes en gebruik de pauzetimer om iedereen eraan te herinneren even adem te halen. Hierdoor blijven deelnemers fris en gefocust tijdens de vergadering.
40. Virtuele lounges: Gebruik breakout rooms om virtuele lounges te creëren waar teamleden kunnen ontspannen en informeel kunnen kletsen tijdens de pauzes of na de vergadering. Het simuleert de ervaring van gezelligheid in de kantoorlounge of pauzeruimte. Ze kunnen zelfs samen teambuildingspellen spelen!
En daar hebben we het: 40 tips om ervoor te zorgen dat je het meeste uit je teamvergaderingen haalt.
Zorg ervoor dat je een bladwijzer voor deze pagina in jeu webbrowser maakt en kom op elk gewenst moment terug voor een extra helpende hand op de creativiteitsafdeling. We begrijpen hoe moeilijk het is om het soort teamvergaderingen te plannen en uit te voeren waarbij iedereen met een glimlach op zijn gezicht vertrekt. Dat is precies waarom we deze lijst hebben samengesteld.
Vergeet niet dat Surf Office altijd achter je staat!
