Als u leiding geeft aan een afgelegen of gedistribueerd bedrijf , heeft u er waarschijnlijk aan gedacht om een retraite te organiseren. Met ongeveer tien mensen in je team klinkt dat waarschijnlijk heel goed.
Maar hoe zit het met het organiseren van een retreat met maar liefst 100, 200 of zelfs 500 personen? Het klinkt misschien eng, maar het is niet onmogelijk.
Bij Surf Office hebben we retraites georganiseerd voor slechts een tiental tot wel een paar honderd mensen. Dit is wat we hebben geleerd van onze ervaring met het organiseren van retraites voor grote bedrijven en hoe u dit kunt doen zonder dat de logistiek een grote puinhoop wordt, terwijl u tegelijkertijd een schema maakt waar uw team van zal genieten.
De ideale lengte van de retraite
Als je team over de hele wereld verspreid is, heb je een langere retreat nodig, omdat een dag of twee niet voldoende is. We hebben gezien dat grotere teams off-sites organiseren die 3 tot 5 dagen duren, wat de ideale lengte is als je een goede mix van werk en rust wilt.
Maandag: Aankomst en start van de retreat
De meeste retreats beginnen op een maandag, wat betekent dat iedereen tegen die tijd moet arriveren en zich in zijn of haar accommodatie moet vestigen. Voor mensen die lange afstanden moeten afleggen: koop de kaartjes voor zondag, zodat ze maandagochtend fris en uitgerust zijn. Voor mensen met kortere reistijden zijn maandagvluchten prima.
Wat dat betreft, reken er niet echt op dat je maandag iets productiefs zult doen. Mensen arriveren op verschillende tijdstippen, ze zijn moe en opgewonden om elkaar te ontmoeten, dus je zou eigenlijk maandag als dag moeten hebben om te settelen.
Ze kunnen deze dag gebruiken om de stad te verkennen, vanuit het hotel te werken, ijsbrekerspellen te spelen om nieuwe collega's te leren kennen , kleinere vergaderingen te organiseren of wat ze maar willen. Zorg er wel voor dat er op maandag niet gewerkt hoeft te worden. Ga ook niet naar het andere uiterste en geef een feestje op de dag dat iedereen arriveert. Je wilt tenslotte dat iedereen fris is voor de grote vergadering de volgende dag.
Dinsdag: De officiële start
Als een grote groep op retreat is, is het meestal de gewoonte dat de CEO van het bedrijf de retraite opent met een toespraak op de tweede dag van aankomst.
Toen EVBox eind vorig jaar op hun retraite voor 200 personen in Madrid ging, trapten ze deze officieel af op de tweede dag met een presentatie over de visie van het bedrijf voor 2019.
Je kunt de toespraak ook uitbreiden tot een langere presentatie over hoe het met het bedrijf gaat. Voeg misschien wat cijfers en statistieken toe om iedereen in het bedrijf op de hoogte te houden.
Je denkt misschien dat het te veel is, maar voor iemand die van de andere kant van de wereld komt, zal hij het op prijs stellen om op de hoogte te worden gehouden van de voortgang van het bedrijf.
Sluit de dag dan af met een bedrijfswijndiner op een leuke plek.
Woensdag en donderdag: werken, spelen, herhalen
Op woensdag moet je de dag besteden aan productief werk. Overweeg om een hackathon of innovatiedag te organiseren om te brainstormen over nieuwe productideeën of om samen aan oplossingen te werken. (Blijf scrollen om onze tips over hackathons te lezen!)
Op donderdagochtend splits je je op in kleinere teams en laat je ze aan hun vooraf bepaalde projecten werken. Gebruik de middag dan voor een teambindingsactiviteit. Onderschat de kracht van teambinding niet! Door wat tijd te gunnen voor binding tussen teamgenoten, geef je hen de kans om hun bewaking te laten varen en echt contact met elkaar te maken, wat een zekere manier is om het geluk van medewerkers te vergroten en daarmee ook het behoud van medewerkers.
Enkele van de favoriete activiteiten van onze klanten zijn zeilen op de rivier in Lissabon, schatzoeken in Barcelona of leren surfen in het kleine dorpje Ericeira.
Voordat u op pad gaat voor teamactiviteiten , is het echter een goed idee om nog een toespraak of een aankondiging te houden om iedereen te laten weten wat er tijdens de retraite is bereikt.
Donderdag is ook een prima dag voor een avondfeest als je op vrijdag vertrekt.
Vrijdag: Hasta luego!
Geef je team op vrijdag de keuze om aan de losse eindjes te werken of vrij te nemen van werk en andere activiteiten, aangezien dit de vertrekdag is. Ze zullen het op prijs stellen, vooral degenen die een lange vlucht voor de boeg hebben. Je wilt tenslotte dat je team uitgerust, energiek en geïnspireerd is zodra ze weer thuis zijn.
Hackathons en innovatiedagen: werken aan één doel
Grote bedrijven die op retreats gaan, organiseren vaak hackathons om nieuwe ideeën te bedenken, nieuwe productfuncties te bouwen en iedereen in het bedrijf samen te laten werken aan één doel. Voor deze bijeenkomsten raden wij aan om één grote zaal te hebben voor alle deelnemers.
Afhankelijk van de grootte van de groep moet je ook minstens twee kleinere vergaderruimtes hebben voor breakouts, zodat teams kunnen uitrusten en wat tijd voor zichzelf kunnen krijgen.
Onlangs deed het team van Mattermost een design-hackathon toen ze op bedrijfsretreat gingen in Lissabon. Het doel was om iedereen de kans te geven zich te verdiepen in producten en projecten waar ze gepassioneerd over zijn.
"Het was leuk om samen te komen en mensen enthousiast te zien werken aan iets dat hen nauw aan het hart ligt! Het was een geweldige ervaring."
- Corey Hulen, CTO en medeoprichter van Mattermost
Een andere handige tip voor hackathons en innovatiedagen is om catering te organiseren in plaats van uit eten te gaan. Het bespaart je veel tijd en vereenvoudigt je logistiek aanzienlijk.
Iets anders dat misschien voor de hand ligt, maar het vermelden waard is: neem contact op met het hotel om er zeker van te zijn dat het internet echt werkt. Je beschouwt het waarschijnlijk als vanzelfsprekend, maar veel hotelmanagers doen dat niet. Zorg er tegelijkertijd voor dat er voldoende projectoren in vergaderruimtes aanwezig zijn en dat ze allemaal werken. Je kunt vooraf langskomen in het hotel om te controleren of alles naar wens werkt.
Houd je aan het schema, maar wees flexibel
Bij het organiseren van een retreat is het belangrijk om een schema te hebben en je daaraan te houden. Uit onze eigen ervaring kan het hebben van een los schema met te veel flexibiliteit uitmonden in een behoorlijke puinhoop, waarbij iedereen zijn gang gaat zoals hij of zij wil en je geen werk gedaan krijgt of tijd samen doorbrengt.
Doe het echter niet te gek – laat de deelnemers wat vrije tijd over om te doen wat ze willen. De avonden kun je gebruiken om diners of andere activiteiten te organiseren, maar dat is geheel optioneel. Je team zal een manier vinden om zichzelf te organiseren, en niet iedereen wil sowieso 's avonds socialiseren; sommige mensen willen gewoon een dutje doen of hun familie bellen.
Laat Surf Office de logistiek verzorgen
Hoewel het organiseren van een retraite een uiterst lonende ervaring kan zijn voor grote teams, kan het ook behoorlijk veeleisend, tijdrovend en duur zijn als je niet verbonden bent met de juiste aanbieders. Als je het gevoel hebt dat je baat zou hebben bij het uitbesteden van de logistiek van een retraite terwijl je graag tijd doorbrengt met je team op een prachtige locatie, neem dan contact op met het Surf Office-team – wij zorgen ervoor dat je in goede handen bent.
